Um escritório organizado é o primeiro passo para uma empresa produtiva. Independentemente da sua área de atuação, manter alguns itens de organização do escritório sempre à mão é a garantia de que você dependerá apenas dos seus esforços para melhorar o desempenho.
Não há nada melhor do que ter um lugar adequado para guardar documentos ou mesmo um quadro fixado em local visível para que se possa ter uma visão holística.
O melhor de tudo é que organizar uma empresa não é uma tarefa difícil. Basta conhecer os itens certos de papelaria e material de escritório para deixar tudo nos conformes e garantir que a bagunça passará longe da sua rotina. Neste artigo, listamos alguns itens que não podem faltar na sua sala.
1. Agenda ou planner
Por mais que o mundo tenha se tornado digital e os smartphones carreguem recursos eficientes de agenda, ter uma versão física para fazer as suas anotações continua sendo essencial. Além de poder anotar seus compromissos e detalhes da rotina diária, você pode ainda tomar notas rápidas, sem depender de conexão com a internet. Existe uma grande variedade de modelos de agenda à sua escolha.
O mesmo se aplica aos planners. Eles funcionam como uma espécie de agenda de mesa, indicando quais são os compromissos de um determinado período. A grande vantagem é a possibilidade de se ter uma visão do todo. O item pode ser usado individualmente ou mesmo de forma coletiva para todo um setor.
2. Post-its
Sabe aqueles recados que você anota em bilhetinhos e nunca mais se lembra onde os deixou? Quando as anotações são feitas em um post-it, as chances de que você as perca diminuem consideravelmente. Além disso, por ser um lembrete mais utilitário, costumamos valorizar mais o que anotamos neles.
Existem post-its de cores variadas e você pode estabelecer um código para eles. Por exemplo, nos vermelhos, anote tarefas urgentes; nos azuis, recados; nos amarelos, lembretes de senhas, telefones e logins. Use a criatividade e não deixe seus compromissos passarem despercebidos apenas por mero esquecimento.
3. Organizadores de mesa
Embora as recomendações de produtividade indiquem que o mínimo de itens possíveis devem ficar sobre a mesa, na prática sabemos que é praticamente impossível fugir da necessidade de se deixar várias coisas espalhadas por ali. É por essa razão que existem os organizadores de mesa.
Há versões de diversas formas. Os organizadores de papel são perfeitos para quem trabalha com documentos e contratos e permitem deixar todo o trabalho separado por cliente ou finalidade. Já os organizadores de material evitam que canetas, lápis e clipes fiquem espalhados sobre a mesa. Por fim, há ainda os organizadores de gavetas, que dividem em compartimentos o espaço em que você guarda suas coisas, diminuindo a bagunça.
4. Quadro de planejamento
Assim como os planners cumprem bem o papel de organização individual, os quadros de planejamento são a melhor alternativa para manter informados todos os membros de uma equipe. Nessa categoria, encontramos também quadros de várias maneiras.
Os mais comuns são os quadros brancos, sendo que alguns deles são magnéticos – o que permite a colocação de ímãs. Há ainda os quadros de feltro, ideais para fixação de avisos com alfinetes. Por fim, temos ainda os quadros pedagógicos, que funcionam como uma espécie de cavalete para fixação de folhas.
5. Caixas organizadoras
Fechando a nossa lista, não poderíamos deixar de mencionar as caixas organizadoras. Elas são um verdadeiro coringa na organização de qualquer estabelecimento comercial. Disponíveis em vários tamanhos, formatos e cores, elas podem ser acondicionadas em prateleiras ou dentro de armários.
Além de separarem os itens em si, elas também ajudam a manter documentos e outros itens conservados, longe da umidade e da poeira. O melhor de tudo é que quanto mais caixas você tiver, mais organizado o seu escritório estará. Basta colocar etiquetas em cada uma delas e o problema está resolvido.
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