Qualquer real economizado é sempre bem-vindo na hora de fechar o balanço do mês. Porém, mais do que evitar os gastos, é preciso ter atitudes que transformem a economia um hábito. Assim, seguir algumas dicas para economizar no escritório, por exemplo, pode ser uma das alternativas a serem consideradas.
Economizar no escritório vai muito além de apenas reduzir o número de materiais gastos. Essa estratégia passa pela aquisição de produtos de melhor qualidade e pela criação de hábitos mais saudáveis para o meio ambiente. Assim, você verá que de maneira consciente sua empresa gastará menos ao mesmo tempo que mantém as rotinas produtivas que já possui.
1. Opte por materiais de melhor qualidade
Não é quantidade usada o problema, mas sim a qualidade do que você usa que faz a diferença. Optar por itens de melhor qualidade, mesmo que eles sejam mais caros em um primeiro momento, pode fazer uma grande diferença em médio e longo prazo. Isso porque você aumenta os intervalos de troca.
Um bom exemplo disso são os cartuchos para impressoras. As versões mais baratas podem até representar inicialmente uma economia, mas seu rendimento é menor, o que reduz o intervalo de troca. Usar cartuchos originais, por exemplo, dá uma garantia maior de que a durabilidade do produto estará de acordo com aquilo que foi prometido pelo fabricante.
2. O ar-condicionado não precisa ficar ligado o dia todo
Não há como negar que o ar-condicionado é algo muito bem-vindo em dias quentes. Entretanto, alguns escritórios têm a estrutura necessária para depender menos dele, mas muitas pessoas não se dão conta disso. Abrir as janelas, por exemplo, pode ter o mesmo efeito em termos de ventilação em algumas horas do dia.
Novamente, falamos de um uso inteligente. Não se trata de não usar o ar-condicionado, mas sim de perceber que em algumas horas do dia ele não é necessário. Isso fará com que você economize energia elétrica e, em menor escala, permitirá que os funcionários estejam menos expostos a problemas respiratórios que podem ser causados pelo uso excessivo desses equipamentos.
3. Desligue as luzes e os computadores que não estiverem em uso
Outra medida que vai ajudar a reduzir a conta de luz é apagar as luzes quando ninguém estiver em um determinado ambiente. Em certas localidades, como corredores e banheiros, você pode até instalar um sensor de presença, uma garantia de que as luzes serão acesas somente quando alguém estiver por ali.
À noite, ao sair, desligue as luzes. É comum andarmos por ruas em que há muitos prédios comerciais e ver, durante a madrugada, muitas luzes acesas, consumindo energia sem necessidade. Por fim, certifique-se de desligar os computadores antes de sair. O último funcionário a deixar o ambiente pode ficar com a missão de desligar tudo antes de ir para casa.
4. Reduza o número de ligações telefônicas
Há muitas alternativas hoje em dia para substituir o uso do telefone. Os programas mensageiros, como o WhatsApp e o Telegram, por exemplo, contam com recursos que permitem aos usuários fazerem ligações uns para os outros sem precisar pagar nada por isso. Programas como Skype ou Hangouts também permitem videoconferências sem custo.
Porém, se ainda assim você precisar fazer ligações, procure se informar também sobre as alternativas do tipo VoIP. Essa tecnologia permite ligações a um custo muito menor do que aquelas feitas tradicionalmente via operadora. Por fim, veja se não é possível renegociar os valores do seu plano de telefonia – muitas empresas pagam caro por “benefícios” que não são aproveitados.
5. Centralize as suas compras e economize com frete
Uma boa maneira de economizar na hora da compra de material de escritório é centralizar os seus pedidos em um único lugar. Lojas de material de escritório como a Contabilista contam com uma ampla variedade de itens, o que faz com que você possa comprar praticamente tudo o que precisa de uma só vez.
Empresas que têm um departamento de compras centralizado podem se beneficiar disso organizando os pedidos de forma que a entrega possa ser feita de uma só vez. Isso fará com que haja economia com o frete. Além disso, seus colaboradores perderão menos tempo em função das compras, pois tudo é feito de uma só vez, e não diluído ao longo do mês.
