Adquirir produtos para uma empresa, seja para uso no dia a dia ou para revenda, não é uma tarefa simples. Há muitas variáveis envolvidas na gestão de compras que vão além de uma simples “comparação de preços”, como acontecia no passado.
A aquisição de itens para um negócio passou a ser uma ferramenta estratégica. É preciso pensar não apenas em uma boa relação custo-benefício, mas em formas de aquisição que potencializem as margens de lucro da empresa.
Produtos de qualidade, entrega dentro do prazo, disponibilidade para trocas e negociação simplificada são alguns dos fatores a serem considerados. Você sabe como traduzir essas expectativas em ações práticas? Listamos aqui cinco dicas que podem ajudar esse setor da sua empresa a se tornar mais produtivo.
1. Tenha fornecedores como parceiros estratégicos
Como já mencionamos, preço mais baixo não deve ser a única variável a ser analisada na hora de adquirir produtos. É preciso verificar a confiabilidade da empresa que vende, as políticas de troca e devolução e as condições de pagamento que ela oferece. Nesse aspecto, seja seletivo: nem todas estarão aptas a fazer negócio com a sua companhia.
Opte por fornecedores que oferecerem um conjunto de benefícios, tais como flexibilidade de negociação e pagamento, pontualidade na entrega, atendimento diferenciado, políticas claras de trocas e devoluções e, claro, experiência de mercado. Evite aventureiros com preço baixo e qualidade duvidosa.
2. Integre sistemas de vendas e gestão de estoque
Na hora de fazer o pedido de um produto, é fundamental compreender qual será o ciclo dele ao chegar em seu estabelecimento. Muitos itens estão sujeitos a sazonalidades de forma que observar uma média anual pode não ser a forma mais interessante de decidir as quantidades necessárias.
Observe, mês a mês, as variações de cada item e tente se antecipar à demanda que virá nos meses seguintes. Ao ter uma noção mais clara das quantidades necessárias para períodos mais longos, é possível realizar negociações diferenciadas com os fornecedores, o que pode contribuir para reduzir o custo unitário dos itens.
3. Privilegie a negociação
O ditado popular diz que “o bom negócio é aquele que agrada as duas partes”. Quando se trata de adquirir produtos para a empresa, negociar é palavra de ordem. Nem sempre será possível reduzir o valor dos itens, mas modificar condições de pagamento é uma possibilidade, especialmente quando se trata de fornecedores parceiros.
Dessa forma, analise primeiramente as condições que podem ser mais interessantes para você e negocie. Adiantar um pagamento mediante um bom desconto pode ser mais interessante do que aumentar o número de parcelas. Negocie a partir do seu objetivo e busque as melhores margens.
4. Mantenha um registro detalhado de entradas e saídas
Alguns departamentos de compras ainda pecam por não possuírem registros detalhados das suas transações. Uma compra grande, que compreenda vários itens, não ajuda muito os responsáveis na hora das pesquisas se os itens não estiverem descriminados, acompanhados de um histórico.
Por isso, não encare como um preciosismo o detalhamento de informações. Quanto mais específicos forem os dados, mais fácil será para tomar decisões. Acompanhar as tendências de queda ou aumento de preços é essencial para se programar melhor para compras futuras. Eventualmente, compras maiores em períodos de baixa demanda podem ser justificadas em médio e longo prazo.
5. Recorra à tecnologia
Um bom departamento de compras precisa levar em consideração diversos fatores antes de se decidir, de fato, pela aquisição de um item. Essas peculiaridades devem ser registradas em um software específico para essa finalidade. Depender apenas de controles manuais ou não automatizados certamente fará com que a sua companhia seja menos eficiente.
Por isso, organize os processos em softwares de gestão e recorra a lojas e ferramentas online para comparação de preços sempre que possível. Ao considerar múltiplas oportunidades de compras e organizá-las em um só lugar você passa a ver com mais clareza todas as possibilidades e pode decidir com mais calma, considerando os seus objetivos em cada negociação.
