7  dicas para aproveitar o Microsoft Teams

Word, Excel, Powerpoint… todas essas ferramentas são da Microsoft e extremamente úteis no dia a dia de quem trabalha utilizando o computador. Com o Teams não seria diferente, afinal, esse software foi desenvolvido para a colaboração de equipes. Então confira aqui dicas rápidas para aproveitar o Microsoft Teams ainda mais!

1- Ruídos externos nas videoconferências? Conheça essa solução!

A essa altura do campeonato, todos nós sabemos que uma das grandes dificuldades encontradas durante o home office é, sem dúvidas, os ruídos externos indesejados. Essa realidade, de um ambiente agitado e com muito barulho, se estende também aos escritórios, que nem sempre dispõem de salas individuais de reunião.

Então é possível que, no home office, durante as reuniões virtuais, haja barulho do cachorro latindo, da obra do seu vizinho ou que, no escritório, seja possível ouvir a movimentação e falas dos demais colegas, que convivem no mesmo ambiente. Por isso, além de silenciar o seu microfone durante as chamadas, você pode (e deve) ativar a função de redução de ruídos, perfeitamente funcional e disponível no Teams. 

Para ativar a funcionalidade, siga os seguintes passos: 

  1. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil para abrir o menu
  2. Clique em "configurações"
  3. No menu lateral esquerdo, selecione "Dispositivos"
  4. Encontre a opção "Supressão de Ruído” e escolha entre os modos automático, alto, baixo e desativado.

Entenda que essa configuração pode também ser ajustada durante a chamada, basta: 

  1. Clicar nos 3 pontinhos do menu superior da chamada, 
  2. Busque por "Supressão de ruído"
  3. Configure como for melhor e pronto.

Feito o ajuste adequado, você já garante mais qualidade no seu áudio durante a reunião por videoconferência feita no Microsoft Teams. 

Veja só, que incrível! Nesse vídeo, é possível observar bem o quão potente é essa funcionalidade. Lembre-se de ativar a legenda, se for necessário.

2 - Ative o vídeo para ver e ser visto por seus colegas

O olho no olho continua sendo muito importante, mesmo que no mundo virtual. Você sabia que grande parte da comunicação interpessoal é não verbal? Isso quer dizer que, muito além do que falamos e ouvimos, gestos, expressões, reações e postura também são formas de comunicação e, mesmo que por vídeo, precisamos nos atentar a elas.

A comunicação, de modo geral, reflete a capacidade de operar processos de maneira eficiente dentro da estrutura organizacional. Por isso, o uso de vídeo durante as famosas calls é tão importante.

3 - Personalize seu espaço de trabalho virtual

Aquele chat que você mais acessa, individual ou em grupo, deve estar sempre de fácil acesso, então você pode colocá-los no canto superior esquerdo. Mas é claro que é possível, também, organizar equipes em ordem prioritária, com a simples funcionalidade de "arraste e solte", e ocultar as equipes com as quais você não trabalha com tanta frequência. 

Outra funcionalidade muito útil é o gerenciamento de notificações, que podem ser personalizadas para serem recebidas somente quando desejar. 

4 - Não se preocupe com o que está atrás de você, desfoque o fundo

Quem quer evitar que o ambiente ao seu redor seja uma distração durante a reunião ou quer prevenir que incidentes aconteçam, pode contar com os templates automáticos do Teams que desfocam ou substituem seu ambiente por uma imagem fixa. Bem útil, não é? 

5 - Use e abuse de guias internas

As guias no Microsoft Teams funcionam como as guias no navegador que você está usando agora, de forma simples e organizada. Elas permitem que as equipes acessem serviços e conteúdos exclusivos para determinado canal ou chat. Os administradores e membros das conferências podem incluir guias em um canal, chat privado e chat em grupo para ajudar a integrar seus serviços de nuvem. 

6 - Encontre pessoas e arquivos com facilidade

Independente se você usa o Teams no computador ou no celular, você pode encontrar usuários e arquivos com facilidade, apenas digitando o nome do que precisa na busca.

No cantinho superior direito da página inicial do Teams, você vai achar uma lupa. Clique nela, digite o nome da pessoa ou uma palavra-chave do arquivo que procura e pronto, os resultados referentes à sua busca aparecerão. 

O pulo do gato aqui, ao buscar por um documento, é ser mais específico e não generalista. Por exemplo, em vez de buscar por "check list", busque por "check list de entregas da semana", para que sua busca seja mais assertiva.

7 - Aproveite a integração de aplicativos

Uma das maiores vantagens de usar o Teams é a integração com todos os programas desenvolvidos pela Microsoft. Você pode sincronizar seu calendário, encontrar um horário disponível na agenda dos colegas, usar o e-mail do Outlook, garantir a compatibilidade do formato de arquivos (ppt, exe, docx…) em todos os computadores da equipe e, o que pode ser a plataforma mais útil para os tempos atuais, usar a nuvem e armazenar arquivos no OneDrive. 

Dica bônus: Nunca use softwares pirateados

Já explicamos o que são malwares e a importância de usar softwares originais. Leia a matéria na íntegra para entender detalhes e adquira  a licença original dos softwares da Microsoft.

E aí, qual dessas dicas você vai aproveitar mais? Continue acompanhando o Blog da Contabilista para estar sempre por dentro das novidades!