Um dos departamentos mais importantes em uma empresa é o de compras. Pensar em como organizar uma lista de compras para o escritório vai muito além de pesquisar e encontrar os preços mais baixos. É preciso racionalizar o trabalho para reduzir o tempo necessário para realizar essas tarefas.
É pensando nisso que você deve elaborar uma estratégia para tornar as coisas mais fáceis. Se todos os meses você precisar fazer uma lista de compras nova, é bem provável que alguma coisa seja esquecida pelo caminho. Além disso, quanto mais você centralizar as suas compras, maiores são as oportunidades de desconto e de conseguir melhores ofertas.
Nesse artigo, vamos abordar a importância de antecipar as compras de suprimentos do seu escritório, além de dar dicas de como organizar essa lista.
Antecipar ou não as compras de suprimentos de escritório?
Você deve estar se perguntando: será que realmente é necessário se antecipar e criar um planejamento de compras para os itens utilizados em um escritório? E a resposta é sim! À primeira vista, fazer toda uma antecipação dos suprimentos que precisam ser comprados pode parecer algo extremamente demorado e trabalhoso, mas isso irá te poupar tempo lá na frente.
Acredite, precisar fazer compras inesperadas toda vez que notar que um material está em falta será uma tarefa árdua, sem falar que não é bacana notar que a empresa está sem aquele item que você ou seu colega tanto precisam.
Além disso, ao se antecipar e padronizar as encomendas de suprimentos para o escritório, é possível negociar preços menores. Lembre-se, compras emergenciais em meio a necessidade podem sair caro, tanto no quesito financeiro, quanto na possibilidade de adquirir produtos de qualidade duvidosa. Por isso, busque se planejar e antecipar as compras de insumos do seu escritório. Você pode fazer isso seguindo essas dicas:
1. Crie uma planilha
A primeira dica é usar um software de gestão ou mesmo uma simples planilha do Excel para fazer as suas anotações.
Comece organizando a planilha por categorias principais, como: material de escritório e papelaria, produtos de limpeza, itens de mercearia e até artigos de telefonia e informática. Depois, anote todos os materiais utilizados no escritório, a duração de cada um deles e a quantidade adquirida em cada compra. Se possível, informe também a data da última compra e o valor pago em cada item em uma sua última aquisição. Isso irá ajudá-lo a negociar valores em uma próxima compra.
Com o passar do tempo, além de centralizar as informações em um só lugar, você encontrará um padrão de compras no que diz respeito ao tipo de item, à periodicidade e à quantidade solicitada. Isso tudo vai ajudar você a projetar com mais eficiência quanto será gasto nos meses seguintes.
2. Conte com a ajuda de outros colaboradores
Não centralize a planilha em apenas você ou algum outro responsável. O trabalho pode ser feito de forma mais eficiente se mais pessoas puderem dar as suas observações sobre quais itens precisam ser comprados. Dessa forma, existe uma maior garantia de que nenhum material acabe sendo deixado de fora da sua lista de compras.
Por isso, é importante que a planilha seja criada em um ambiente onde qualquer um com acesso possa verificar os itens listados e adicionar novos dados, como o Google Sheets por exemplo. Crie na planilha uma aba de sugestões e conte com a colaboração dos demais colaboradores do escritório.
3. Compare qualidade e não apenas preço
Em determinados itens, a qualidade importa mais do que o preço. Por exemplo, se falamos de cartuchos para impressora, as tintas originais terão um rendimento melhor do que a dos cartuchos remanufaturados. Por isso, esse é um tipo de economia que não vale a pena ser feita, na maioria das vezes.
Isso tudo deve ser anotado na sua planilha, incluindo a marca do item, de forma que seja possível justificar a razão do aumento de preço de um mês para o outro, caso o item em questão esteja em falta.
4. Crie uma lista de links
Se você costuma fazer os seus pedidos online, então aqui vai uma outra dica para facilitar ainda mais o seu trabalho. Na planilha, ao lado de cada item, coloque um campo com um link direto para a página do produto. Esses links costumam ser permanentes e deixam muito mais fácil o acesso na hora da compra.
5. Faça uma boa gestão de fornecedores
Escolher um único lugar para centralizar todas as suas compras muito provavelmente vai te ajudar a ter uma economia de frete. Sendo assim, programe um dia do mês para fazer o levantamento de quais serão os suprimentos necessários e compre tudo de uma só vez, de preferência, em um único lugar.
Concentrar as suas compras em um só pedido reduz ainda a necessidade de fazer compras emergenciais ao longo do mês, o que certamente vai fazer com que você poupe tempo e dinheiro. Para isso, você precisará contar com um bom fornecedor!
Busque no mercado uma empresa que tenha boa reputação e que una produtos de boa qualidade a preços acessíveis. Ao utilizar um único fornecedor, você terá um parceiro de negócios, podendo inclusive negociar preços e prazos mais vantajosos.
6. Acompanhe e avalie as entregas
Após se antecipar, organizar a lista de compras para o escritório e escolher um fornecedor, será necessário acompanhar e analisar as entregas que estão sendo feitas para a sua empresa. Avalie o desempenho do fornecedor, especialmente se ele cumpre com os prazos e entrega os produtos na quantidade certa e em boa qualidade.
Assim, você terá parâmetros para saber se as novas encomendas podem ser feitas com este mesmo fornecedor ou se será necessário buscar outra opção no mercado. Lembre-se, um fornecedor ruim pode se tornar uma tremenda dor de cabeça e frustrar qualquer planejamento.
Por isso, busque o melhor que o mercado tem a oferecer. Com mais de 35 anos de atuação no fornecimento de insumos para escritórios, a Contabilista pode ser a parceira de negócios que você precisa. Conheça todos os produtos comercializados em nosso site e conte com a gente para alavancar ainda mais o seu negócio!
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