É bem provável que em cima da sua mesa tenha um bloquinho de post-it. Essa solução simples e criativa se tornou um item praticamente obrigatório nas mesas de trabalho para anotação de recados e lembretes.
Porém, limitar o uso dessas peças apenas a isso é deixar de explorar o potencial de uma ferramenta que pode ser essencial na organização do ambiente de trabalho. Post-its colados em um quadro, por exemplo, podem ser facilmente movidos a fim de construir matrizes, análises e gráficos. Suas reuniões podem ser mais visuais e produtivas se você souber o jeito certo de explorar todos os recursos disponíveis.
1. Elaboração de análises e matrizes
Independentemente da sua área de atuação, matrizes e quadros de análise são parte da rotina dos profissionais de gestão. Quando expressamos um planejamento ou a organização de uma lista de tarefas de maneira gráfica e visual, torna-se mais simples para que todos consigam entender a mensagem transmitida.
É o caso da Matriz de Crescimento e Matriz de Probabilidade e Impacto e modelos de Análise como SWOT (ou FOFA) e PEST. Todos eles podem ser reconstruídos com facilidade em um quadro utilizando apenas post-its. Veja um exemplo na imagem abaixo.
Imagem: Post-it.
2. Organização de quadros de trabalho
Outro recurso útil que pode se valer de post-its para organização é o quadro de trabalho. Locais em que há escala de funcionários por dia da semana ou turno podem ter um quadro organizado deixando visível para todos quando cada colaborador estará trabalhando.
A principal vantagem está na possibilidade de se fazer alterações a qualquer momento sem precisar danificar a estética do material – e nem mesmo precisar de um apagador ou de uma caneta. Basta mover um post-it de um campo para outro, organizar e reorganizar as coisas do seu jeito, e pronto.
3. Fluxo de ideias
Quando um grande projeto é apresentado, é fácil visualizar o resultado final que se espera, mas nem sempre é simples compreender cada uma das etapas pelas quais precisaremos passar. Muitas vezes, até que o macro esteja concluído, será preciso passar por dezenas ou mesmo centenas de pequenas etapas antes da conclusão.
Um texto ou mesmo uma explicação podem não ser suficientes para que todos compreendam a dimensão das tarefas, mas uma ilustração visual, construída em forma de fluxograma com post-its resolve a questão. Quando há elementos visuais de suporte a um projeto, os colaboradores têm uma noção melhor de como as coisas estão evoluindo.
4. Organogramas e fluxogramas
Mudanças de gestão nas empresas também impactam diretamente na forma como os colaboradores se relacionam com os seus superiores. Ter clareza no entendimento sobre cada uma das hierarquias de um processo pode fazer com que o trabalho flua com mais naturalidade.
Em empresas maiores, em que há múltiplos setores, é difícil ter uma noção exata da hierarquia sem o apoio de elementos visuais. Um organograma construído com posts-its, além de ser fácil de ser modificado quando necessário, auxilia todos a entenderem a quem devem se reportar em caso de dúvidas.
5. Guias de memorização
Saindo do plano coletivo e entrando no individual, outra boa aplicação de post-its está na memorização de tópicos sobre um determinado tema, seja para uma apresentação ou para a elaboração de um relatório.
Quando listamos os itens mais importantes em forma de post-it, torna-se mais simples organizar as ideias posteriormente. Dispor todas as opções em um quadro auxilia no sentido de termos uma visão do todo, dando um real dimensionamento de um problema ou solução.
Opções para todos os gostos
Como você pôde ver, opções não faltam para quem deseja usar post-its como base de organização em um ambiente de trabalho. Além das soluções apresentadas aqui, é sua criatividade que vai definir outros possíveis usos dessa ferramenta.
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