A pandemia de coronavírus acelerou uma realidade que vinha ganhando espaço nos escritórios nos últimos anos: as reuniões online. Muitas vezes, uma conversa por videoconferência pode ser o suficiente para resolver problemas, evitando deslocamentos mais demorados e onerosos.
Entre as muitas plataformas online disponíveis, uma das mais seguras e eficientes é o Microsoft Teams. Completamente integrado ao Microsoft 365 – novo nome do pacote Office 365 –, a solução é perfeita para empresas de qualquer porte, tornando o trabalho mais colaborativo e produtivo.
Microsoft Teams: como funciona?
O Microsoft Teams é o hub para trabalho em equipe integrado ao Microsoft 365. Por meio dele, todos os membros de uma equipe podem compartilhar tarefas e arquivos em aplicativos como Word, Excel e PowerPoint, além de poderem realizar videoconferências e chamadas em áudio.
Privacidade e segurança são dois pilares garantidos pela Microsoft. As conversas virtuais ocorrem em um ambiente privado e livre de interferências, resultando em conexões estáveis. O serviço está disponível tanto para PC quanto para smartphones Android e iOS. As salas virtuais podem contar com até 10 mil pessoas de forma simultânea.
Como tornar as suas reuniões online mais produtivas?
Sabemos que esse é um universo relativamente novo para muitos usuários. Se as reuniões presenciais ainda são uma incógnita para muitos executivos em termos de produtividade, como tornar os processos mais ágeis quando não estamos no mesmo ambiente que os nossos colegas? A solução está em algumas dessas dicas e no uso de ferramentas específicas do Microsoft Teams.
Leve inteligência para as reuniões
Estar preparado para uma reunião é o primeiro passo para que ela seja mais eficiente e produtiva. No Microsoft Teams, recursos de Inteligência Artificial (IA) permitem que os membros da equipe tenham acesso facilitado ao contexto e ao conteúdo das discussões. Basta recorrer à IA para obter resumos salvos e histórico de documentos que o ajudem a se situar melhor no contexto da conversa.
Audioconferência: uma solução para qualquer ocasião
Nem sempre estamos disponíveis diante do PC – e muitos aplicativos requerem o uso de uma câmera para videoconferência, o que pode ser um problema em conexões menos estáveis. A solução encontrada pelo Teams foi a audioconferência. A partir de um número de discagem global, os convidados podem participar das reuniões em áudio via telefone, sem comprometer o consumo de dados.
Use a tecnologia como ferramenta de organização
O Microsoft Teams disponibiliza soluções para antes, durante e depois das reuniões. De início você pode enviar relatórios para todos os convidados, inclusive participantes externos. As salas de reunião são iniciadas com rapidez e compartilhamento de tela e o acesso ao conteúdo colaborativo são diferenciais incríveis. Após a conclusão, compartilhe gravações e anotações e agende os próximos encontros, tudo isso em uma plataforma única.
Reduza a frequência das reuniões
O simples fato de não estarmos na presença dos nossos colegas faz com que as reuniões pareçam mais necessárias do que realmente são. Entenda: não é porque elas são acessíveis que você deve realizá-las a todo momento. Muitas vezes, é mais rápido enviar um e-mail ou debater uma ideia diretamente com uma pessoa do que convocar várias ao mesmo tempo. Não mine a produtividade da sua equipe com encontros desnecessários.
Faça testes e disponibilize equipamento de qualidade
Imprevistos podem acontecer em qualquer ocasião. Uma conexão instável, problemas na configuração do áudio e outros fatores devem ser verificados alguns minutos antes de a reunião começar. Não deixe para iniciar essa checagem após o horário marcado, pois caso contrário você tomará o tempo preciso de um número maior de pessoas. Se possível, opte por fones de ouvido e microfone de boa qualidade para que você possa ouvir e ser ouvido com clareza.
