A gestão financeira é uma área crucial para qualquer tipo de negócio, mas também é uma das atividades que mais oferece desafios e demanda tempo e esforços. Nesse sentido, a tecnologia pode se tornar a maior aliada de gestores e demais funcionários do departamento de finanças de uma organização.
O tempo de fazer cálculos e anotações no papel já passou. Planilhas financeiras elaboradas no computador oferecem muito mais praticidade, rapidez e a certeza de que os cálculos e as análises estão sendo feitas de forma precisa.
No entanto, quando uma planilha é feita de forma errada, ela pode se tornar uma dor de cabeça. Além de dificultar o acesso aos dados que precisam ser consultados, informações erradas podem influenciar a tomada de decisões, fazendo com que toda a saúde financeira da empresa esteja em risco.
Para que isso não aconteça, é preciso saber os passos corretos na hora de montar as planilhas do seu negócio. Caso você não tenha muita experiência nessa atividade, este artigo irá te ajudar!
Qual é o objetivo da gestão financeira em uma organização?
A gestão financeira pode ser definida como a atividade que abrange o controle, acompanhamento, administração e planejamento sobre finanças. Ao ser usada no meio empresarial, a gestão financeira possui como principal objetivo a maximização dos lucros e a minimização dos custos e despesas.
Apesar de não existir uma fórmula exata de como ela pode ser feita, pois cada empresa opera de forma diferente, existem alguns métodos e ferramentas que podem ser aplicadas por gestores e profissionais da área para realizar todas as atividades de gestão. Nesse sentido, as planilhas são uma das ferramentas mais utilizadas, devido ao seu baixo custo, praticidade e performance.
No entanto, vale destacar que mais do que realizar apenas algumas tarefas, a gestão financeira precisa ser utilizada para definir quais estratégias a empresa irá tomar, a fim de crescer em receita e atuação do mercado.
Resumidamente, a gestão financeira possui como objetivo a saúde financeira da empresa. Para isso, ela realiza atividades como organizar processos, coletar dados, definir metas e planejamentos e acompanhar os resultados das ações da empresa ao decorrer do tempo.
Como fazer o controle de gastos de uma empresa?
Existem algumas informações que gestores ou profissionais da área de finanças precisam ter acesso e conhecimento para realizar bem as suas atividades. Mesmo com o auxílio de uma planilha, é preciso primeiramente saber quais dados devem ser coletados para serem inseridos nela.
Primeiramente, é necessário ter um bom conhecimento e controle sobre todas as despesas e custos da empresa. Nesse sentido, é recomendável separar os custos fixos das despesas variáveis.
Com isso, será possível identificar quanto a empresa precisa ter de receita para não ficar em dívida, sendo capaz de honrar todos os seus compromissos. Além disso, será possível identificar quais áreas estão tendo gastos excessivos, podendo ser possível planejar como reduzi-los.
Após realizar um bom controle de gastos, é necessário saber todas as receitas da empresa, sejam elas obtidas através da venda de produtos ou da prestação de serviços. Ter acesso a essas informações é crucial para saber como está a saúde financeira da empresa, se ela está cumprindo seu objetivo de crescimento e quais produtos ou serviços estão tendo aumento ou queda de desempenho no mercado.
O que é uma planilha financeira?
Uma planilha financeira pode ser definida como uma ferramenta onde são inseridos dados sobre as finanças de uma empresa, especialmente os de entrada (receitas e lucros) e os de saída (custos e despesas). Dessa forma, esses dados podem ser consultados e utilizados em análises e planejamentos para definir os resultados e os próximos passos da organização.
Como destacado anteriormente, realizar a planilha em um computador através do Excel oferece diversas vantagens, como maior rapidez, praticidade, segurança e o fácil acesso de outros membros da empresa.
O Excel ainda possui centenas de recursos e fórmulas que podem ser usados para que o próprio computador realize os cálculos da planilha. Com isso, você nunca mais irá precisar usar um lápis ou uma calculadora para se certificar que os dados estão corretos.
Caso você ou sua empresa ainda não possuam o Excel, basta adquirir um Pacote Office clicando nesse link.
Como fazer uma planilha financeira de uma empresa?
Agora que você já sabe a importância de ter uma planilha financeira, vamos mostrar um passo a passo de como você pode criar a sua e utilizá-la.
1. Defina um padrão
Em primeiro lugar, organize um padrão para cada tipo de movimentação financeira (entrada e saída) realizada pela empresa. Você pode separar os custos e despesas em diversas categorias, como: administrativas, operacionais, tributárias e trabalhistas. As receitas também podem ser divididas em serviços, vendas, operacionais e eventuais. Dessa forma, é possível saber qual área oferece maior lucro ou custos para o seu negócio.
2. Defina os itens que precisam ser inseridos
Esse tópico é de extrema importância, especialmente se mais de uma pessoa irá inserir dados na planilha. É imprescindível que cada funcionário responsável pela planilha saiba quais dados precisam ser inseridos, e em qual lugar. Se não, a planilha ficará confusa para análise.
3. Tenha uma aba de metas
No Excel, uma única planilha pode ter diversas abas. Dessa forma, crie uma aba específica para as metas de crescimento da sua empresa. Notou que o departamento administrativo está gastando muito? Crie uma meta de corte de gastos e acompanhe se o valor real está se aproximando do valor estipulado ao longo do tempo.
Mais uma vez ressaltamos que o principal objetivo da gestão financeira é definir as estratégias da empresa em relação aos seus custos, despesas e receitas, e a criação de metas para o crescimento da organização. Com uma boa planilha, é possível ter o acesso e o acompanhamento desses dados. Basta criar a sua e começar a utilizá-la.
