Será que a sua empresa precisa mesmo de uma ampla estrutura física, com altos custos para serem pagos todos os meses? Talvez a resposta seja “não” e saber o que é um escritório virtual pode representar uma bela economia no final do mês.
Nós costumamos associar o termo "virtual" a algo que não existe fisicamente. Uma loja virtual, por exemplo, é uma loja que opera via internet, mas a partir de algum ponto físico. Ou seja, ela apenas não recebe os clientes como uma loja comum, mas seus funcionários trabalham a partir de algum endereço físico.
A ideia por trás de um escritório virtual é basicamente a mesma. Nesse caso, também não há visita de clientes – e não necessariamente precisam existir funcionários no local. Contudo, alguns serviços essenciais que muitas empresas podem precisar são atendidos da mesma forma.
O que é um escritório virtual?
Podemos explicar um escritório virtual como uma base física para a sua empresa fazer as operações dos mais variados tipos. Há muitas empresas virtuais, por exemplo, cujos profissionais trabalham em casa, como Home Office. No entanto, nem todos querem divulgar o seu endereço pessoal para clientes ou mesmo para o recebimento de correspondências.
Um escritório virtual faz esse trabalho. Você não precisa alugar um imóvel e contratar funcionários apenas para atender telefonemas ou receber correspondências. Há empresas que fazem esse serviço e em uma única base atendem a várias companhias. A vantagem é que você paga apenas pelos serviços que utiliza – e ainda divide os custos com outras empresas como a sua.
Compartilhar espaços: a mais nova tendência
Existem duas grafias possíveis da palavra "coworking". Se usarmos o termo em inglês, o correto é "co-working", com hífen. Porém, trazendo a palavra para o nosso idioma e adotando as regras gramaticais vigentes desde o Acordo Ortográfico de 2009, a grafia aportuguesada seria "coworking", como vemos na maioria dos lugares.
Como o próprio nome indica, coworking significa "trabalho compartilhado", em tradução direta. E essa é justamente a ideia: compartilhar o espaço de um escritório bem como os seus recursos – WiFi, água, luz, telefone – de forma que os custos sejam menores para todos os envolvidos. Um espaço como esse pode reunir desde profissionais liberais a até mesmo empresas com vários funcionários.
Coworkings viraram sinônimos de escritórios virtuais
Bastante populares hoje nas grandes cidades brasileiras, os coworkings se tornaram uma espécie de escritório virtual para muitas empresas e profissionais liberais. Não há mais a necessidade de alugar um escritório maior, apenas para manter uma sala de reuniões que será usada esporadicamente para receber clientes.
Vale mais a pena contratar os serviços de um coworking e pagar por isso apenas quando for necessário. Se você tiver menos do que cinco reuniões ao longo do mês, é quase certo que o valor que você pagará pelas horas de uso será menor do que a diferença do aluguel de uma sala maior.
Existe ainda o fato de que mais coisas podem ser divididas. Suponha que a sua empresa tenha apenas dois funcionários e ambos utilizem apenas uma mesa com computador. Alugar uma sala inteira para eles pode sair mais caro do que dividir o mesmo espaço com dois profissionais de outras empresas.
Outra vantagem é a possibilidade de ganhar em produtividade. Quando você aluga uma sala em um coworking, parte da infraestrutura básica é fornecida, como internet, impressoras, telefone fixo, alimentação e limpeza. Isso dá mais tempo a você para manter o foco no que realmente importa, deixando as tarefas secundárias para a empresa responsável pela administração do local.
Contudo, seja num Home Office ou num coworking, você precisará de muita organização e de suprimentos de qualidade para que o trabalho renda de uma maneira eficiente e crescente. Conte com a Contabilista!
