Os trabalhadores da sua empresa podem estar produzindo abaixo do esperado e pode ser que a culpa não seja deles. Elementos de distração no ambiente de trabalho podem comprometer a produtividade de uma companhia se não forem identificado e evitados.
Muitos gestores não se dão conta de que um móvel inadequado, uma sala sem as condições ideais ou um arquivo desorganizado são fatores que contribuem para que os colaboradores percam mais tempo para realizar as tarefas. E mais: em alguns casos, esse pode ser um fator desmotivante, que influencia no humor dos funcionários.
Neste artigo, identificamos alguns fatores que costumam ser elementos de distração nas empresas e apresentamos dicas de como resolvê-los.
1. Mobiliário antiquado e ineficiente
A NR-17 estabelece algumas características essenciais para o mobiliário corporativo que visam preservar a integridade física dos trabalhadores. No entanto, atenção às normas técnicas não é tudo. Um mobiliário mais antigo e que não receba renovação há um bom tempo é um dos fatores que podem contribuir para desmotivar os colaboradores.
Quando eles se sentem desconfortáveis tendem a prestar menos atenção ao trabalho, o que aumenta o número de erros e reduz a produtividade. A solução é buscar sempre móveis de qualidade, especialmente mesas e cadeiras. Elas devem ser ajustáveis e se adaptar aos mais diferentes biotipos.
2. Falta de organização
Funcionalidade é palavra de ordem no ambiente empresarial. Quando os colaboradores não conseguem encontrar o que precisam em armários, prateleiras ou arquivos perdem um tempo precioso. É claro que é preciso contar com a colaboração de todos para manter tudo em ordem, mas eles precisam ter à disposição a infraestrutura necessária para ordenação dos itens.
Organizar o almoxarifado do escritório e os demais ambientes é fundamental para ser mais eficientes. Metodologias como a 5S podem ser empregadas para facilitar esse processo. Os arquivos mortos e a papelada precisam de armários e estantes que permitam a identificação rápida e a conservação do conteúdo.
3. Excesso de ruído
Alguns escritórios estão localizados em áreas de grande movimento e, em razão disso, o barulho do trânsito pode influenciar na produtividade. Internamente, espaços com grandes vãos podem ser interessantes em termos de integração, mas ao mesmo tempo são prejudiciais para trabalhadores que preferem um pouco mais de privacidade.
Certifique-se de que todos os colaboradores tenham acesso a fones de ouvido de boa qualidade. Eles não são apenas um acessório importante para ouvir músicas ou participar de reuniões online. Quando os modelos possuem bom isolamento acústico eles podem servir também para atenuar o barulho e aumentar a concentração.
4. Excesso de reuniões e relatórios
Reuniões e relatórios são um mal necessário do mundo corporativo. Porém, quando ambos passam dos limites, o resultado impacta diretamente na produtividade dos colaboradores. Por exemplo, em se tratando de reuniões, certifique-se de que todos os participantes são mesmo necessários, paute-os antes de começar e defina um horário de início e término. Se for possível resolver o assunto com um e-mail, não pense duas vezes.
Regra similar se aplica aos relatórios. Eles não devem ser eliminados por completo, pois são necessários para a tomada de decisões e para o acompanhamento de processos. Entretanto, eles não devem consumir mais do que alguns minutos no preenchimento e sempre que possível devem ser automatizados.
5. Ambiente inadequado
Por fim, um ambiente inadequado também pode minar a produtividade de trabalhadores que precisam de maior concentração. É uma tendência hoje em muitos escritórios seguir um modelo adotado por empresas de tecnologia dos Estados Unidos. Ambientes mais descontraídos, com vídeo games, petiscos e salas de descanso estão em alta.
Entretanto, é preciso que os colaboradores sejam conscientizados para tirar o máximo de proveito do local. É muito fácil ver alguns bons funcionários “se perderem” diante de filmes e seriados na TV ou de conversas que duram mais do que o necessário na pausa para o café. Conscientize todos para que os benefícios não comprometam a produtividade do negócio.
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O melhor ambiente de trabalho é aquele no qual os seus colaboradores se sentem bem. Não se trata de luxo ou de móveis de escritório luxuosos, mas sim de condições adequadas para que eles possam desenvolver um bom trabalho. Você já parou para pensar se a infraestrutura que você oferece é a mais adequada?
