Conheça os tipos de sistemas de compras empresariais: centralizada, descentralizada ou híbrida

Quando falamos do sistema de compras empresarial utilizado pelas companhias de médio e grande porte, falamos não apenas de uma opção, mas também de um decisão estratégica. 

Decidir se as compras serão feitas de forma centralizada, descentralizada ou mesmo por meio de um sistema híbrido impacta diretamente na quantidade de mão de obra que será alocada para essa tarefa e no valor final do produto. Para algumas companhias pode ser mais vantajoso centralizar; para outras, a descentralização pode garantir mais autonomia.

Porém, antes de decidir qual das opções é a melhor para a sua empresa, vamos conhecer um pouco mais sobre as características, as vantagens e as desvantagens de cada uma delas.

Compra centralizada

No sistema de compras centralizadas todas as demandas de negociações e pedidos são feitas por uma única equipe. Empresas que possuem diversas filiais, por exemplo, podem definir que apenas a matriz será responsável pelas compras, repassando-as posteriormente às demais unidades.

sistema de compras centralizado

A principal vantagem nessa metodologia é o aumento no poder de negociação junto a fornecedores. Por exemplo, ao invés de dez filiais fazerem dez pedidos de menor volume, a matriz reúne todos os itens em um só pedido, aumentando as chances de reduzir o custo unitário.

Por outro lado, isso pode tornar o processo menos flexível e mais burocrático para as filiais, que muitas vezes precisarão esperar prazos maiores de entrega do produto até que haja formalização de um pedido único, contemplando as necessidades das demais filiais.

Há que se considerar ainda os custos de transporte dos itens da matriz para as demais filiais, uma vez que a responsabilidade do fornecedor é a entrega limitada a um único estabelecimento. Contudo, essa metodologia pode proporcionar maior controle sobre os itens adquiridos.

Compra descentralizada

Trata-se do oposto ao sistema anterior. No sistema de compras descentralizadas a matriz estabelece às filiais um orçamento para compras e, a partir dele, o gestor de cada unidade estabelece quais são as suas prioridades de aquisição.

sistema de compras descentralizado

Por ser feito um pedido menor, muitas vezes o custo unitário dos produtos pode ser um pouco mais alto. Por outro lado, há maior flexibilidade na substituição de fornecedores, nas datas de realização de pedidos e no recebimento de mercadorias.

Essa modalidade requer ainda que cada uma das filiais tenha uma pessoa responsável pelas compras – o que nem sempre é viável, especialmente para negócios de médio porte. Além disso, pedidos com valores díspares e formas de administração distintas podem despadronizar certos estabelecimentos.

Contudo, em alguns casos esse modelo tende a funcionar melhor, especialmente se flexibilidade e agilidade forem fatores mais importantes do que preço mais baixo em função de volume.

Compra híbrida

Por fim, há ainda o modelo de compra híbrida, ou seja, que reúne características dos dois modelos anteriores. A matriz pode ser responsável pelas negociações junto aos fornecedores e, a partir de um crédito, permite que as demais filiais façam o seus pedidos.

sistema de compras híbrido

Na Contabilista as empresas têm à sua disposição o sistema WebConta, que possibilita esse modelo híbrido de negociação. A ideia dele é facilitar o atendimento e desburocratizar o processo de compra de materiais de escritório em grandes empresas.

Funciona da seguinte forma: a matriz negocia diretamente um contrato de compra de suprimentos de escritório pelo período de um ano, o que garante preço fixo aos itens durante a vigência do contrato. A partir de então, tanto a matriz quanto as filiais ganham acesso a um login e senha na plataforma.

A matriz estabelece um limite de gastos mensal para cada filial e, partir disso, cada unidade solicita os itens que deseja. Esse sistema concede uma autonomia maior às filiais, permitindo que elas resolvam de forma independente eventuais faltas de suprimento. À matriz, nesse caso, cabe apenas a aprovação do pedido em questão.

Qual é o melhor sistema de compras empresarial?

Não há uma resposta exata para essa pergunta, pois cada caso precisa ser analisado de forma individual. Tanto o modelo centralizado quanto o descentralizado apresentam vantagens e desvantagens. O sistema híbrido ofertado pela Contabilista, reúne os melhores aspectos de cada um deles e pode ser um diferencial e tanto para o seu negócio.

Como já mencionamos, o mais importante é reunir os responsáveis pelas compras na sua empresa e mensurar os custos envolvidos em cada uma das possibilidade. A melhor escolha é aquela capaz de trazer mais economia e agilidade para os seu negócios. E a Contabilista pode te ajudar nesse processo. Acesse nosso site e confira todos os nossos produtos para o seu escritório.