Você sabia que todos os dias pode estar jogando no lixo informações valiosas da sua empresa e que podem ser usadas contra você de alguma forma? Muitas pessoas não se dão conta do porque é importante ter uma fragmentadora de papel no escritório e, muitas vezes, colocam no cesto de lixo dados confidenciais que mesmo isoladamente podem ser suficientes nas mãos de pessoas mal-intencionadas.
Garantir proteção às suas informações significa não apenas investir na segurança das redes ou nas formas de acesso a dados confidenciais. É preciso monitorar o tipo de lixo que a sua companhia produz e, principalmente, como é feito o descarte desse material. É nesse contexto que entram em cena as fragmentadoras de papel.
Fragmentar documentos: precisa mesmo tudo isso?
Sim, precisa. Quando falamos em segurança de dados, normalmente nos referimos apenas às proteções digitais que são colocadas sobre os mais variados tipos de arquivo. Pense da seguinte forma: se uma pessoa entrasse na sua empresa hoje e pudesse ter acesso aos seus documentos, lendo-os com tranquilidade, isso seria bom ou ruim?
Certamente você deve ter respondido que essa não é uma boa ideia, não é mesmo? Porém, quando você descarta papéis que possuem informações confidenciais sem fragmentá-los devidamente, é exatamente isso que você está fazendo. Parte do histórico da sua empresa, seja o rascunho de um projeto ou os dados de negociação com um fornecedor, vai parar direto no lixo e, consequentemente, nas mãos de qualquer um.
Como devo fragmentar os papéis?
A resposta para essa pergunta depende de uma série de fatores. Em linhas gerais, podemos adotar o seguinte conselho: quanto maior for o grau de sigilo da informação, mais fragmentado deve ser o papel. Isso se aplica não apenas a documentos, e-mails ou projetos, mas principalmente a extratos bancários ou páginas que contenham dados pessoais dos seus clientes.
O mais importante é que a pessoa que vai ter acesso posterior aos papéis não tenha condições de juntar as pontas e recuperar a informação, usando-a contra você. É muito comum que folhas encontradas no lixo sirvam de base para bandidos cometerem os mais variados tipos de fraude. Portanto, o que você precisa fazer é evitar que eles tenham esse tipo de material em mãos.
Velocidade de fragmentação, tipo de corte e níveis de segurança
Sim, existem uma série de especificações técnicas que devem ser observadas na hora de comprar uma fragmentadora de papel. Em contato com uma loja de materiais de escritório, você verá que a variedade de opções é grande e, por conta disso, os preços também variam muito. Porém, em linhas gerais você deve prestar atenção aos seguintes itens:
Velocidade de fragmentação
Qual é a quantidade de folhas que você imagina será preciso destruir todos os dias? A resposta para essa pergunta varia muito de acordo com o tipo de negócio. A capacidade de uma fragmentadora de papel é apresentada pelo número máximo de folhas que podem ser cortadas de uma só vez, levando-se em consideração um papel convencional com gramatura de 75 gramas.
Assim, os modelos pessoais ou de pequeno porte, por exemplo, podem não dispor de um sistema de arrefecimento, sendo necessário fazer pequenos intervalos entre os cortes para o motor possa desaquecer. Em grandes quantidades escolher a opção mais barata pode fazer com que você perca um tempo considerável.
Tipo de corte
Com relação ao tipo de corte que essas máquinas são capazes de fazer, há pelo menos duas alternativas: os modelos que cortam os papéis em tiras e os que cortam em partículas. No caso do primeiro, é importante observar o tamanho de cada tira em milímetros. Empresas que querem um nível maior de segurança em suas informações não devem recorrer a esse modelo.
Já as fragmentadoras de papel com corte em partículas fazem uma espécie de corte cruzado (cross-cut), destruindo os papéis tanto na horizontal quanto na vertical. As partículas menores tornam mais difícil o acesso a informação original e, por conta disso, oferecem um nível mais alto de segurança.
Níveis de segurança
Existe um padrão internacional, chamado DIN 32757-1, que determina o tamanho máximo das tiras ou partículas. Essa classificação é disposta em cinco níveis. Quanto maior é o nível, maior é a segurança.
- Nível 1 - Largura máxima da tira: 12 mm
- Nível 2 - Largura máxima da tira: 6 mm
- Nível 3 - Largura máxima da tira: 2 mm; ou tamanho máximo do fragmento: 4 x 80 mm
- Nível 4 - Tamanho máximo do fragmento: 2 x 15 mm
- Nível 5 - Tamanho máximo do fragmento: 0,8 x 13 mm
Escolhendo a sua fragmentadora de papel
Depois de observar todas essas especificações, certamente vai ficar muito mais fácil escolher a sua fragmentadora de papel. Ainda assim, dentro de cada categoria existem vários modelos, de fabricantes distintos. Por isso, procure observar a finalidade do equipamento que você está comprando. Isso dará um bom indicativo de qual é a melhor das opções.
Saber se o equipamento para fragmentar papel será de uso pessoal, comercial ou departamental, por exemplo, já é uma forma de afunilar as opções que você tem. Na dúvida, não deixe de consultar o seu fornecedor de material de escritório. Eles certamente saberão indicar qual a opção é a mais adequada para as suas necessidades.
