Embora as reuniões de trabalho não estejam entre as atividades preferidas de ninguém, podemos dizer que elas são um “recurso necessário” para qualquer empresa. Entretanto, manter a etiqueta em reuniões e saber como se comportar pode fazer com que você ganhe pontos a seu favor.
Curiosamente, é grande o número de pessoas que não dão a devida atenção a algumas regras básicas. Dessa forma, fazem comentários inoportunos ou adotam postura incompatível com o ambiente de trabalho, na esperança de se fazerem notadas. Entretanto, o resultado pode estar muito longe daquilo que é esperado pelo seu grupo.
Nesse artigo, elencamos algumas dicas que você pode adotar para que a sua postura em reuniões de trabalho seja vista como mais profissional e harmoniosa:
1. Seja pontual
Infelizmente, nós brasileiros temos o hábito de não ser pontuais. Diferente do que acontece em outros países, aqui costumamos ser mais tolerantes com atrasos. Esperar “15 minutinhos” além do horário pré-estabelecido é praticamente uma regra. Entretanto, essa é uma característica que aos poucos começa a ser malvista no ambiente de trabalho.
Se você chega atrasado a uma reunião esse pode ser um indicativo de que a sua organização não é das melhores. Por outro lado, fazer com que alguns participantes esperem além do horário estabelecido pode demonstrar uma falta de empatia, pois aparentemente você não está preocupado com os compromissos dos outros. A dica, portanto, é: seja pontual.
2. Não interrompa quem estiver falando
Esse é um dos erros que, mesmo inconscientemente, muitos de nós cometemos em todas as reuniões. Falar de forma sobreposta a outra pessoa, além de ser uma atitude deselegante, dificulta a compreensão dos demais participantes sobre um determinado assunto. Além disso, você pode ainda prejudicar quem está falando, fazendo com que a pessoa perca a linha de raciocínio.
A maneira correta de agir é levantar a mão educadamente para pedir a palavra ou esperar a sua vez. Enquanto isso, faça anotações em uma folha sobre os tópicos que deseja abordar. Se em um contato visual quem está falando sinalizar que você pode complementar com alguma coisa, prossiga. Caso contrário, espere o seu momento.
3. Desligue o celular
Não há nada mais desestimulante para um professor ou palestrante do que ver que a sua plateia não está prestando atenção no que está sendo dito, mas sim no celular. A mesma regra vale para reuniões. Se temos a consciência de que atender uma ligação em meio a uma reunião é incômodo, não nos damos conta de que ficar no WhatsApp ou no Facebook é igualmente desrespeitoso.
Claro, existem exceções. Se você está esperando uma ligação urgente ou precisa muito responder uma mensagem, avise os presentes dessa condição – e de preferência saia da sala por uns instantes para fazê-lo. Caso contrário, aproveitar um momento de fala de alguém para não prestar atenção só demonstra o quão desinteressado no assunto você está.
4. Venha preparado para a reunião
Não há nada mais desconfortável do que iniciar uma reunião perguntando aos presentes algo como “sobre o que vamos falar mesmo?” Esse tipo de postura indica que você não se preparou para o encontro e que “caiu de paraquedas” ali. Muito provavelmente, em uma situação como essa, esse despreparo indicará que você tem pouco a acrescentar.
Reuniões não devem ser tratadas como uma mera obrigação. Antes de um encontro, se informe sobre os temas que serão abordados e se prepare. Leia materiais de referência ou separe relatórios que você julgue que possam ser úteis. Não estar preparado para uma reunião pode resultar em outra reunião para debater novamente os mesmos temas, fazendo com que você perca ainda mais tempo.
5. Apresente-se e respeite hierarquias
Nem sempre você conhecerá todas as pessoas que estão presentes em uma reunião. Portanto, se for esse o caso, primeiramente se apresente para que as pessoas saibam com quem estão falando e qual é a sua área de atuação. Perguntar a aqueles que você não conhece quem eles são, antes de dirigir a palavra, é uma atitude igualmente educada.
Onde quer que você esteja, respeite ainda as hierarquias. Não é porque algumas pessoas são conhecidas suas e outras não que elas devem ter preferência. Assim, inicie os cumprimentos com a pessoa com a maior hierarquia da mesa ou então com os seus convidados. Dê um aperto de mão firme e faça contato visual com os visitantes. Não desvie a atenção e procure memorizar o nome e o cargo da pessoa.
Fonte(s): PMExecutivo, Economias e Portal IBC
