5S: como organizar seu ambiente de trabalho

Em um post anterior, já falamos no blog sobre o que é a metodologia 5S no escritório. Agora, vamos falar sobre como organizar o ambiente de trabalho usando o método 5S. A técnica surgida no Japão conta hoje com milhares de adeptos em todo o mundo.

As cinco letras “S” correspondem a cinco palavras em japonês: Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke. Traduzindo para o português, temos algo como “Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter”. Conceitualmente, a metodologia preconiza que o local de trabalho, a sua residência e até mesmo a sua vida deve ser organizada, asseada e produtiva.

Para isso, não há um manual, mas sim conselhos que são dados a todos que queiram tirar o máximo de proveito desse conceito.

1. Descarte aquilo que não for necessário

Quantas coisas você têm acumuladas na sua mesa ou na sua sala que já não são utilizadas há muito tempo? O primeiro passo para criar um ambiente de trabalho mais limpo e organizado é colocar um fim aos itens que não terão mais serventia. Eletrônicos quebrados, por exemplo, precisam ser consertados ou devem ser doados.

A proposta de descartar aquilo que não tem mais serventia começa pelos itens físicos, mas pode se estender também para o mundo virtual. Por exemplo, será que a Área de Trabalho do seu desktop não tem mais ícones do que deveria? Para que uma boa organização possa ser feita, a sua primeira tarefa é, portanto, se livrar de tudo aquilo que está apenas ocupando espaço.

2. Depois da tempestade, a bonança: hora de organizar tudo

Agora que o seu ambiente de trabalho está livre de tudo aquilo que você não precisa, sobraram apenas os itens que serão necessários para o seu dia a dia de trabalho. É hora de organizar cada coisa em seu devido lugar, criando um senso de ordem. Se tirou algo do lugar, coloque-o de volta depois de usar.

Esses conceitos podem começar a ser aplicados em sua mesa ou em sua sala e depois podem ser estendidos para o restante da empresa. O importante é que ao olhar para um item você seja capaz de responder a duas perguntas: ele tem serventia para o meu trabalho? Se a resposta for “sim”, parta para a segunda questão: qual é o lugar certo para guardá-lo?

3. Após a organização vem a manutenção

Bom, agora que tudo está organizado na sua mesa, é hora de pensar em como manter o ambiente sempre assim. A limpeza é um dos pilares essenciais do método 5S e é justamente por isso que você deve adotar esse novo hábito para a sua rotina. Um cesto de lixo próximo à sua mesa ajuda a evitar que papeis descartáveis se acumulem sobre a mesa.

E não é só isso. Evite deixar que os seus móveis acumulem poeira e se não há um responsável pela limpeza do seu ambiente de trabalho, pelo menos uma vez por semana tome essa tarefa para si. Separe 30 minutos do seu dia para deixar tudo reorganizado e limpo. Se você reduzir aumentar a frequência de limpeza certamente terá menos trabalho em cada uma das vezes.

4. Criando um modelo de organização

Se você seguiu à risca as dicas dos três primeiros itens, é bem provável que o seu asseio seja notado por diversas pessoas. Além disso, a ideia por trás da metodologia 5S é a de que um ambiente de trabalho organizado possa torná-lo também mais produtivo. Se as coisas derem certo, como provavelmente darão, seu modelo poderá ser replicado no restante da empresa.

Como fazer isso? Simples, será preciso criar uma espécie de guideline mostrando aos demais como eles devem fazer para atingir um bom nível de organização e limpeza. Crie manuais e incentive os demais colaboradores a fazerem o mesmo, inclusive a cuidarem da limpeza do espaço individual com a mesma frequência.

5. Mantendo a limpeza: esse método vai longe

Aos poucos o ambiente como um todo vai se tornando mais agradável. Porém, aqui esbarramos em um problema recorrente. Muitas pessoas começam novos projetos, adotam ideias diferentes, mas depois de um certo tempo acabam deixando-as de lado. Seja por preguiça, comodismo ou qualquer outro fator, a novidade vira “rotina” e boas ideias são deixadas de lado.

O último “S” do método é o da manutenção. Em outras palavras, você precisa seguir em frente mantendo tudo aquilo que está dando certo. Para isso é preciso ter um cronograma claro e definido sobre como e quando tarefas como essa serão feitas. Não pule semanas e não deixe as coisas se acumularem.

Fonte(s): Endeavor e Grupo Alliance