Independentemente do tamanho da sua empresa, um plano de telefonia está entre os itens essenciais para o seu negócio. Porém, assim como há muitas opções de operadoras, há também os mais diversos tipos de planos — e nem sempre pacotes repletos de benefícios podem ser considerados um bom negócio.
Um bom plano de telefonia empresarial é aquele que é feito sob medida para atender as suas necessidades. Porém, nem sempre essa é a primeira opção que as operadoras oferecem. O primeiro passo é analisar o seu próprio plano contratado: será que você utiliza todos os recursos que ele oferece?
Confira algumas dicas para fazer a melhor escolha, reduzir custos e não deixar de ter acesso a todos os recursos necessários para o bom desempenho do seu negócio.
Comece pelo básico: faça um diagnóstico de uso
O primeiro passo é entender quais são as necessidades da sua empresa em relação a um plano de telefonia. Vamos partir do princípio que uma conexão de internet banda larga é essencial. Depois, analise os minutos de franquia disponíveis. Por exemplo: mil minutos são suficientes para a sua empresa ou não?
Se você utilizar outros recursos de comunicação, como mensageiros e serviços de VoIP poderá reduzir de forma significativa o custo das ligações interurbanas e internacionais. Avalie ainda demais serviços “ocultos” no pacote. Você precisa mesmo de uma TV por assinatura no escritório? Talvez seja possível compor um pacote mais atrativo e econômico.
Compare os planos de telefonia
Se você está em uma grande capital, então é provável que existam pelo menos duas ou três operadoras de telefonia oferecendo serviços similares. Você deve consultar todas elas antes de decidir pela contratação de um serviço.
Verifique os benefícios e as exigências de cada plano empresarial e, antes de decidir por qualquer um deles, entre em contato com a operadora e negocie melhores condições. Você verá que grande parte das operadoras está disposta a compor pacotes que atendam melhor as necessidades de cada usuário. Não pague por serviços que não vá utilizar, peça desconto por retirá-los do seu pacote.
Crie regras para uso dos sistemas de telefonia
O plano telefônico não pode ser um empecilho para que os seus colaboradores entrem em contato com clientes e fornecedores. Porém, isso não significa que a franquia possa ser utilizada de forma indiscriminada.
Ter SIM cards de operadoras diferentes para ligar para celular ou usar recursos com o WhatsApp ou Skype, quando possível, podem fazer com que sua companhia economize muito no final do mês. Tenha ferramentas de controle de uso por colaborador. Centrais telefônicas com acesso mediante senha dão ao gestor uma visão mais assertiva sobre as reais necessidades de cada setor.
Dê adeus aos “penduricalhos” das contas de telefone
Já mencionamos esse item, mas vale a pena reforçá-lo, pois ele representa um dos maiores custos desnecessários pagos pelas empresas. Acesso a serviços de streaming, TV por assinatura, backups da nuvem, clubes de desconto e outros tipos de assinatura são interessantes para pessoas físicas, mas pouco úteis para empresas.
Ainda que você tenha a sensação de que não está pagando por isso, já que o preço da mensalidade sem esses itens supostamente seria o mesmo, na prática você está perdendo a oportunidade de negociar um valor mais baixo se abrisse mão dessas comodidades que ficarão sem uso. Só pague por serviços adicionais se eles realmente forem necessários.
Atenção aos planos de telefonia celular
Se além da telefonia fixa a sua empresa também cede smartphones para outros colaboradores, tente unir as duas necessidades em um único pacote. Trabalhar com uma única empresa nesse caso pode representar melhores oportunidades para requerer mais desconto — o que pode reduzir a conta a ser paga no final do mês.
No caso da telefonia celular, verifique ainda se há descontos específicos para aquisição de aparelhos ou para troca periódica. Talvez o valor mensal possa ser um pouco mais alto, mas em médio e longo prazo ele pode representar uma economia em relação aos investimentos da empresa.
Lembre-se: nem sempre o que é mais barato ou que oferece mais benefícios é a melhor opção.
