Como escanear um documento para enviar por e-mail

Não há como fugir. Uma das ferramentas mais importantes que um escritório de advocacia deve ter é uma boa impressora multifuncional. É ela que vai permitir que você realize tarefas como escanear um documento para enviar por e-mail, além é claro de imprimir toda a papelada necessária.

Porém, essa missão que para alguns pode parecer simples, ainda suscita muitas dúvidas nos profissionais. Pensando nisso, preparamos um passo a passo para você escanear documentos que vai tornar as coisas muitas mais fáceis e sempre que pintar uma dúvida você pode consultar esse texto.

Porém, é importante ressaltar uma coisa: cada impressora multifuncional possui o seu próprio tipo de software. Assim, alguns detalhes de como fazer isso em uma impressora da Epson, por exemplo, podem ser diferentes em uma impressora da HP ou da Samsung. Entretanto, em linhas gerais, o passo a passo é o mesmo e sabendo o principal você vai conseguir se virar muito bem em qualquer uma delas.

Escaneando um documento

A primeira coisa a se fazer é conferir se o software da sua impressora multifuncional foi instalado corretamente no seu PC. Para isso, vá no Menu Iniciar e procure por um aplicativo como o nome da sua impressora. Em geral, todos os modelos de multifuncional disponibilizam um CD ou um link para download do aplicativo. Se estiver tudo certo com a instalação, vamos para o passo seguinte:

Passo 1: é só colocar o documento que você pretende escanear na multifuncional. Lembre-se de que a página de texto deve ser colocada para baixo, ou seja, a parte escaneável deve estar sempre em contato com o vidro. Feche a tampa do scaner.

Passo 2: agora, há duas opções de caminhos que você pode seguir. A primeira é clicar em “escanear” em um botão disponível na impressora multifuncional, enquanto  a segunda é abrir o software e iniciar o processo por lá. Tudo vai depender da sua preferência.

Passo 3: clique no botão “Digitalizar” – ou nome similar – e aguarde o processo de digitalização.

Paint: uma alternativa

Vamos supor que você não tenha nenhum programa nativo da sua multifuncional instalado. Existe um atalho simples que pode ser usado nessas horas por meio do Paint, software de edição de imagens que vem instalado por padrão no Windows.

Passo 1: abra o Paint e localize a opção Arquivo. Depois, selecione o item De scanner ou câmera.

Passo 2: na tela seguinte, clique em Digitalizar.

Passo 3: aguarde o final do processo, dê um nome para o arquivo e salve-o na pasta desejada.

Anexando e enviando o e-mail

Agora que você já escaneou os arquivos que precisa, os itens devem estar salvos na pasta que você escolheu.

Passo 1: abra o seu cliente de e-mail – Outlook, Gmail, Yahoo ou qualquer outro – e clique na opção para escrever uma nova mensagem.

Passo 2: preencha normalmente os campos de destinatário, assunto e escreva o e-mail em si.

Passo 3: agora é só clicar no ícone de um clipe. Uma nova caixa de diálogo vai aparecer perguntando quais itens você deseja anexar à mensagem.

Passo 4: selecione os arquivos que foram escaneados e pronto. Você pode incluir quantos quiser na mesma mensagem.

Passo 5: pronto, agora é só enviar a mensagem para o seu contato e processo está finalizado.