Atravessar a cidade inteira para uma reunião que poderia ser resolvida com um simples telefonema. Certamente você já passou por situações como essa e que muito bem poderia ter sido substituídas por uma reunião à distância.
O fato é que o tempo de deslocamento e mesmo os gastos com combustíveis ou passagens são mais do suficientes para despertar um alerta nas empresas: e se a reunião fosse feita por videoconferência? Trata-se de uma forma inteligente de reduzir custos e aumentar a produtividade.
Por que fazer reuniões à distância?
A tecnologia é uma ferramenta que deve ser utilizada em qualquer empresa. Convenhamos, em nem todos os momentos é preciso estar presente fisicamente para debater um assunto. Quando a pauta está organizada, a participação via internet, em um ambiente adequado, cumpre exatamente a mesma função, com um custo muito menor.
Tome como exemplo uma empresa com filiais em outras cidades, por exemplo. Coloque na ponta do lápis os custos com combustível, passagens aéreas e de horas de trabalho perdidas no trajeto. Certamente, trata-se de um valor considerável e que muito bem poderia ser investido em videoconferências.
Salas de reunião conectadas: como elas devem ser?
Se você fez as contas e percebeu que é um bom negócio trocar as reuniões presenciais por reuniões à distância, então deve estar preparado para isso. Não basta apenas se sentar diante de um PC com câmera e abrir um programa como o Skype. Os resultados podem deixar a desejar.
É preciso pensar em uma infraestrutura que seja condizente com esse tipo de reunião. Sendo assim, sua sala de reuniões deve ser adaptada com recursos de áudio e vídeo para apresentações profissionais. Lembre-se: o conforto dos participantes é de suma importância para que eles prestem atenção no conteúdo, por mais interessante que ele seja.
Quais itens devo considerar em uma sala para videoconferências?
Comece por cadeiras confortáveis e uma mesa ampla, que caiba um bom número de participantes. Já no aspecto técnico, sua sala precisará de uma tela de pelo menos 40 polegadas na qual possam ser conectados PCs e smartphones. Opte por SmartTVs, pois elas permitem conexão Wi-Fi.
Muitos participantes precisarão conectar os seus próprios notebooks à tela para fazer apresentações. Tenha à mão, portanto, cabos HDMI e DVI bem como adaptadores para que não haja nenhum problema de incompatibilidade. Em última instância, um pen drive salvador deve estar a postos para cópia do conteúdo.
Outros dois elementos serão fundamentais para reuniões produtivas via videoconferência: uma boa sonorização e uma câmera de qualidade. Imagens em baixa resolução ou som abafado são dois fatores que desestimulam os participantes a prestarem atenção no que veem.
Por fim, considere serviços online específicos para videoconferências. O Hangouts, o Webex, o GoToMeeting e o Skype estão entre os mais conhecidos e utilizados pela maioria das empresas brasileiras.
Um bom projeto faz toda a diferença
Não é difícil e nem muito caro montar uma infraestrutura como essa em cada uma das suas filiais. O valor economizado em passagens aéreas durante um mês, por exemplo, é mais do que suficiente para justificar o planejamento e o investimento da sua empresa nesse tipo de estrutura.
Embora seja possível montar tudo isso por conta própria, nós recomendamos que você considere um projeto profissional para montagem de uma sala de videoconferência. Nesse caso, fatores como a acústica e a iluminação do local serão levados em consideração e o resultado pode ser ainda melhor do que você imagina.
Reuniões semanais, treinamentos, conversas com clientes e o que mais for necessário continuarão a fazer parte da sua rotina, mas a um custo muito mais baixo. E o melhor de tudo: o tempo ganho evitando deslocamentos pode ser dedicado a um melhor planejamento, ao preparo das reuniões e no atendimento ao cliente.
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Muitos dos equipamentos que você precisa para montar um sala de videoconferência estão disponíveis na Contabilista. Consulte-nos e veja de que maneira podemos contribuir para a montagem da infraestrutura que você precisa para o seu negócio.
Fonte(s): Join Me, Ecorporative, Medium, Trello e Leucotron
