Fazer mais com menos. Aumentar a produtividade dos funcionários é uma meta que todos os gestores perseguem. Porém, há maneiras e maneiras de se fazer isso sem precisar se tornar um carrasco e mantendo um ambiente de qualidade para todos. O grande segredo consiste em fazer as coisas de forma inteligente e usando as ferramentas certas.
Estudar o tema nunca é demais e qualquer produtividade que possa ser ganha em uma determinada tarefa pode representar alguns reais a mais no caixa no final do mês. Nesse artigo, listamos cinco dicas simples e práticas que você pode implantar na sua empresa para tornar os seus colaboradores mais produtivos:
1. Treinamento é fundamental
Quando um gestor contrata um funcionário para fazer parte da sua equipe, presume-se que ele tenha o "perfil" ideal, ou seja, as atitudes e os conhecimentos básicos para desempenhar tal função. No entanto, por mais que ele seja um especialista, o modo de trabalhar varia de uma empresa para outra – e isso ele não vai saber, a menos que você ensine.
O nome desse processo é treinamento e, idealmente, ele deve ser previsto na contratação de um novo colaborador. O que acontece é que muitas empresas relegam essa importante atividade a segundo plano, colocando o novo funcionário para trabalhar já de imediato. Dessa forma, ele aprende como fazer, mas pode ser que aprenda de um jeito que seja mais complicado.
Por isso, certifique-se de dar ao seu funcionário as instruções que ele precisa. Se desde a primeira vez ele aprender a fazer as tarefas seguindo um fluxo de trabalho ideal, certamente ele vai se tornar mais produtivo do que se tiver que descobrir por conta própria um método de trabalho.
Lembre-se que uma instrução mal-feita também gera um trabalho mal executado, portanto se atente ao que você está disponibilizando as ferramentas e informações necessárias. Parece algo simples simples, mas isso faz toda a diferença para que o trabalhador ganhe produtividade e muitos gestores falham neste quesito.
2. Automatize tarefas de rotina
Há um ditado que diz que "o barato sai caro". Em se tratando de tecnologia, ele continua sendo muito verdadeiro. Muitas empresas acreditam estarem economizando alguns reais por não contratar uma determinada ferramenta de automatização. Se você colocar na ponta do lápis, entretanto, pode ser que você esteja perdendo dinheiro.
Isso porque muitas delas permitem que você faça uma determinada tarefa em menos tempo, o que resulta em duas situações: ou você pode ter menos pessoas para cumprirem um determinado número de tarefas ou você pode dar conta de mais tarefas no mesmo espaço de tempo. Em ambos os casos, na prática, a contratação de uma ferramenta de automatização acaba se tornando um investimento justificável.
3. Melhore a comunicação interna
De que maneira você comunica aos seus subordinados as ações que a empresa está tomando? Se você não possui nenhum canal formal para fazer isso, pode ter certeza de que a informação está chegando aos funcionários – isso quando chega – de maneira atravessada.O famoso telefone sem fio. É muito comum, por exemplo, que alguns benefícios que a companhia oferece sejam desconhecidos da maioria.
Para evitar ruídos na comunicação, estabeleça ferramentas práticas que possam garantir que todas as pessoas recebam exatamente a mesma informação. Seja via e-mail, quadros de aviso ou por meio do uso de mensageiros como o Slack, o importante é que você tenha a certeza que todos compreendam em que direção a empresa está caminhando e que todos estão recebendo essa informação.
4. Valorize o engajamento
Uma empresa é composta por pessoas e cada uma delas têm uma maneira particular de encarar o trabalho. Alguns vão fazer exatamente aquilo que foi combinado – e eles estão corretos em agir assim. Já outros vão procurar superar os seus limites e fazer algo mais dentro da sua função – e eles também estão corretos em pensar assim.
O fato é que por mais que as duas formas de pensar e agir sejam válidas, no final das contas aquele que se esforçou mais merece ter uma recompensa por isso. Você pode estabelecer benefícios ou remunerações em função dos esforços extras como fator de motivação. Veja bem, não se trata de pagar horas extras, mas sim de remunerar ideias ou esforços que vão além do que era o esperado.
5. Fluxos e métricas
Ok, você já fez tudo isso que descrevemos acima, mas ainda assim tem a sensação de que poderia fazer mais. É de fundamental importância também ficar de olho no seu fluxo de trabalho. Você já parou para pensar se fazer as coisas do jeito que você faz é mesmo a melhor maneira? Mais ainda, será que todos executam os processos da mesma forma?
A importância de definir fluxos claros de trabalho resulta na possibilidade de ter métricas mais precisas para avaliar se o que está sendo feito pode ou não ser melhorado. Na maioria dos casos, a resposta é "sim". Porém, como os fluxos podem ser melhorados é algo que você só vai saber se eles estiverem funcionando de forma plena.
