Às vésperas do Natal e do Ano-Novo, o panorama é sempre o mesmo: a quantidade de tarefas para serem concluídas só aumenta, mas em contrapartida falta tempo para realizar tudo com calma e atenção.
Muito disso se deve ao recesso de final de ano, aquelas duas semanas entre o Natal e o Ano-Novo em que algumas empresas concedem férias coletivas para seus colaboradores. Para que possam desfrutar desses dias com os amigos e familiares, a carga de trabalho nas semanas que antecedem as datas festivas tendem a aumentar.
Para dar conta de todas as tarefas sem ficar estressado, é preciso se planejar. Compreender quais ações são prioritárias e quais podem ficar para o ano seguinte certamente ajudarão você a passar por esse período com mais calma e sem estresse.
Por que nos estressamos tanto no fim do ano?
Uma pesquisa feita pela International Stress Management Association mostrou que o nível de estresse de uma pessoa pode aumentar em até 75% no mês de dezembro.
Os principais fatores para isso são justamente as demandas e festas que o fim de ano exige, principalmente a sobrecarga de atividades no trabalho, o aumento de gastos com a compra de presentes e a organização das festas e confraternizações feitas nesse período. Além disso, é comum que sejam geradas expectativas e ansiedades para o ano que vem, além de reflexões sobre tudo o que ocorreu no ano atual que acabam sobrecarregando as pessoas tanto física como emocionalmente.
Uma boa alternativa para enfrentar os desafios deste período é começar a se preparar desde já. Para isso, você pode seguir as dicas que preparamos abaixo:
1. Planejamento é fundamental
Não é nenhum segredo que a sua lista de tarefas no mês de dezembro é maior do que o número de dias úteis disponíveis. Por isso, em vez de tentar bancar o herói e assumir mais tarefas do que você é capaz de fazer, faça um planejamento para que as mais urgentes ou inadiáveis sejam priorizadas.
Muitos clientes, fornecedores e gestores poderão pedir uma série de itens para ficarem prontos antes do fim do ano, mas na prática só utilizarão esses dados no mês de janeiro. Crie uma lista de prioridades e foque em concluir aquelas que forem inadiáveis; para as demais, avalie, exponha seu ponto de vista e negocie prazos.
Uma boa alternativa é sempre anotar as tarefas que devem ser concluídas antes do ano acabar, assim você garante que nenhuma pendência acabe ficando para o ano que vem. Você pode usar as agendas e planners disponíveis em nosso site para lhe ajudar nisto.
2. Use a internet a seu favor
Sair de casa para ir em shoppings, lojas de departamentos e supermercados no mês de dezembro é ter certeza de que você encontrará filas e poderá demorar mais para fazer as atividades que faz habitualmente. Isso sem falar no trânsito, que costuma ser também mais intenso.
Como alternativa, busque pelos itens que você deseja comprar na internet. Assim, você pode eliminar essas tarefas sem sair de casa, poupando tempo para outras atividades também essenciais. Pesquise produtos em sites comparadores de preço e dê preferência para locais que contam com grande oferta de itens em termos de material de escritório.
3. Aprenda a dizer “não”
Mesmo com um bom planejamento, e poupando tempo em diversas etapas do processo, pode ser que ainda assim você não tenha tempo suficiente para executar tudo que foi demandado. A dica aqui é: saiba dizer “não” ou aprenda a delegar as tarefas para outros colegas.
Infelizmente, a realidade é que no mês de dezembro, se levarmos em consideração o período de recesso, acabamos tendo menos dias úteis. O ideal é prever com antecedência as demandas, mas na prática isso nem sempre funciona. Não deixe que a desorganização dos demais influencie a sua rotina.
4. Peça ajuda
Saiba pedir ajuda, tanto para as tarefas da sua vida pessoal como as que envolvem a sua empresa. Defina quem pode lhe ajudar com cada atividade e estabeleça prazos para as entregas do que foi prometido.
5. Diminua as reuniões
Reuniões são necessárias no mundo corporativo, porém a recomendação é sempre otimizar a duração delas o máximo que você puder. Em um mês mais apertado como dezembro, institua como regra que as reuniões não poderão ter mais do que 30 minutos, e quando possível, substitua por um e-mail.
O simples fato de limitar as reuniões durante esse período já fará com que você ganhe um tempo precioso. Posteriormente, analise se não vale a pena levar esse comportamento adiante para os meses seguintes. Reuniões, mesmo as mais curtas, demandam muito da nossa atenção e nos fazem demorar para voltar ao foco.
6. Dedique um dia ao trabalho interno
Outra boa dica, se você tiver possibilidade, é a de encerrar o expediente externo um dia antes. Por exemplo, em 2022 muitas empresas irão encerrar as atividades no dia 23 de dezembro, uma sexta-feira. Você pode comunicar ao público externo que fará isso no dia 22 de dezembro, mas deixe o dia 23 para colocar em ordem as últimas pendências.
Dessa forma, você ganha um dia a mais com foco total em produtividade e pode evitar que surpresas de última hora se misturem a demandas que você precisa entregar com prioridade. E, acima de tudo: tenha calma e paciência na execução. Fazer uma tarefa de cada vez é mais produtivo do que fazer duas ou três simultaneamente sem prestar muita atenção.
7. Organize o orçamento
Presentear seus maiores clientes, fornecedores e colaboradores é uma das coisas mais especiais que o fim de ano proporciona. Porém, isso pode se tornar um grande problema se você gastar mais do que devia. Por isso, defina quanto a sua empresa pode gastar com presentes e selecione quem não pode ficar de fora dessa lista.
A criatividade também pode lhe ajudar a poupar. Muitas vezes, um gesto atencioso ou uma lembrança personalizada pode fazer as outras pessoas e organizações se sentirem mais especiais do que um produto caro sem muito uso.
8. Mantenha hábitos saudáveis
Se você lutou o ano todo para manter uma rotina de boa alimentação e exercícios físicos, além de outras coisas que fazem bem para o seu bem-estar como yoga, meditação ou leitura, por exemplo, não deixe essas coisas de lado no fim de ano. Por mais que essas tarefas acabem exigindo tempo para serem feitas, elas podem melhorar o seu astral e lhe dar a força necessária para fazer tudo o que deve ser feito antes de 2022 acabar.
9. Mantenha a calma e seja grato
Quando perceber que o estresse aumentou, pare o que está fazendo e respire profundamente. É melhor tirar um tempo para se acalmar do que fazer tudo às pressas. Além disso, encare com bom ânimo e gratidão todas as dificuldades que o fim de ano trás.
Lembre-se que você está fazendo mais coisas agora para poder relaxar e aproveitar com a sua família e amigos lá na frente. Além disso, não se sinta mal se todas as metas que você tinha para o ano não foram cumpridas. Seja grato por tudo o que você conquistou em 2022 e tenha otimismo para o novo ano que vem aí.
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