Controle financeiro: 5 dicas para organizar os gastos da sua empresa

Manter o controle financeiro de uma empresa não é uma tarefa simples. Mesmo aqueles que se especializaram em áreas ligadas às finanças volta e meia se veem diante de problemas de difícil solução, imagine então aqueles empreendedores que entram com a cara e a coragem em um negócio, muitas vezes sem a experiência necessária.

É por essa razão que todos devem seguir alguns conselhos básicos na hora de organizar os gastos da empresa. São dicas simples e que podem ser encontradas em qualquer manual de finanças, mas que fazem muita diferença quando colocadas em prática. Nesse artigo, listamos cinco conselhos para que os gastos da sua companhia não se tornem um grande problema.

1. Tenha um planejamento

Não resta dúvidas que uma empresa com planejamento tem mais chances de sobreviver no mercado do que aquelas que seguem o caminho de resolver os problemas à medida que eles aparecem. Quando há planejamento, fica mais fácil provisionar receitas e garantir que no dia de pagar certas despesas haverá dinheiro suficiente em caixa.

Dessa forma, o primeiro passo é ter clareza sobre a situação da sua companhia e iniciar uma projeção financeira de pelo menos dozes meses. Nessa lista devem ser incluídos os tributos, os salários, os impostos e tudo o mais que você prevê em termos de investimentos para ampliação do negócio. Somente aí você terá uma noção exata do que é possível fazer de acordo com a sua receita – ou se será preciso apertar o cinto para que o ponto de equilíbrio seja atingido.

2. Separe as contas de pessoa física e jurídica

Esse é um problema pelo qual especialmente micro e pequenas empresas passam no começo do trabalho: em companhias em que há poucos funcionários, é comum que o proprietário seja o principal responsável por todas as atividades e, na hora dos gastos, misture as contas pessoa física e pessoa jurídica para quitar as dívidas.

Trata-se de um erro bastante comum e responsável por gerar muitos problemas no controle orçamentário. Afinal, na hora de preparar o balanço, profissionais de contabilidade se veem perdidos em meio a gastos cuja comprovação não encontra justificativa. O nosso primeiro conselho, portanto, é que você separe os gastos pessoais dos empresariais. Estabeleça um pró-labore para você e evite tirar dinheiro do caixa para despesas pessoais.

3. Evite recorrer a empréstimos

Em alguns momentos, empréstimos podem ser um bom negócio, especialmente se você os encarar com um investimento de médio e longo prazo. No entanto, pegar dinheiro para cobrir furos por vendas abaixo do esperado, ou mesmo por simples desorganização da sua empresa (embora pareça o caminho mais fácil), pode contribuir para que você crie uma bola de neve nas suas finanças, difícil de sustentar por muito tempo.

Antes de considerar um empréstimo, procure avaliar o desempenho da sua companhia como um tudo. Veja se não há como aumentar as receitas ou diminuir as despesas e refaça o seu planejamento de forma a tentar encontrar um fôlego nos meses seguintes. Obter um empréstimo pode resolver o problema de imediato, mas se as coisas continuarem mal, você terá novamente o mesmo problema e, somado a ele, os juros da dívida recém-adquirida.

4. Não deixe de lado as pequenas despesas

Pode ser que aqueles R$ 10 que você gastou para comprar alguns copos novos para a cozinha não façam muita diferença no orçamento, mas nem por isso esse valor deve ser deixado de lado. Ao final do mês, a soma dessas pequenas despesas pode resultar em valores mais altos e difíceis de serem justificados no seu balanço quando não há comprovação.

Crie o hábito de anotar toda e qualquer despesa. Não deixe passar nada para que não existam furos na sua contabilidade. Para construir uma base financeira sólida na sua companhia é preciso ter controle total sobre todo o dinheiro que é movimentado dentro da empresa. Deixar de lado os pequenos itens, ainda que eles sejam irrelevantes, mostra um descompromisso com a sua contabilidade e pode gerar problemas no futuro.

5. Use softwares de gestão financeira

Ficou no passado o tempo que gestores e proprietários ficavam fazendo as contas da empresa manualmente, anotando em um caderninho todas as entradas e saídas. Hoje, softwares de gestão financeira são bastante acessíveis – muitos estão disponíveis gratuitamente – e ajudam você a focar seus esforços no trabalho e não em tarefas que podem ser automatizadas.

Além de permitir que o trabalho seja concluído em menos tempo, o uso da tecnologia diminui a incidência de erros nos processos e permite reduzir os gastos operacionais. Trata-se de um investimento que não deve ser deixado de lado, sob pena de ver a sua empresa ser facilmente ultrapassada pelos concorrentes.