O recebimento de mercadorias é uma das tarefas mais importantes que o setor de logística ou o departamento de compras precisa realizar. Apesar disso, essa atividade acaba muitas vezes não tendo a mesma atenção do que o processo de compra e do envio dos produtos finais.
Não basta saber a melhor forma de comprar insumos e matéria-prima necessários na produção, é preciso se atentar a melhor forma de recebê-los. Caso contrário, toda a linha produtiva pode ficar comprometida, causando atrasos ou até mesmo a entrega de produtos de qualidade inferior para os seus clientes, o que pode prejudicar profundamente o seu negócio.
Caso você esteja tendo problemas ou nunca deu real atenção a esta área, fique tranquilo! Preparamos um material que pode ser usado para tornar o processo de recebimento de mercadorias mais produtivo no seu modelo de negócios. Vamos lá!
No que consiste e qual a importância do recebimento de mercadorias?
Antes de darmos dicas de como melhorar o processo de recebimento de mercadorias, é preciso definir as obrigações que devem ser atribuídas aos responsáveis por esta atividade e quais as consequências de não realizar esta tarefa corretamente.
O número de funcionários ou equipes que devem ser responsáveis pelo recebimento de mercadorias varia muito de uma empresa para a outra, sendo necessário se ajustar ao fluxo de mercadorias que são entregues. Porém, as principais atividades que devem ser feitas pelos responsáveis são:
- Agendamento de entregas;
- Identificação das mercadorias recebidas;
- Conferência dos materiais recebidos (vistoria) e das notas fiscais;
- Remanejo e separação de produtos;
- Cadastro no sistema de gestão do estoque e armazenamento dos materiais recebidos.
À primeira vista, pode parecer fácil. No entanto, dependendo do fluxo de mercadorias recebidas no dia a dia, diversos problemas podem vir a ocorrer caso o recebimento dos itens comprados não esteja organizado ou não seja feito de maneira correta. Entre os principais, estão:
- Divergência entre os valores negociados e os vistos em nota;
- Atraso de entregas;
- Necessidade de devolução em razão de avarias;
- Não identificação de produtos e insumos com má qualidade;
- Divergência entre a quantidade de itens cadastrados no sistema e a real quantidade vista nos estoques;
- Falta de alinhamento entre a quantidade de produtos adquiridos e recebidos;
- Atritos que prejudiquem a relação com os fornecedores.
Além de dor de cabeça, alguns desses problemas podem prejudicar a análise de compras futuras ou até mesmo paralisar toda a linha de produção, fazendo com que a empresa não consiga entregar seus produtos ou serviços a tempo. Portanto, o ideal é sempre fazer com excelência o processo de recebimento de mercadorias. Veja abaixo como isso pode ser feito.
Como ser mais produtivo no recebimento de mercadorias
1. Organize e capacite a equipe responsável
Pode parecer óbvio, mas esta é a primeira coisa que deve ser feita. É preciso padronizar e definir não somente o fluxo de atividades que os colaboradores responsáveis pelo recebimento de mercadorias devem fazer, mas também investir na capacitação desses profissionais.
Através de treinamentos, especialmente na utilização de softwares que podem ser usados para facilitar as atividades, é possível eliminar boa parte dos erros que podem ocorrer durante as atividades que devem ser feitas, como a conferência dos produtos recebidos e o seu cadastro e armazenamento no estoque.
2. Tenha uma boa comunicação com os demais setores
As ações tomadas pelo departamento ou equipe responsável pelo recebimento de mercadorias possuem impacto direto em outros setores. Por exemplo, falhas no cadastro das mercadorias recebidas podem fazer os responsáveis pelo setor de compras fazerem novas aquisições com quantidades menores ou muito maiores do que o necessário.
Além disso, sem uma boa comunicação com este departamento e com o setor financeiro, é possível haver divergências entre os valores pagos e a quantidade de itens recebidos ou o montante visto nas notas fiscais. Por isso, além de realizar de forma correta as suas obrigações, os responsáveis pelo recebimento de compras precisam estar em sintonia com os outros setores da empresa.
3. Agende as entregas
Já imaginou um fornecedor bater à porta da sua empresa questionando sobre um pedido que ninguém sabia que havia sido feito? Ou então não saber quando o próximo lote da matéria-prima usada na produção de produtos será entregue? Em uma empresa séria, isso não pode acontecer.
É preciso fazer um bom agendamento das entregas não somente para preparar a sua equipe para receber os itens que foram comprados, mas para que os demais setores saibam quando os produtos necessários serão repostos. Nada pior do que a produção ser paralisada porque houve um engano em relação ao dia em que novos insumos serão entregues, não é mesmo?
4. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Por mais que a sua empresa seja o cliente dos fornecedores que você contrata, ela depende do trabalho deles para realizar as suas atividades. Por isso, é crucial manter uma boa relação, evitando os atritos que podem ser causados por falhas da equipe de recebimento de compras.
Para evitar problemas que podem até mesmo acabar com uma potencial parceria que seja benéfica para ambas as empresas ao longo dos anos, é preciso estabelecer um bom relacionamento e atendimento com os fornecedores que são contratados.
E por falar em fornecedores, não poderíamos deixar de dar mais uma dica valiosa! Com mais de 35 anos de experiência, a Contabilista tem se destacado no fornecimento de insumos e materiais para escritórios. Além de contar com centenas de produtos de ótima qualidade a preços acessíveis, nossa empresa disponibiliza diversos serviços que podem ser utilizados pelos seus parceiros de negócios. Clique aqui para saber mais sobre nós e não deixe de conferir as ofertas em nosso site.
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