Quem é mais produtivo? Aquele que trabalha 10 horas por dia ou quem consegue dar conta de um grande volume de tarefas em apenas 7 horas? A quantidade de trabalho nem sempre significa qualidade e melhorar a produtividade não significa trabalhar mais.
Conhecer técnicas e metodologias que permitam a você realizar um número maior de tarefa em menos tempo pode ser a solução para uma vida mais tranquila e equilibrada. Se você fizer uma simples pesquisa no Google, encontrará centenas de dicas e truques mostrando como se tornar mais produtivo.
Porém, são poucas as técnicas estruturadas, ou seja, testadas e colocadas em prática com sucesso por um grande número de pessoas. Entre essas metodologias está a GTD®, criada no início dos anos 2000 pelo norte-americano David Allen. Vamos conhecer um pouco mais sobre essa técnica?
O que é o método GTD®?
O Método GTD®, também conhecido como Get Things Done, foi criado pelo consultor e instrutor de produtividade David Allen. Depois de estudar diversas técnicas de produtividade por mais de 30 anos, em 2001 ele lançou o livro “A Arte de Fazer Acontecer: estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”.
Na obra, o autor estruturou uma metodologia que acabou se tornando referência no mundo corporativo. Ela consiste não apenas em listar as tarefas do dia a dia, mas sim em uma forma de otimizar as horas disponíveis. Em outras palavras, não se trata de ter mais tempo para trabalhar, mas sim de trabalhar melhor em menos tempo, e obtendo resultados mais expressivos.
A filosofia por trás do método GTD® presume uma vida mais equilibrada, com tempo para as atividades de lazer e para o trabalho, sem que isso signifique produzir menos ou viver sob constante estresse.
Quais são as etapas do método GTD?
Em linhas gerais, a metodologia GTD® prevê que devemos passar por cinco etapas antes de organizar nossa rotina de acordo com a técnica. São elas: captura, esclarecimento, organização, reflexão e engajamento.
- Captura: o primeiro passo é aprender a não confiar apenas na memória. Colocar as informações no papel ou em um arquivo virtual evita contratempos com esquecimentos e serve como uma forma de “liberar espaço” no cérebro para que possamos guardar outras informações.
- Esclarecimento: em um segundo momento temos que entender o que é preciso fazer com cada uma das informações que coletamos. Algumas requerem ações imediatas, enquanto outras podem ser repassadas para outras pessoas. Aprender a tomar essas decisões é parte essencial do sucesso do método.
- Organização: para as tarefas nas quais ações são necessárias, determine quando e como elas serão feitas. Estabeleça prioridades entre elas e atribua ainda um prazo final para conclusão. O grau de importância de uma tarefa varia de acordo com o contexto, portanto não “copie” simplesmente as prioridades de outras pessoas.
- Reflexão: essa é considerada uma etapa de reavaliação de processos. A forma escolhida para execução foi satisfatória ou há algo que pode ser melhorado? Os prazos estão adequados? Minimize distrações e elimine do processo tudo aquilo que impacta negativamente no resultado.
- Engajamento: o segredo do sucesso das pessoas produtivas é o foco na hora da execução. Livre de distrações, é possível executar certas tarefas na metade do tempo. Trabalhe de forma incansável para reconhecer quais são os elementos de distrações e busque meios de eliminá-los.
Gostou da proposta do método GTD®? Então comece hoje mesmo
A simplicidade de execução é um dos principais atrativos do método GTD®. Uma vez que você esteja familiarizado com cada uma das etapas do processo, basta ter papel e caneta nas mãos para começar. Não é preciso recorrer a aplicativos ou softwares complexos para obter êxito com esses princípios.
Porém, itens comuns do dia a dia como uma boa agenda, um planner ou post-its para pequenos lembretes são suportes importantes para você utilizar como base da organização da rotina.
A partir das premissas do método, adapte a técnica para a sua realidade. Os resultados não surgirão da noite para o dia, mas em cerca de duas semanas será possível notar alguns progressos na sua lista de tarefas – e, consequentemente, na sua qualidade de vida.
Que tal aproveitar o final do ano para colocar em prática essa ideia?
