Ficou no passado o tempo em que um ambiente com uma grande mesa e algumas cadeiras era suficiente para ser chamado de sala de reunião. Nas empresas atuais, é preciso oferecer uma infraestrutura que vá além disso.
Pensar em como montar uma sala de reunião deixou de ser um problema meramente arquitetônico ou de design para se tornar também uma missão tecnológica: afinal, quais itens devem ser disponibilizados no ambiente para que tanto os visitantes quanto os trabalhadores se sintam à vontade?
Nesse artigo, falaremos sobre a estrutura de uma sala de reunião ideal. Será que você já tem todos os itens necessários para transformá-la também em um espaço para videoconferências?
A sala de reunião conectada
Vamos partir do princípio que uma grande mesa e cadeiras confortáveis são itens essenciais para a montagem de um sala da reunião. Se os seus colegas de trabalho precisarem assistir a uma palestra ou ter aulas em um curso, é necessário que eles se sintam confortáveis para ficar ali por algumas horas. Portanto, procure móveis que garantam esse pré-requisito.
A partir disso torna-se necessário pensar na parte tecnológica. Muitas reuniões hoje acontecem via videoconferência, seja por meio de serviços mais comuns, como o Skype ou WhatsApp, seja por meio de ferramentas específicas com link dedicado para transmissão de dados.
Assim, o primeiro passo é garantir que a sala de reuniões tenha acesso a internet. Esse acesso pode ser feito via Wi-Fi, mas de preferência é recomendável ter disponível no ambiente a opção de conexão via cabo. Pelo menos um ou dois cabos capazes de alcançar a sala inteira podem garantir maior estabilidade ao sinal em caso de locais em que a conexão é fraca.
Um espaço preparado para apresentações
As apresentações realizadas hoje em dia não são simplesmente orais. Muitos visitantes chegam munidos com seus próprios notebooks e precisam conectá-lo a uma tela na qual possam exibir seus slides e vídeos. Isso requer uma infraestrutura diferenciada para o seu espaço de reuniões.
Comece por PC para transmissão de arquivos. Em vez de recorrer a um computador novo a cada vez que precisar usar a sala de reuniões, deixe uma máquina permanente no espaço. Ela deverá estar conectada a uma TV, de preferência de pelo menos 40 polegadas.
Note que para essa conexão será preciso adquirir ainda cabos especiais. Cabos HDMI e cabos DVI são os mais comuns. Certifique que a TV escolhida tenha compatibilidade com entradas HDMI e USB. Outra dica: tenha sempre cabos e adaptadores sobressalentes à disposição.
É muito comum que visitantes percebam, na última hora, que esqueceram um determinado cabo em casa ou que o adaptador que costumam utilizar não funciona. Assim, tenha em uma gaveta esses itens de emergência, além de um pendrive, para que problemas de conexão possam ser solucionados com facilidade.
Sonorização: uma ilustre esquecida
Os itens citados acima são relativamente comuns de serem vistos em salas de reunião. Porém, quantas salas você já visitou que não se preocupavam devidamente como elementos de sonorização ou com câmeras de vídeo? Estar atento a esses últimos detalhes é fundamental.
Dependendo do tamanho da sala, o uso de microfones é recomendado para que todos os presentes possam ouvir o que o palestrante tem a dizer. O som dito pelo palestrante é amplificado por meio de alto-falantes e amplificadores. Tudo deve estar devidamente configurado e conectado e a potência sonora deles deve ser suficiente para cobrir o ambiente em questão, ainda que com eventuais ruídos.
Por fim, não se esqueça ainda que as videoconferências requerem câmeras de melhor qualidade. Contar apenas com a câmera simples embutida em um notebook não é uma boa ideia, especialmente se você pretende fazer uma transmissão de conteúdo na qual várias pessoas estejam em cena.
Um bom smartphone, com câmera de qualidade, pode dar conta do recado. Entretanto, recorrer a câmeras profissionais de transmissão, com recursos de zoom e qualidade de imagem acima da média, certamente é a melhor maneira de garantir que a sua empresa passará uma imagem de credibilidade para o público externo.
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