5 dicas para organizar as tarefas de fim de ano no trabalho e evitar estresse no Natal e Ano-Novo

Às vésperas do Natal e do Ano-Novo, o panorama é sempre o mesmo: a quantidade de tarefas para serem concluídas só aumenta, mas em contrapartida falta tempo para realizar tudo com calma e atenção. 

Muito disso se deve ao recesso de final de ano, aquelas duas semanas entre o Natal e o Ano-Novo em que algumas empresas concedem férias coletivas para seus trabalhadores. Para que possam desfrutar desses dias com os amigos e familiares, a carga de trabalho nas semanas que antecedem as datas festivas.

Para dar conta de todas as tarefas sem ficar estressado, é preciso se planejar. Compreender quais ações são prioritárias e quais podem ficar para o ano seguinte certamente ajudarão você a passar por esse período com menos sustos e sem correria.

1. Planejamento é fundamental

Não é nenhum segredo que a sua lista de tarefas no mês de dezembro é maior do que o número de dias úteis disponíveis. Por isso, em vez de tentar bancar o herói e assumir mais tarefas do que você é capaz de fazer, faça um planejamento para que as mais urgentes ou inadiáveis sejam priorizadas.

Muitos clientes, fornecedores e gestores poderão pedir uma série de itens para ficarem prontos antes do fim do ano, mas na prática só utilizarão esses dados no mês de janeiro. Crie uma lista de prioridades e foque em concluir aquelas que forem inadiáveis; para as demais, avalie, exponha seu ponto de vista e negocie prazos.

2. Use a internet a seu favor

Sair de casa para ir em shoppings, lojas de departamentos e supermercados no mês de dezembro é ter certeza de que você encontrará filas e poderá demorar mais para fazer as atividades que faz habitualmente. Isso sem falar no trânsito, que costuma ser também mais intenso.

Em 2020 um número maior de usuários aprendeu a fazer compras pela internet, e fez do e-commerce um novo hábito. Use diferencial a seu favor. Pesquise produtos em sites comparadores de preço e dê preferência para locais que contam com grande oferta de itens em termos de material de escritório.

3. Aprenda a dizer “não”

Mesmo com um bom planejamento, e poupando tempo em diversas etapas do processo, pode ser que ainda assim você não tenha tempo suficiente para executar tudo que foi demandado. A dica aqui é: saiba dizer “não” ou aprenda a delegar as tarefas para outros colegas.

Infelizmente, a realidade é que no mês de dezembro, se levarmos em consideração o período de recesso, acabamos tendo menos dias úteis. O ideal é prever com antecedência as demandas, mas na prática isso nem sempre funciona. Não deixe que a desorganização dos demais influencie a sua rotina.

4. Diminua as reuniões

Reuniões são necessárias no mundo corporativo, porém a recomendação é sempre otimizar a duração delas o máximo que você puder. Em um mês mais apertado como dezembro, institua como regra que as reuniões não poderão ter mais do que 30 minutos, e quando possível, substitua por um e-mail.

O simples fato de limitar as reuniões durante esse período já fará com que você ganhe um tempo precioso. Posteriormente, analise se não vale a pena levar esse comportamento adiante para os meses seguintes. Reuniões, mesmo as mais curtas, demandam muito da nossa atenção e nos fazem demorar para voltar ao foco.

5. Dedique um dia ao trabalho interno

Outra boa dica, se você tiver possibilidade, é a de encerrar o expediente externo um dia antes. Por exemplo, em 2020 muitas empresas encerrarão as atividades no dia 23 de dezembro, uma quarta-feira. Você pode comunicar ao público externo que fará isso no dia 22 de dezembro, mas deixe o dia 23 para colocar em ordem as últimas pendências.

Dessa forma, você ganha um dia a mais com foco total em produtividade e pode evitar que surpresas de última hora se misturem a demandas que você precisa entregar com prioridade. E, acima de tudo: tenha calma e paciência na execução. Fazer uma tarefa de cada vez é mais produtivo do que fazer duas ou três simultaneamente sem prestar muita atenção.

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