A homologação de fornecedores é algo essencial em qualquer modelo de negócios, pois ajuda a decidir quais empresas serão escolhidas como parceiras para fornecer matéria prima e demais mercadorias e insumos necessários para a produção de bens ou prestação de serviços aos clientes.
Você com certeza não quer correr o risco de não receber uma encomenda e ver toda a sua linha produtiva parar, não é mesmo? Ou então não ter os materiais necessários para que os seus funcionários consigam realizar suas atividades.
Além do atraso de entregas, a má escolha de fornecedores pode acarretar diversos problemas para uma organização, podendo inclusive manchar a sua reputação no mercado. Pensando nisso, criamos este artigo para você!
Fique com a gente e descubra o que é homologação de fornecedores, qual a sua importância e como aplicá-la corretamente na sua empresa.
O que é homologação de fornecedores?
Homologação de fornecedores pode ser entendido como o processo de validar e certificar que as empresas que fornecem matérias primas e demais mercadorias ou serviços realmente cumpram com as condições que foram firmadas entre as partes.
Basicamente, são ações que tem como objetivo o cumprimento do contrato entre a empresa e os seus parceiros, a fim de que nenhuma das partes seja prejudicada. A homologação ainda busca uma maior relação de transparência entre o contratante e os seus fornecedores.
Para ser feito, é necessário definir as políticas e regras de conformidade entre a sua empresa e os fornecedores, para que haja um correto gerenciamento e análise de riscos de cada contrato firmado com essas empresas.
Como funciona a homologação de fornecedores?
O processo de homologação de fornecedores se inicia com a divisão da cadeia de suprimentos, a fim de identificar quais as áreas ou processos do negócio possuem os maiores riscos caso algum equívoco ou situação adversa aconteça.
Recomenda-se separar o processo de homologação em três passos: pré-cadastro, homologação e cadastro. O pré-cadastro é a etapa onde há os primeiros contatos com o fornecedor, enquanto na homologação é feita a avaliação dos critérios de adequação, a fim de verificar se este fornecedor está realmente apto para se tornar um parceiro de negócios da sua organização.
Por fim, o cadastro é realizado com todos os fornecedores que são escolhidos. Nesta etapa, todos os dados dessas empresas devem ser armazenados.
Quais os benefícios desse procedimento?
Primeiramente, vale destacar que a homologação pode ser feita com todos os fornecedores de um negócio, não somente com alguns específicos ou com os mais utilizados. Apesar do tempo gasto, realizar esse processo oferece diversos benefícios para qualquer organização.
Um dos principais é o fato de todos os fornecedores terem um relacionamento mais próximo e alinhado com os valores da sua empresa, garantindo que você tenha como parceiro de negócios instituições que possuam a mesma visão, aumentando as chances de um crescimento mútuo.
Além disso, a homologação mitiga as chances de haver problemas operacionais que podem vir a acontecer com fornecedores não homologados, podendo causar prejuízos e até mesmo manchar a reputação da empresa perante os seus clientes.
Quais são os documentos necessários?
A homologação se difere conforme as áreas de atuação de cada empresa. Dessa forma, é preciso buscar um conhecimento das políticas de conformidade (compliance) de cada negócio e identificar os riscos atreladas a cada uma dessas áreas.
Os documentos mais comuns na hora de efetuar uma homologação de fornecedores são:
Compliance fiscal
Documentos que comprovem a regularidade da atuação do fornecedor no país, especialmente em âmbito fiscal. Como exemplo, podemos listar:
- Contrato Social
- Cartão de CNPJ
- Inscrição Estadual e Municipal
- Alvará e Licença de Funcionamento
Compliance tributário
Também é fundamental certificar que os fornecedores possuem uma situação tributária regularizada. Em muitos casos, o contratante pode acabar tendo que arcar com os débitos de impostos de algum produtor e fabricante. Por isso, é importante solicitar documentos como:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais
- Certidão de Dívida Ativa da União
- Certidão Negativa Estadual e Municipal
- Comprovante de Pagamento de Tributos
Compliance trabalhista
Contratos com fornecedores que envolvem a terceirização de serviços ou fornecimento de mão-de-obra exigem um maior cuidado em relação à situação do contratante com esses funcionários. Por isso, é recomendável pedir documentos como:
- Certidão de Regularidade do FGTS
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- Documentos específicos dos colaboradores (como recibo de salários, por exemplo)
Compliance operacional
Esse compliance é mais específico, variando conforme o tipo de atividade que será realizada pelo fornecedor. Geralmente, os documentos exigidos são os que atestam que a empresa cumpre as normas referentes a saúde e segurança, tanto dos funcionários como dos materiais que estarão sendo entregues a sua empresa.
Compliance financeiro
Esse compliance é utilizado para saber se o fornecedor contratado está com uma boa saúde financeira. Contar com fornecedores endividados ou à beira da falência aumenta os riscos de uma paralisação no fornecimento ou com outras obrigações que a sua empresa precisa. Os principais documentos solicitados nesta área são:
Balanço Patrimonial
- Demonstrativos financeiros
- Informações de faturamento e endividamento
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