Praticamente todas as empresas precisam tomar cuidado e buscar uma maior eficiência na hora de adquirir matéria-prima e demais itens utilizados no seu dia a dia. Afinal, sem isso, torna-se impossível ofertar produtos e serviços no mercado. Nesse sentido, saber estruturar o departamento de compras é algo essencial para o êxito de qualquer negócio.
O bom trabalho de um departamento de compras é capaz de garantir que a empresa consiga reduzir custos, ou evitar que a produção seja paralisada por falta de insumos ou atraso de entregas.
No entanto, potencializar as atividades deste setor não é uma tarefa simples, sendo necessário um bom planejamento para lidar com ocasiões adversas e métricas para avaliar fornecedores e produtos disponíveis.
Neste artigo, vamos te mostrar mais a fundo a importância do departamento de compras, suas principais responsabilidades e como você pode ter êxito em estruturá-lo no seu modelo de negócios.
Qual a importância de um departamento de compras?
Se o seu modelo de negócios ainda não possui um departamento de compras bem estruturado, precisamos primeiramente enfatizar a importância de otimizar esse setor.
Como destacado anteriormente, o setor de compras é o responsável por adquirir matéria-prima, insumos e demais bens e serviços que a empresa e seus funcionários precisam para realizar suas atividades.
Dessa forma, é preciso que os profissionais desta área realizem diversas atividades na sua jornada de trabalho, como identificar os itens que a empresa precisa comprar, encontrar no mercado as opções disponíveis, negociar melhores condições de preço e prazo, avaliar o desempenho dos fornecedores e estar preparado para lidar com possíveis compras emergenciais.
Essas responsabilidades exigidas são de suma importância, pois afetam diretamente diversos fatores que podem fazer o modelo de negócios ter êxito no mercado. Vamos conhecer os principais:
- Qualidade: conseguindo identificar bons insumos e matéria-prima, as chances da empresa produzir produtos de boa qualidade aumentam, tornando-a mais atrativa para os consumidores.
- Custos: ao negociar descontos e melhores condições de pagamento, o departamento de compras pode melhorar o fluxo de caixa e condição financeira da empresa, fazendo ela se tornar mais rentável.
- Emergências: estando preparado para situações emergências, como um grande pedido de última hora, a empresa pode entregar os produtos dentro do prazo, satisfazendo os seus clientes.
Como estruturar o setor de compras da sua empresa
Estruturar o setor de compras do seu negócio irá exigir recursos como mão de obra especializada e até mesmo investimentos em sistemas de software de gestão.
No entanto, como abordado no tópico anterior, fazer essa estruturação pode alavancar os resultados do seu empreendimento. Pensando nisso, separamos em quatro tópicos como você pode formar o seu setor de compras:
1. Planejamento
Como em qualquer atividade, começar com um bom planejamento é crucial. Primeiramente, é preciso estabelecer as diretrizes e normas que o departamento de compras deve seguir e as responsabilidades de cada funcionário deste setor.
Em seguida, será necessário identificar quais as necessidades que a empresa possui, como lista de produtos e insumos que devem ser comprados, frequência de compras e seus respectivos preços.
Por fim, deve-se pesquisar no mercado os melhores fornecedores disponíveis, estipulando quais quantidades e prazos de entregas eles serão capazes de cumprir. Além disso, é preciso verificar se os produtos entregues possuem boa qualidade, as condições de pagamentos se adequam ao financeiro da empresa e se eles são capazes de realizar novas entregas em uma situação de emergência.
2. Gestão de fornecedores
Essa etapa é uma das mais complexas dentro do setor de compras, pois não depende exclusivamente da sua empresa para ser feita de forma satisfatória. Por isso, identificar no mercado bons fornecedores é crucial para ter sucesso nesta área. A gestão de fornecedores é dividida em:
- Gestão de risco: envolve identificar possíveis falhas em todo o processo de compra, garantindo que em caso de falhas, as atividades da empresa não serão profundamente afetadas. De forma simples, é contar com um plano de emergência para situações adversas.
- Qualificação de fornecedores: certificar que os fornecedores escolhidos possuem boa reputação no mercado e estão de acordo com a legislação vigente para a sua área de atuação.
- Listagem e manutenção de fornecedores homologados: essa etapa inclui o monitoramento e acompanhamento dos fornecedores.
3. Negociação
Mesmo identificando boas opções de compra disponíveis no mercado, é sempre possível utilizar técnicas de negociação para melhorar as condições de pagamento e prazo de um fornecedor.
Quando for possível poupar, ou então receber as encomendas em prazos melhores, mais saudável financeiramente estará a sua empresa e melhor preparada para lidar com situações de emergência. Mas cuidado para que as negociações não interfiram negativamente na qualidade dos produtos entregues ou desgaste a sua relação com os fornecedores.
4. Avaliação
Além de conseguir realizar um bom planejamento e obter boas condições com os fornecedores, é preciso avaliá-los para garantir que a qualidade do produto e os prazos estabelecidos estão de acordo com o combinado e com as necessidades da sua empresa.
Nesta etapa, é recomendável utilizar métricas e indicadores de avaliação para saber se realmente a sua cadeia de fornecedores atual está realizando um bom trabalho e é capaz de impulsionar o crescimento do seu negócio.
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