A pandemia de Covid-19 alterou a rotina de trabalho de diversas pessoas. Muitas empresas buscaram alternativas para contribuir com o isolamento social, e adotaram o home office como um novo regime de trabalho. Essa adaptação trouxe um novo desafio para diretores e gestores: como minimizar o impacto da nova rotina nos processos internos?
Para começar, é necessário que cada colaborador tenha uma estrutura básica para que seja possível realizar suas atribuições à distância, com conforto e qualidade. Por isso, é imprescindível que a sua empresa esteja apta a fornecer um kit home office para os funcionários, com os itens e softwares adequados.
Listamos a seguir os itens essenciais para que o trabalho em home office possa ser exercido com qualidade e efetividade.
Adequando o Kit Home Office conforme o necessário
Antes de sair comprando todo o material da lista, analise e entenda qual é a necessidade de cada colaborador. Os itens ideais para o kit home office são aqueles que permitem que os colaboradores exerçam as suas atividades da mesma maneira que no trabalho presencial. Um designer e um administrador, por exemplo, possuem trabalhos e atribuições completamente diferentes, e por isso, os equipamentos e softwares necessários precisam ser adequados às funções de cada um.
Realizar essa avaliação antes de adquirir os equipamentos ajuda a suprir as necessidades do funcionário com mais assertividade e ao mesmo tempo, sua empresa economiza ao evitar a compra de itens supérfluos e desnecessários.
1. Iniciando pelo núcleo: O computador
Nos tempos atuais, é difícil até de imaginar como trabalhar em Home Office sem um computador. É ele quem nos mantém conectados, proporcionando a realização de tarefas, transferência de arquivos e participação de reuniões.
É importante que o profissional da área de Tecnologia da Informação (T.I.) da sua empresa esteja envolvido no processo de escolha neste tópico. Ele saberá indicar qual o computador específico que irá suprir as necessidades do funcionário, evitando problemas como falta de memória e vídeo para executar aplicativos, espaço para armazenamento de arquivos, entre outros. A Contabilista conta com diversos modelos de computadores adequados para inúmeras funções.
Também será o profissional de T.I. da empresa quem irá configurar a Virtual Private Network (VPN) no computador. A VPN é uma rede virtual privada da empresa, na qual tem a função de evitar que arquivos sigilosos da companhia se espalhem pela internet durante a transferência entre dispositivos.
2. Periféricos: Complementos para o computador
Mouse, teclado, mouse pad, headset, webcam, tudo isso entra na lista de periféricos. Para o pessoal que participa de várias reuniões com clientes, é importante garantir uma webcam e um microfone de qualidade, evitando ruídos e transmitindo uma imagem de alta qualidade.
Para designers, publicitários e outras profissões que trabalham com atividades gráficas, talvez seja necessário uma mesa digitalizadora. Neste caso, uma conversa com o profissional é suficiente para saber se este equipamento será útil ou não.
3. Mobiliário
Investir em conforto também faz parte do pacote. Uma boa mesa e uma cadeira adequada proporcionam ergonomia, conforto e qualidade de vida no trabalho. Com o mobiliário adequado para o home office, o profissional evitará o cansaço repentino e até mesmo lesões por postura incorreta durante longos períodos de tempo.
4. Itens de papelaria
Assim como estes itens são disponibilizados no trabalho presencial, é importante que eles também estejam no Kit Home Office. É possível encontrar canetas, lápis, grampeadores, post-its e outros suprimentos de escritório na Contabilista. Esses pequenos itens corriqueiros podem (e fazem) muita falta no home office!
5. Software de Videoconferências
Para garantir que todas as reuniões sejam realizadas com qualidade, além do equipamento adequado, é importante que a equipe tenha acesso a plataformas de videoconferências de forma simples e rápida.
Há versões gratuitas que suprem o básico, assim como versões premium que trazem mais funcionalidades, acesso a mais reuniões por um maior período de tempo e a possibilidade de um maior número de integrantes. Conheça aqui 5 serviços e apps para fazer videoconferências online.
6. Impressão e digitalização de documentos
Dependendo da profissão exercida, é possível que o colaborador trabalhe com alguns documentos físicos. Neste caso, lembre-se de avaliar qual é a necessidade do funcionário. Se ele somente digitaliza documentos, opte por um scanner. Por outro lado, se além de digitalizar os documentos, ele precisa imprimir, prefira investir em uma impressora multifuncional.
.....
Colocando o Home Office em prática
Agora que você passou por todo o check list, convidamos você a acessar o site da Contabilista em Casa, que traz várias dicas sobre como tornar o trabalho em Home office mais produtivo!
