Como organizar sua agenda? Aprenda com 5 dicas simples e úteis

Hoje em dia, contamos com muitas ferramentas online para organizar a nossa rotina. Entretanto, ainda assim é comum encontrarmos pessoas atarefadas ou “perdidas” em meio aos seus compromissos. Saber como organizar sua agenda continua sendo uma arte que poucos dominam.

Você pode se tornar mais uma das pessoas que consegue manter uma rotina organizada graças às anotações feitas na agenda. Apesar de parecer um sonho distante, conquistar essa meta é mais simples do que parece, mas para isso você precisará se dedicar e seguir à risca algumas técnicas que vamos sugerir aqui:

1. Programe seu dia ou sua semana com antecedência

Uma pessoa organizada é aquela que quando acorda pela manhã sabe como será o seu dia. Não espere que as coisas se organizem de forma mágica à noite. O melhor caminho é pensar sempre com antecedência nos eventos que virão. Por isso, organize-se, se possível, com pelo menos uma semana de antecedência.

Assim, mesmo que você acorde atrasado ou tenha alguns imprevistos, já sabe exatamente o que deve fazer para ter um dia mais produtivo. Se em meio a toda a correria do dia a dia você ainda tiver que encontrar tempo para a organização, certamente perderá minutos preciosos na execução de tarefas. Use o sábado pela manhã para montar a agenda da semana seguinte, por exemplo.

2. Não abrace o mundo: defina limites

A organização de qualquer agenda depende também da viabilidade das tarefas. Não adianta você estabelecer para si atividades que preencham as oito horas do dia se na prática você vai levar mais tempo para conseguir concluí-las. Antes de tudo, é preciso ser realista e deixar uma margem de erro.

Se as coisas não saírem como o esperado, ao menos você tem um tempo extra para dar conta daquilo que planejou. Caso contrário, começará a acumular atividades de um dia para o outro e isso formará uma bola de neve, tornando muito mais difícil colocar a sua agenda em dia novamente.

3. Estabeleça um tempo de execução para as tarefas

Ao adicionar uma tarefa na sua agenda, é preciso pensar em quanto tempo será necessário para executá-la. Por exemplo, uma reunião pode durar uma hora, mas é preciso considerar também os tempos de deslocamento de ida e volta. Em cidades grandes, isso pode significar passar a tarde inteira em função de um encontro.

Novamente, é preciso ser realista. Se você precisa escrever um relatório, estabeleça um tempo confortável para isso levando em consideração o tempo médio que você precisa para redigi-lo. Não tente encaixar atividades a todo custo na sua agenda se a sua rotina não as comporta de maneira segura.

4. Aprenda a viver com espaços em branco

Há pessoas que atribuem para si uma rotina estressante de trabalho e preenchem, ainda que não haja necessidade, todos os espaços em branco possíveis que aparecem. Se em um determinado dia sobrou um tempo à tarde, aproveite para fazer a tarefa seguinte em um ritmo mais confortável.

Não há necessidade de preencher todas as lacunas, espaços em branco na sua programação também são importantes. Encare essas pausas como momentos de reflexão e de renovação de energias para as tarefas que virão pela frente.

5. Agenda física ou digital? Que tal as duas?

Achar que agendas físicas são coisas do passado é abusar da sorte. Muitas vezes, olhamos o smartphone e vemos tudo menos a agenda – e, assim, deixamos compromissos importantes de lado. O ideal é conseguir conciliar as duas modalidades, ainda que a sua agenda de papel se transforme em uma agenda de mesa.

Pelo simples fato de você conseguir ter uma visão do todo, contemplando todas as atividades que estão programadas para o dia, as chances de que você se esqueça do que tem para fazer são mínimas. Além disso, ter um apoio visual constante ajuda a manter o foco e a permanecer organizado, independentemente da sua função no trabalho.