Um novo ano está começando, e com ele, empresas e organizações devem fazer uma avaliação de sua performance durante 2021 e se organizar para os novos desafios que estarão por vir. Nesse sentido, a organização de documentos acaba sendo uma das questões que mais geram dúvidas por parte de gestores e colaboradores.
Lidar com documentos, sejam eles físicos ou digitais, são de suma importância em uma rotina empresarial. Determinados arquivos precisam ser armazenados, por questões jurídicas ou tributárias. Outros documentos ainda podem facilitar diversas ações ou situações ao decorrer do ano. Por isso, essa atividade não pode ser negligenciada ou feita de qualquer forma.
No entanto, você sabe quais documentos precisam ser guardados e por quanto tempo? Criamos este artigo que pode te auxiliar nas dúvidas que envolvem a documentação da sua empresa.
Qual a importância de guardar os documentos?
Dependendo do setor ou do modelo de negócios de uma empresa, é comum que os funcionários tenham que lidar com diversos tipos de documentos no dia a dia. Sabemos que guardá-los exige tempo e espaço, mas não fazer isso pode trazer diversos problemas para o seu negócio.
Ter à disposição todas as notas fiscais, comprovantes de pagamentos, recibos e holerites podem ser usados para comprovar que a organização está em dia com as suas questões financeiras, jurídicas e tributárias. Não ter esses documentos pode acabar se tornando um problema em algum processo trabalhista, falta de cumprimento de um fornecedor ou cliente ou até mesmo gerar multas de órgãos governamentais, como a Receita Federal, por exemplo.
Você com certeza não quer passar por algum problema no tribunal, com um auditor, fornecedor, cliente ou funcionário ao não ter como provar que você e sua empresa cumpriram com as suas obrigações, não é mesmo? Então certifique-se de guardar todos os documentos importantes.
Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Como destacado anteriormente, algumas empresas precisam lidar com centenas e até mesmo milhares de documentos todos os anos. Para evitar que montanhas de papéis se acumulem no escritório, é preciso saber quais documentos realmente devem ser armazenados, e por quanto tempo. Vamos mostrar os principais.
Documentos tributários (5 anos)
- Imposto de Renda (IR)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos
- Livros Fiscais e contábeis
Documentos referentes folha de pagamento (10 anos)
- Folha de pagamento
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
Documentos trabalhistas e previdenciários (30 anos)
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
- Guia recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP)
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Documento de afastamento (2 anos)
- Termos de rescisão de contrato de trabalho
- Pedido de demissão
- Aviso prévio
Demais documentos (5 anos)
- Contribuição previdenciária (GPS)
- Contribuição Sindical (GRCSU)
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Recibo de pagamento de salários, 13º, férias e ponto de entrada e saída
- Água, luz, telefone e internet
- Aluguel e taxa de condomínio
Como guardar os documentos?
Agora que já destacamos os principais documentos que devem ser armazenados, e por quanto tempo, você pode estar se perguntando qual a melhor forma de armazená-los. Como falado anteriormente, não é recomendável que se acumule uma montanha de papéis em uma área da sua empresa.
O ideal é que os documentos fiquem em um lugar de fácil acesso e que facilite a sua busca. Uma dica importante é tentar separar e guardar cada documento conforme as suas características. Deixe todas as notas fiscais juntas em um arquivo, separadas das contas de água e luz, por exemplo. Além disso, busque agrupar os papéis em ordem de tempo. Assim, você não irá perder tempo procurando um documento de um ano específico.
Uma boa alternativa é contar com caixas organizadoras. Elas conseguem armazenar uma grande quantidade de papel ocupando pouco espaço. Dessa forma, você pode usar uma caixa para cada tipo de documento que está guardando.
O Arquivo Morto também é útil para armazenar especialmente os documentos mais antigos ou que não são utilizados com frequência, mas que é sempre bom ter guardados. Para saber mais como lidar com o arquivo morto da sua empresa, leia esse artigo.
A tecnologia também pode te ajudar, especialmente se a sua empresa ou departamento precisa lidar com muitos documentos. Os papéis podem ser organizados eletronicamente em arquivos PDF, e armazenados em computadores, pen drives, HDs externos, servidores ou até mesmo na nuvem.
Porém, vale destacar que a empresa terá que investir em formas de backup e em um bom sistema de segurança virtual, para que nenhum documento seja perdido ou roubado.
Links: Vexpenses, Contabeis, FEComercio, Sibrax
