Independentemente do tamanho da sua empresa, uma coisa é certa: você terá gastos com material de escritório com uma certa frequência. Mesmo em companhias que têm a sua operação predominantemente digital, há gastos com impressão, papéis, envelopes, pastas e caixas organizadoras.
Deixar de lado qualquer um desses produtos pode comprometer o bom desempenho da empresa. Não há nada mais irritante do que ter que parar as suas atividades no meio do dia para ir até a papelaria mais próxima comprar grampos para o grampeador ou cartucho para a impressora.
O uso dos materiais de escritório bem como o armazenamento dos itens sobressalentes deve estar previsto no planejamento da empresa. Isso inclui ainda os locais e as datas em que as compras serão realizadas. Nesse artigo, falaremos sobre dicas para otimizar os investimentos em material de escritório. Será que sua empresa está fazendo as coisas do jeito certo?
1. Tenha uma lista de compras organizada
Organização e planejamento são essenciais quando falamos da aquisição de material de escritório. O primeiro passo é ter uma lista de compras organizada. Anote o item, a quantidade necessária e a data de compra. Monitore esses dados para compreender qual é a sua demanda.
Por exemplo, você pode precisar de 3 resmas de papel sulfite por mês, mas não precisa necessariamente comprar um conjunto com 10 canetas a cada 30 dias. Cada material tem a sua periodicidade de uso e manter um controle sobre eles ajuda na hora de fechar o pedido.
2. Faça um planejamento de médio prazo
A sua empresa tem demanda para a compra de material de escritório todos os meses ou é melhor agrupar as compras por bimestre ou trimestre? A partir do planejamento de uso é que você responde essa pergunta. Sua lista deve incluir ainda material de copa e cozinha e itens de limpeza.
Por exemplo, você pode concluir que fazer um pedido maior a cada dois meses pode resultar em maior economia, seja por conta de um frete único ou pela diminuição do custo unitário dos produtos. O importante é que se provisione itens suficientes para que eles não faltem dentro de um determinado período.
3. Centralize suas compras em uma única loja
Ao fazer um pedido único, além de economizar com o frete, o fato de comprar quantidades maiores de certos itens faz com que o custo unitário deles seja reduzido. Além disso, há mais agilidade no processo, pois tanto o cadastro da empresa quanto a confiabilidade da entrega são itens garantidos.
Sites de e-commerce como a Contabilista, por exemplo, permitem que você mantenha a relação dos itens comprados anteriormente sempre disponível. Isso torna muito mais fácil o ato de repetir pedidos, uma vez que não há a necessidade de procurar novamente item por item.
4. Invista em produtos de melhor qualidade
Em certas ocasiões, podemos dizer que o barato pode sair mais caro. Isso porque alguns itens de escritório podem apresentar melhor desempenho se o consumidor optar por escolher produtos de melhor qualidade – e que consequentemente custam um pouco mais.
Um exemplo disso são os cartuchos de tinta originais, que costumam ser mais duradouros que os remanufaturados. Enquanto um pode ser capaz de imprimir até 200 páginas, por exemplo, o outro pode ter um rendimento inferior. Portanto, gastar um pouco mais pode significar economia e mais produtividade em médio e longo prazo.
5. Faça a correta gestão de uso dos materiais
Não basta comprar os itens todos os meses e deixá-los trancafiados no estoque. É preciso fazer com que eles constem em seu inventário e deve haver um controle sobre a utilização dos itens. Por exemplo: quais setores consomem mais impressão? O uso dos materiais está sendo feito de forma racional?
Campanhas internas de conscientização podem ajudar a reduzir o desperdício. No entanto, se nem mesmo os gestores têm controle sobre o que é utilizado, dificilmente os demais colaboradores terão interesse em adotar políticas de contenção de gastos ou de uso inteligente.
É preciso, portanto, abordar essa questão com todos, de forma a tornar esse processo mais racional e saudável do ponto de vista financeiro.
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