Uma das maneiras mais inteligentes de ter uma "visão holística" das suas tarefas é listá-las em local no qual você possa vê-las. Essa é apenas uma entre as muitas possibilidades de como organizar as tarefas com post-its.
Esses práticos adesivos já estão há um bom tempo no mercado brasileiro e, com o passar do tempo, foram conquistando milhões de adeptos espalhados pelos escritórios do Brasil. Coloridos e disponíveis em vários tamanhos, eles são a escolha perfeita para você criar lembretes que não ficarão perdidos em meio a blocos de anotações ou folhas soltas em sua mesa.
Listamos aqui algumas maneiras de como organizar tarefas com post-its para que o seu dia renda mais.
1. Faça uma divisão de tarefas
Usando um quadro, divida-o em duas partes: escreva em um dos lados “tarefas para fazer hoje” e do outro “tarefas para fazer depois”. Em seguida, anote cada tarefa ou conjunto de tarefas em um post-it e cole-as nos lados correspondentes.
Depois de montar o seu quadro, você verá que é muito mais simples ficar de olho naquilo que precisa ser feito quando todas as informações estão ali, sempre à sua vista. À medida que for concluindo as tarefas o quadro ficará limpo para o cadastro das atividades seguintes.
2. Use o método Kanban
A metodologia Kanban nasceu na Toyota, nos anos 50, e foi adotada posteriormente em empresas do mundo todo por se provar bastante eficiente. A ideia consiste em criar um quadro subdividido em dois eixos.
No eixo vertical devem ser listadas as tarefas que precisam ser executadas, enquanto no eixo horizontal você deve escrever as etapas de execução. Em cada post-it, anote uma tarefa. À medida que a tarefa em questão for avançando uma etapa, mova o post-it para a coluna seguinte.
A proposta é que todos os itens a serem cumpridos sigam caminhando da esquerda para a direita, até que cheguem à coluna “Finalizado”. Após um certo tempo, a atividade pode ser excluída, dando espaço para outras.
3. Faça anotações importantes para consulta rápida
Qual é o número do CNPJ da sua empresa? E a Inscrição Estadual? Não são todas as pessoas que sabem de cor esses dados, mas algumas vezes ao dia pode ser preciso dar essa informação para alguém. Assim, nada melhor do que ter um post-it ao seu lado com esses dados anotados.
A regra vale também para nomes de usuário e senhas de serviços de baixa prioridade (os de alta prioridade, como e-mails, não devem ter as suas senhas expostas) ou mesmo para números de telefone e ramais. A informação pode ficar fixada na sua mesa ou nas bordas do monitor do PC.
4. Crie check-lists
Muitas das tarefas que executamos no dia a dia seguem uma ordem lógica. Alguns itens devem ser feitos por primeiro e após a sua conclusão há outro que deve ser feito na sequência, e assim por diante. Pode ser que você saiba de cor o que precisa fazer, mas nem sempre nos lembramos de tudo.
Assim, criar check-lists com as etapas que precisam ser seguidas e fixa-las em post-its junto à área de execução é uma ótima maneira de se organizar. Dessa forma, você evita erros de execução por confiar demais na memória e garante mais eficácia no seu trabalho, seja ele qual for.
5. Crie um calendário de parede
Que tal usar um post-it para representar cada dia do mês? Dessa forma, é possível criar um calendário personalizado, com cores específicas para cada dia, e que torne a visualização de tarefas muito mais simples.
Para esses casos, o ideal é que você tenha um quadro branco próximo à sua mesa ou em uma área comum da empresa, para que ele esteja sempre visível. A principal vantagem aqui é a possibilidade de destacar eventos por cores. É sabido que visualizar os itens dessa forma nos ajuda a memorizar o conteúdo.
Fonte(s): Post-it e Viver de Blog
