Quando falamos do sistema de compras empresarial utilizado pelas companhias de médio e grande porte, falamos não apenas de uma opção, mas também de uma decisão estratégica.
Decidir se as compras serão feitas de forma centralizada, descentralizada ou mesmo por meio de um sistema híbrido impacta diretamente na quantidade de mão de obra que será alocada para essa tarefa e no valor final do produto. Para algumas companhias pode ser mais vantajoso centralizar; enquanto para outras, a descentralização pode garantir mais autonomia.
Porém, antes de decidir qual das opções é a melhor para a sua empresa, vamos conhecer um pouco mais sobre as características, as vantagens e as desvantagens de cada um desses sistemas de compras.
Compras centralizadas
No sistema de compras centralizadas, todas as demandas de negociações e pedidos são feitas por uma única equipe. Empresas que possuem diversas filiais, por exemplo, podem definir que apenas a matriz será responsável pelas compras, repassando-as posteriormente às demais unidades.
A principal vantagem desta metodologia é o aumento no poder de negociação junto a fornecedores. Por exemplo, ao invés de dez filiais fazerem dez pedidos de menor volume, a matriz reúne todos os itens em um só pedido, aumentando as chances de reduzir o custo unitário.
Por outro lado, isso pode tornar o processo menos flexível e mais burocrático para as filiais, que muitas vezes precisarão esperar prazos maiores de entrega do produto até que haja formalização de um pedido único, contemplando as necessidades das demais filiais.
Há que se considerar ainda os custos de transporte dos itens da matriz para as demais unidades, uma vez que em muitos casos a responsabilidade do fornecedor é a entrega limitada a um único estabelecimento. Contudo, essa metodologia pode proporcionar maior controle sobre os itens adquiridos.
Compras descentralizadas
Trata-se do oposto do sistema centralizado. No sistema de compras descentralizadas, a matriz estabelece às filiais um orçamento para compras e, a partir dele, o comprador ou gestor de cada unidade decide quais são as suas prioridades de aquisição.
Por ser feito um pedido menor, muitas vezes o custo unitário dos produtos pode ser mais elevado. Por outro lado, há maior flexibilidade na substituição de fornecedores, nas datas de realização de pedidos e no recebimento de mercadorias, fazendo com que as compras se adequem de melhor forma às necessidades de cada filial.
Essa modalidade requer ainda que cada uma das filiais tenha uma pessoa responsável pelas compras. Além disso, pedidos com valores diferentes e formas de administração distintas podem despadronizar certos estabelecimentos.
Contudo, em alguns casos esse modelo tende a funcionar melhor, especialmente se flexibilidade e agilidade forem fatores mais importantes do que preço mais baixo e um departamento de compras mais uniforme e organizado.
Compras híbridas
Por fim, há ainda o modelo de compras híbridas. Ou seja, que reúne características dos dois modelos anteriores. A matriz pode ser responsável pelas negociações junto aos fornecedores, mas, também permite que as demais filiais façam os seus pedidos utilizando para isso um valor pré-estabelecido como crédito.
Qual modelo escolher para o meu negócio?
Não há uma resposta exata para essa pergunta, pois cada um dos modelos possuem vantagens e desvantagens, e cada caso precisa ser analisado de forma individual. Você deve ter em mente que o sistema de compras deve se encaixar e otimizar o departamento de compras da sua empresa, e não o contrário.
Para isso, será necessário ter conhecimento e definir alguns procedimentos relacionados a este setor. Primeiramente, mapeie como tem sido feito o processo interno de compras da sua empresa. Caso ele não esteja padronizado, organizá-lo será a primeira tarefa a ser feita. Liste como cada tarefa desse processo deve ser feita. Você pode seguir como base esses estágios:
- Identificação das necessidades de compra;
- Decisão sobre qual tipo de produto/serviço adquirir;
- Definir a quantidade e nível de qualidade do produto/serviço em questão;
- Definir o valor que deve ser investido nesta compra;
- Escolher um fornecedor que se adeque às exigências e necessidades definidas nos passos anteriores;
- Planejar a logística para o recebimento dos itens comprados;
- Avaliar o desempenho do fornecedor e dos produtos/serviços escolhidos.
Além de conhecer e definir como será o processo interno de compras, é preciso determinar qual setor ou equipe será encarregada de dar andamento a este processo. Feito isso, você pode fazer projeções sobre qual modelo dará melhor retorno, estipulando o tempo e os custos gastos em cada etapa tanto num modelo de compras centralizado quanto num modelo descentralizado.
Por exemplo, será que contar com uma pequena equipe de compras em cada filial realizando esse processo interno irá otimizar a produção das mesmas ao ponto de gerar uma receita capaz de superar os gastos recorrentes dessas equipes e de compras em menores quantidades? Ou centralizar as compras em apenas uma equipe e conseguir descontos maiores vale mais a pena?
Para saber qual opção se encaixa melhor no seu modelo de negócios, você pode contar com programas capazes de levantar os dados e fazer as projeções necessárias para esta análise. Nos dias de hoje, a tecnologia é também fundamental para estruturar e acompanhar todos os processos que devem ser realizados pelo departamento de compras.
WebConta: a solução para tornar o seu processo de compras de material de escritório mais ágil em sua empresa
Aqui na Contabilista, nossos clientes têm à disposição a WebConta, um sistema de gestão online para as compras de suprimentos para escritório. O principal objetivo é facilitar o atendimento e desburocratizar o processo de compra de materiais nas empresas.
Funciona da seguinte forma: a matriz negocia diretamente um contrato de compra de suprimentos de escritório pelo período mínimo de um ano, o que garante preço fixo aos itens durante a vigência do contrato. A partir de então, tanto a matriz quanto as filiais ganham acesso a um login e senha na plataforma.
A matriz estabelece um limite de gastos mensal para cada filial e, a partir disso, cada unidade solicita os itens que deseja. Esse sistema concede uma autonomia maior às filiais, permitindo que elas resolvam de forma independente eventuais faltas de suprimento. À matriz, nesse caso, cabe apenas a aprovação do pedido em questão.
Dessa forma, o sistema híbrido ofertado pela Contabilista, reúne os melhores aspectos de cada um deles e pode ser um diferencial e tanto para o seu negócio. Para saber mais como ele funciona e como você pode utilizá-lo na sua empresa, entre em nosso site.
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