Há quase três décadas a suíte de aplicativos Microsoft Office é sinônimo de ferramenta de trabalho nos escritórios. Praticamente todos os usuários têm alguma familiaridade com programas como Word, Excel e Power Point e não é por acaso que eles são considerados essenciais em qualquer empresa.
Porém, desde que a primeira versão foi lançada no início dos anos 90 muita coisa mudou. Hoje, mais do que oferecer ferramentas de produtividade, aspectos como trabalho colaborativo e segurança passaram a ser essenciais. Recorrer ao pacote Office 365 traz uma série de benefícios para a sua empresa.
Infelizmente, ainda há companhias que utilizam versões mais antigas dos softwares ou mesmo aplicações “piratas” em uma tentativa de economizar com licenças. Porém, essa “economia” se revela mais prejudicial do que benéfica, pois os trabalhadores deixam de contar com uma série de recursos que poderiam contribuir para aumentar a produtividade.
1. Armazenamento online: acesse arquivos em qualquer lugar
A assinatura do Office 365, que passará a se chamar Microsoft 365, traz como vantagem 1 TB de espaço de armazenamento online no serviço One Drive. Esse espaço é mais do que suficiente para você armazenar cerca de 1 milhão de documentos do Office ou 400 mil fotos, liberando um espaço considerável no disco rígido do computador.
A principal vantagem de armazenar arquivos na nuvem é a possibilidade de acessá-los a partir de qualquer lugar. Basta se conectar à internet e fazer login com a sua conta, seja pelo celular ou pelo PC, que todo o conteúdo estará disponível para download de forma simples e rápida.
2. Possiblidade de compartilhamento da conta
Para quem opta pela versão Home do Office 365 a principal vantagem é a possibilidade de compartilhar a sua assinatura com até cinco pessoas. Sendo assim, cada usuário terá uma conta individual, mas os benefícios oferecidos pelo pacote estão disponíveis para todos.
Em outras palavras, cada um dos usuários tem direito a 1 TB de espaço de armazenamento. Todavia, o administrador da conta pode fazer mudanças, se assim desejar. Essa é uma forma bastante econômica de equipar seus familiares com um software de primeira linha.
3. Trabalho colaborativo em tempo real
Essa é uma das principais vantagens que versões antigas ou softwares piratas não conseguem oferecer: a possibilidade de trabalho colaborativo em tempo real. A partir do compartilhamento de arquivos com outras contas, você pode escrever um texto ou editar uma planilha de forma coletiva.
Todos têm acesso em tempo real às alterações que estão sendo realizadas. Além disso, para os gestores, é possível conferir o histórico de alterações, o que torna mais simples o processo de compreender quem é o responsável por cada uma das etapas de um trabalho. Em tempos de home office e distanciamento social, esse recurso se torna fundamental.
4. Atualizações de software e segurança
Quando se trata de transacionar informações em ambientes online, a segurança dos dados é um aspecto essencial. Por esse motivo, o Office 365 se revela mais vantajoso, pois garante aos usuários disponibilidade de atualizações pelo período da vigência da assinatura, além de correções de bugs e falhas de segurança todos os meses.
Aqueles que mantém os softwares atualizados correm menos riscos de terem brechas de segurança exploradas por pessoas mal-intencionadas. Portanto, se você quer uma garantia extra de confiabilidade para os seus dados, então recorrer a essa solução da Microsoft é uma das melhores alternativas em se tratando de uma suíte de aplicativos de escritório.
5. Ferramentas de comunicação integradas
Por fim, a integração proporcionada pelo Office 365 não se limita apenas aos aplicativos tradicionais. A licença de software é também a porta de entrada para outras soluções da Microsoft para comunicação, o que inclui mensageiros e serviços de videoconferência, como o Skype e o Microsoft Teams.
Todas essas soluções estão disponíveis não apenas em versões para Windows e Mac OS, mas também em smartphones e tablets Android e iOS. Isso significa que todo esse conjunto de vantagens está acessível também via celular, o que certamente é um diferencial significativo para quem trabalha a distância ou está fazendo home office neste momento.
