Férias! Não importa se você gosta muito do que faz ou não: quando chega a hora de descansar alguns dias, depois de um ano duro de trabalho, não há quem não esboce um sorriso. Seja para descansar, para viajar ou mesmo curtir a família, o fato é que todos nós merecemos tirar um tempo para nós mesmos. Mas como se organizar antes de tirar férias para que nada fique pendente no seu trabalho?
Aqueles que ocupam posições-chave ou que centralizam muitas tarefas podem ter um pouco mais de dificuldade em se desvencilhar de tantas obrigações. Assim, antes de deixar o trabalho por alguns dias, é preciso se organizar e deixar tudo nos conformes para que os seus substitutos não fiquem perdidos. Siga as nossas dicas para não ter problemas:
1. Configure um lembrete no seu e-mail
Uma das formas de contato com os públicos interno e externo é por e-mail. Não há nada pior para a sua imagem do que receber um e-mail importante e ignorá-lo por completo. Assim, durante o seu período de férias, configure a ferramenta para que ela envie uma mensagem automática informando o período no qual você estará ausente.
Além disso, se houver, indique o seu substituto imediato, incluindo o respectivo endereço de e-mail para que ele possa resolver as suas atribuições no período da sua ausência. Não centralize o trabalho e não trabalhe nas férias. Lembre-se: não é porque você está ausente que a empresa precisa parar.
2. Organize a sua agenda
Quando faltar 30 dias para você entrar de férias, é hora de fazer um planejamento não apenas do mês que vem pela frente, mas também das eventuais pendências que você terá para o mês seguinte. Veja quais trabalhos são possíveis de serem adiantados ou postergados e inclua-os na sua lista de tarefas.
Se for preciso, faça um esforço redobrado para antecipar algumas tarefas, de forma que quando chegar a hora de entrar em férias você não tenha serviço pendente. Quanto mais livre você estiver no período de férias, maiores são as chances de que você deixar a sua mente espairecer sem pensar em mais nada.
3. Delegue as suas tarefas
Embora você possa adiantar muitas coisas, algumas tarefas não têm jeito: elas precisam de alguém ali, no dia a dia, dando respostas rápidas e fazendo com que a empresa ande rapidamente. Assim, o que você precisa fazer antes de tudo é delegar essas funções, de preferência para pessoas que já tenham tido uma experiência com a tarefa em questão.
Aproveite as semanas anteriores às suas férias para treinar e apresentar as primeiras noções das suas funções para quem será seu substituto imediato. Isso garante que os seus reservas já estarão familiarizados com a função e poderão segurar a barra sem muitos sobressaltos durante o período que você estiver fora.
4. Avise os principais pontos de contato
Assim como o seu e-mail deve ser configurado para mandar mensagens automáticas para quem o procura, aquelas pessoas que são os seus principais contatos também precisam saber que você vai sair de férias. Por isso, avise (ou relembre) seus superiores com alguns dias de antecedência. Pode ser que eles tenham alguma demanda em especial e essa é a oportunidade de eles delegarem.
Da mesma forma, mantenha contato com os seus colaboradores externos, como fornecedores e clientes. De nada adianta trabalhar em um relacionamento por um longo período se, na hora que o cliente mais precisa, não o encontra e nem sequer sabe que você está de férias. Se antecipe, seja proativo e ofereça alternativas.
5. Limpe a sua mesa e as gavetas
O ditado popular diz “ano novo, vida nova”. Após as suas férias, é como se um novo ciclo de trabalho se iniciasse, em um momento no qual você está com a sua energia renovada para o período que se inicia. Não há nada mais desagradável do que voltar para o trabalho e dar de cara com uma mesa desorganizada e gavetas cheias de coisas que você nunca mais vai usar.
Aproveite a semana anterior à saída para as férias e organize a sua mesa. Guarde ou leve embora aqueles itens que estão ali apenas ocupando espaço. Esvazie as gavetas e deixe tudo limpo e organizado da melhor maneira possível. Você verá que no dia do seu retorno a sensação de “renovação” não vai estar presente apenas no seu corpo e na sua mente, mas também no ambiente de trabalho.
6. Faça um backup das suas informações
Dez, vinte ou trinta dias longe da empresa é bastante coisa e, nesse período, muitos fatos novos podem acontecer. Inclusive ameaças a sua rede ou necessidade de que outras pessoas utilizem o seu computador. Se você não tomar cuidado, alguns dados pessoais seus podem ficar expostos e mesmo arquivos importantes do trabalho podem se perder.
Por isso, a orientação é que antes de sair de férias você faça um backup das suas principais informações, sejam elas de uso pessoal ou da empresa. Dessa forma, caso seu computador precise ser formatado nesse período ou mesmo haja a necessidade de atualizar softwares, nada de importante presente na sua máquina será perdido.
