Independente do ramo de atuação do seu negócio, o departamento de compras será uma das áreas mais importantes e que exigirá maior atenção e cuidado no seu dia a dia. Esse setor é essencial pois lida diretamente com as necessidades que a empresa possui para realizar as suas atividades, seja através da aquisição de materiais e insumos ou na contratação de serviços especializados.
Por isso, é preciso realizar um bom gerenciamento das atividades do setor, pois erros podem acabar custando caro para toda a empresa, podendo inclusive paralisar o processo produtivo. Nesse sentido, o fluxo de compras tem sido uma importante ferramenta para os gestores desta área.
Neste artigo, vamos entender melhor como um departamento de compras opera, como funciona um fluxo de compras e dicas de como aplicá-lo na sua empresa, conseguindo ter muito mais êxito e eficiência ao adquirir os itens necessários para que ela consiga desempenhar as suas atividades.
Quais são as funções do departamento de compras
Antes de explicarmos mais a fundo o fluxo de compras, é importante ressaltar quais as obrigações do departamento de compras como um todo. Basicamente, este setor é responsável por verificar quais os itens ou serviços a empresa precisa adquirir para realizar suas atividades, encontrar no mercado as melhores opções disponíveis e fazer o gerenciamento de quando será necessário realizar novas compras.
Abaixo, listamos de forma mais específica as principais atividades que são delegadas aos profissionais da área:
- Coletar e avaliar pedidos de compra dos demais setores e colaboradores da organização.
- Solicitar orçamentos e realizar todo o processo de negociação com fornecedores.
- Fazer a gestão de fornecedores, através de cadastros, avaliações e homologações.
- Emitir pedidos de compras.
- Gerenciar o estoque da empresa, a fim de verificar se e quando será necessário realizar novas compras de um determinado produto ou serviço.
- Verificar se as compras necessárias condizem com a condição financeira da empresa.
Como é um fluxo de compras de uma empresa
O fluxo de compras pode variar conforme o ramo de atuação ou às necessidades da empresa em si. Porém, na maioria dos casos, ele possui os passos listados abaixo:
- Análise de dados da empresa: analisar os produtos ou serviços que a empresa oferece ao mercado e verificar quais produtos e serviços são necessários para desempenhar essas atividades.
- Atualização de cadastros: verificar os dados que são necessários para a tomada de decisão do departamento de compras, como informações sobre estoque, demandas da empresa, cadastro de fornecedores.
- Verificação: acompanhamento dos dados, especialmente do estoque.
- Recebimento de solicitações: também conhecido como solicitações de compra. Ordens feitas por outros departamentos ou colaboradores da empresa.
- Aprovação: as solicitações de compra precisam ser aprovadas pelos profissionais responsáveis, a fim de verificar se é realmente necessário adquirir tal material ou serviço.
- Contato com fornecedores: após o pedido de compra ser aprovado, é preciso verificar entre os fornecedores cadastrados quais oferecem as melhores opções para se realizar negócio. Nesse processo também está a negociação, seja de melhores preços ou prazos de entrega.
- Emissão do pedido de compra: formalização do negócio firmado com o fornecedor, geralmente feito com uma nota fiscal.
- Recebimento: a empresa recebe os materiais ou a prestação do serviço contratado.
- Atualização no estoque: com o recebimento de novos produtos, é preciso atualizar o estoque da empresa, para que novas compras sejam feitas somente quando realmente for necessário.
- Avaliação da compra: verificar se a encomenda foi entregue dentro do prazo, e se a qualidade corresponde ao que foi acordado e as necessidades da empresa.
Passo a passo para desenhar um fluxo de compras do zero
À primeira vista, pode parecer complicado e trabalhoso realizar um fluxo de compras. No entanto, precisamos ressaltar que ele pode ser uma importante ferramenta no seu negócio, ajudando você e o seu departamento de compras a ter êxito. Por isso, separamos essas dicas que podem te ajudar na hora de realizar o seu fluxo:
1. Saiba quais as necessidades da sua empresa
Antes de comprar, é preciso saber o que deve ser comprado. Se por um lado a falta de insumos e serviços pode paralisar a sua empresa, por outro, aquisições em excesso podem aumentar consideravelmente os seus gastos, podendo deixar o seu negócio inviável.
Por isso, verifique quais produtos precisam ser comprados e as suas quantidades. Como dica, você pode avaliar as aquisições que a empresa fez nos últimos três meses, para saber quais itens são necessários e quanto tempo em média eles duram no estoque.
2. Organize os seus fornecedores
Ter em mãos uma boa lista de fornecedores pode agilizar o seu fluxo de compras. Precisa de uma nova encomenda de produtos de limpeza? Ter o contato do fornecedor ideal pode poupar tempo gasto em avaliações e negociações.
Por isso, procure os melhores fornecedores, tanto no quesito financeiro quanto em qualidade, disponíveis no mercado e busque estreitar laços com essas empresas.
3. Crie uma rotina interna para solicitações e aprovações de compras
Organizar o processo de solicitações de compras é essencial, pois evita que erros sejam feitos. Deixe claro quem pode solicitar novos pedidos e quem precisa aprová-los antes que a compra seja realizada.
Já imaginou fechar um pedido com um fornecedor e só depois saber que a solicitação de compra foi recusada? Ou então verificar que os materiais que foram adquiridos não eram realmente necessários? Para evitar esses problemas, é preciso “organizar a casa” primeiro.
4. Estabeleça as tarefas e prazos de cada parte
Uma das intenções ao usar um fluxo de compras é o de agilizar todo o processo. Nesse sentido, o departamento inteiro não pode ficar parado esperando um aprovador validar uma solicitação de compra, por exemplo.
Por isso, é necessário estabelecer quem serão os responsáveis por cada etapa do fluxo e qual o prazo para que essas etapas sejam concluídas.
Como acompanhar o recebimento de forma eficiente
Agora que você já sabe para que serve um fluxo de compras, quais suas principais etapas e como fazê-lo, basta aplicá-lo ao seu negócio. Mas, não deixe de sempre acompanhar cada processo com frequência, alterando ou atualizando o fluxo quando necessário.
O ideal é criar um sistema que se adapte e facilite a atuação do setor de compras do seu negócio, não que gere mais burocracia e trabalho no dia a dia. Por isso, confira e registre como está sendo a atuação de cada passo do fluxo, a fim de verificar quais itens podem ser otimizados.
Você pode usar planilhas ou softwares de gestão para isso. O ideal é que todas as informações necessárias para análises e acompanhamento sejam inseridas e possam ser verificadas. Dessa forma, ao contar com um setor de compras mais organizado, toda a atuação do seu negócio pode ser potencializada.
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Links:
https://www.ibccoaching.com.br/portal/como-funciona-um-departamento-de-compras/
https://www.pipefy.com/pt-br/artigos/processo-pedido-compras/
https://www.otk.com.br/blog/fluxo-de-compras-de-uma-empresa-como-fazer/
