O que você precisa saber sobre planejamento de compras corporativas

Fazer compras online já é uma realidade para a maioria das empresas. Entretanto, ainda há muitas companhias que não dão a devida atenção para esse setor. O Departamento de Compras deve ter uma atuação estratégica se você pretende reduzir custos e aumentar a produtividade.

Isso significa que não se trata apenas de encontrar o melhor preço e comprar. É preciso conhecer os fornecedores, atestar a qualidade dos produtos que eles comercializam, encontrar os melhores momentos para a compra e definir as quantidades ideais de forma que um produto não falte.

As compras corporativas, como praticamente toda ação empresarial, devem passar por um processo de planejamento. A sua estratégia de compras está alinhada com os objetivos da companhia?

Como e por que planejar as compras corporativas?

Prever os materiais que serão necessários para a empresa executar as suas tarefas ao longo de um determinado período. Esse é o principal objetivo do planejamento de compras corporativas. Comprar de menos pode comprometer a produtividade; comprar de mais significa capital parado em seu estoque.

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Encontrar o equilíbrio é o que busca o especialista nesse tema. E não só isso. É preciso encontrar os produtos com o melhor preço e com um bom prazo de entrega. Por fim, os itens adquiridos devem ter qualidade comprovada, de forma que contribuam para um bom rendimento e sejam duráveis.

1. Faça um levantamento periódico das necessidades

Qual é a demanda da sua empresa por cartuchos de impressora? E por folhas de papel sulfite? O Departamento de Compras deve ter sempre à mão essas e outras respostas. É a partir da previsão de demanda que se torna possível tomar decisões com relação às quantidade que serão adquiridas.

O setor deve ainda estar integrado com as outras áreas da empresa, antevendo inclusive se haverá aumento ou redução no uso de insumos em razão de sazonalidades. Tudo isso deve ser estruturado da melhor forma possível para que o pedido se configure o mais próximo das necessidades da empresa, sem excessos e sem faltas.

2. Defina a periodicidade das compras

A maioria das empresas opta por fazer um pedido a cada 30 dias, mas nada impede que a sua companhia trabalhe com prazos diferentes. O importante aqui é levar em conta alguns fatores. Por exemplo, um pedido único mensal, feito a um fornecedor, garante uma redução considerável nos custos de frete.

Além disso, pedidos feitos com intervalos maiores costumam ter mais itens, o que faz com que o custo unitário deles seja reduzido. Tudo é uma questão de colocar os dados na planilha, analisá-los e verificar qual decisão é a mais interessante para a empresa.

3. Se atenha a um orçamento

Fazer compras é fazer escolhas. Nem sempre a empresa poderá comprar tudo aquilo que precisa e, portanto, é necessário aprender a priorizar itens. A melhor forma de delimitar o que será comprado ou não é se ater a um orçamento. Antes de tudo, é preciso saber quanto dinheiro há disponível.

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Isso impede que a sua empresa se comprometa com dívidas com as quais não terá como honrar. Da mesma maneira, evita-se ainda que os gastos com material comprometam uma parcela significativa do seu faturamento. A dica é sempre buscar um equilíbrio.

4. Tenha um controle sobre os itens adquiridos

Embora o planejamento aproxime bastante a expectativa de compra com a realidade de uso da empresa, nem sempre será possível acertar em cheio. Em alguns meses, certos itens podem faltar enquanto outros podem sobrar, ainda que em pequenas quantidades.

É por essa razão que o Departamento de Compras deve ter um controle sobre essas informações. Utilize softwares de gestão de estoque para adequar os pedidos dos meses seguintes à nova realidade. Se produtos sobraram, a quantidade pedida pode ser reduzida.

5. Trabalhe apenas com fornecedores qualificados

Por fim, tenha em mente que o relacionamento com os seus parceiros de compra é fundamental para obter êxito nas operações. Não se trata apenas do menor preço, mas sim de alguém que trabalhe com produtos de qualidade e que se comprometa com prazos de entrega.

Em caso de problemas, a empresa deve estar ainda disposta a resolvê-lo da melhor maneira possível de forma breve. Empresas como a Contabilista, com mais de 35 anos de mercado, são referências quando o assunto é suprimentos para escritórios.

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