Vivemos uma era de transição nos escritórios: ao mesmo tempo em que ainda segue sendo essencial organizar arquivos em papel, as empresas têm que aprender a como organizar documentos na era digital.
Essa pode parecer uma tarefa simples, mas não é bem assim. Adotar boas práticas na hora de armazenar arquivos digitais não só facilita a localização deles como também permite que eles durem mais tempo e se mantenham seguros, longe de ataques de pessoas mal-intencionadas.
Se você nunca parou para pensar sobre esse tema, chegou a hora de saber exatamente o que fazer. Confira algumas dicas para manter os seus documentos digitais constantemente organizados e seguros.
1. Centralize os arquivos em um só lugar
O primeiro passo é centralizar os seus arquivos em um só lugar. Se estivermos falando de conteúdos que precisam ser acessados por todos, recorrer a um serviço de armazenamento na nuvem é o melhor caminho. Eles permitem que o conteúdo seja acessado a partir de qualquer dispositivo via internet.
No caso de documentos que ficarão salvos em uma máquina apenas, a dica é criar uma pasta central na qual os itens podem ser organizados em subpastas com assuntos correspondentes. Evite deixar arquivos espalhados em várias localidades.
2. Atenção à nomenclatura dos arquivos
O nome dos arquivos e pastas deve ser claro e objetivo, tornando fácil a sua localização em uma eventual busca. Um item salvo como “documento 003” ou “comprovante 28 de abril” tem pouca serventia na hora das pesquisas. Você já terá esquecido o conteúdo e outras pessoas não entenderão a sua lógica.
Uma boa dica é estabelecer regras claras e padronizar a forma como os arquivos são nomeados na empresa. Por exemplo: “Cliente X – DIRF – Agosto2018” é uma boa maneira de nomear um documento. Ele certamente será listado de forma eficiente na busca se você pesquisar algum desses termos.
3. Faça backup das suas informações
Quando os dados estão salvos em apenas um lugar sempre há risco de que por alguma razão eles se percam. Arquivos salvos em um PC podem ser danificados se o HD ou o SSD apresentarem problemas. Já arquivos salvos na nuvem podem ser “sequestrados” se alguém mal-intencionado estiver de posse da senha.
A dica é: mantenha sempre uma cópia de backup. Se o seu armazenamento principal é online, mantenha salva uma cópia em mídia física, e vice-versa. Não deixe que as informações se acumulem sem cópia. Faça um backup a cada 15 ou 30 dias.
4. Não se perca nos prazos
Fazer backup dos seus arquivos e organizar o conteúdo das pastas é algo que precisa ser feito. Por essa razão você deve reservar um espaço periódico na sua agenda para esse tipo de tarefa. Não a deixe para “depois” e não tente encaixá-la “quando sobrar tempo”.
Se você agir dessa maneira, o backup nunca será prioridade e, provavelmente, nunca será feito. Trate-o como uma obrigação e não deixe que as coisas se acumulem. Quanto mais você demora, mais trabalhoso será o processo – e, enquanto isso, pior será o desempenho da sua máquina.
5. Digitalize documentos impressos
Muitos documentos precisam ser guardados por um prazo mínimo de 5 anos. Outros, ainda que sejam mais antigos, fazem parte da história da empresa e, por essa razão devem permanecer por tempo indeterminado em um arquivo físico igualmente organizado.
No entanto, ter cópias digitais de documentos mais recentes facilita a consulta e agiliza o trabalho. Crie o hábito de digitalizar documentos antes de arquivá-los e prefira sempre a consulta online. Certamente seu escritório ganhará em agilidade na localização de informações e no atendimento ao cliente.
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