À medida em que muitas empresas vão se tornando digitais, há um “legado” que fica para trás que, em muitas ocasiões, se mostra bastante incômodo: o arquivo morto. O que fazer com os arquivos mortos da empresa é uma dúvida de muitos empresários, que muitas vezes não podem reduzir o tamanho das suas instalações por conta deles.
Fique tranquilo: esse problema não é uma exclusividade sua. Felizmente, há muito que pode ser feito sem que isso signifique gastar altas somas. A organização é o primeiro passo para deixar tudo de uma maneira que seja fácil de ser encontrada. Abaixo, listamos diversas dicas para que você possa fazer a sua parte:
1. Planeje-se: saiba para onde a papelada vai
A primeira coisa a se fazer é definir qual será o espaço físico que vai receber o arquivo morto. Ele é suficiente para abrigar tudo aquilo que é necessário? Se a resposta for “sim”, então defina prazos e metas de quando e como as coisas serão organizadas – e delegue a alguém a responsabilidade dessa função.
Faça um levantamento do material que será necessário, como pastas, arquivos ou estantes. Somente após as suas estimativas – de tempo, orçamento e condições físicas – é que você deve pensar em começar a organizar as coisas. Quem faz bem feito da primeira vez, faz as coisas uma só vez.
2. Organização: depósito é diferente de arquivo
Muitas pessoas pensam que o arquivo morto nada mais é do que uma sala onde todos os itens são guardados de forma aleatória, sem organização e em caixas empilhadas uma sobre as outras. Embora muitos tratem seus arquivos mortos dessa forma, não deveria ser assim.
O local de abrigo dos documentos antigos deve ser bem ventilado, bem iluminado e os itens devem estar dispostos de tal forma que a circulação de pessoas seja facilitada. Além disso, técnicas de organização e catalogação devem ser empregadas para que seja fácil localizar qualquer item, por mais antigo que ele seja.
3. Estabeleça regras e treine sua equipe
Nem todas as pessoas precisam ter acesso ao arquivo morto. É até melhor que existam setores responsáveis por lidar com essa papelada, pois a presença de quem não recebeu treinamento para lidar com esse conteúdo pode resultar em mais bagunça e desorganização.
Como já mencionamos anteriormente, é preciso estabelecer um responsável pelo arquivo morto. Essa pessoa – ou setor – é que vai determinar as regras de acesso, as pessoas que serão capacitadas a manuseá-lo e quais as formas de adicionar conteúdo ao arquivo. Lembre-se: criar padrões e deixar tudo organizado facilita a vida de todos posteriormente.
4. Crie métodos de identificação
A maneira como os documentos serão identificados é essencial para uma boa organização. Por isso, sua equipe deve criar regras claras de arquivamento e a partir disso um documento deve ser produzido, contendo todas as orientações. A ideia é que um funcionário que não tenha recebido treinamento possa ser capaz de organizar um novo documento ou encontrar antigos seguindo os mesmos métodos.
Há diversos softwares que oferecem métodos de catalogação para facilitar a sua vida, mas lembre-se que a ordenação em si deve fazer sentido para você e para os seus funcionários. Por isso, adapte soluções prontas, se necessário, até encontrar alguma que funcione para os seus propósitos. Você também pode usar rotuladores para ajudar a identificar as caixas e materiais que estão juntos dos arquivos.
5. Digitalize o que for possível
Você precisa mesmo manter todas as partes do arquivo morto fisicamente ou existem coisas que podem ser digitalizadas? Tudo aquilo que puder ser escaneado e armazenado na nuvem, certamente poupará espaço e garantirá a conservação do item por um tempo maior. Fique atento aos “prazos de validade” dos papéis, para que eles não se deteriorem.
Há diversas empresas especializadas na digitalização de documentos para fins de catálogo. Se você não tiver uma equipe dedicada para essa finalidade, vale a pena orçar o valor de investimento. No futuro, com um arquivo morto fisicamente menor, você pode até economizar com infraestrutura, locando espaços menores.
Fonte(s): Guarde Aqui, Self Stok, Riotron, MetroFit e Storage
