Um ambiente organizado no trabalho é o primeiro passo para que você possa se tornar mais produtivo. À primeira vista você pode até discordar. Afinal, aquela “bagunça organizada”, na qual só você é capaz de encontrar o que precisa, nada mais é do que uma forma de se apegar a uma rotina, algo que traz uma certa dose de conformismo, por assim dizer.
Porém, os especialistas em organização de ambientes são categóricos em afirmar que com a organização, cresce a produtividade. Olhar para uma mesa repleta de itens dos quais você não tem a mínima necessidade pode resultar em distrações e, acima de tudo, contribuir para que você tenha a sensação de estar sempre cansado.
Pensando nisso, listamos aqui cinco ideias para organizar o seu ambiente de trabalho de forma simples e prática:
1. Organize as coisas de forma vertical
Você sabe qual é o último papel que está na sua pilha de papéis sobre a mesa? É bem provável que a sua resposta seja “não”, uma vez que por cima dele muitos outros já foram colocados. Temos a tendência de empilhar papéis como forma de organizar as coisas, mas saiba que esse é o pior dos caminhos – e por uma série de razões.
A primeira delas é falta de praticidade. Quando você precisa de um papel específico, é preciso tira folha por folha até encontrá-lo, o que faz com que você perca mais tempo. Além disso, muitos papéis que ficam pelo meio do caminho são completamente esquecidos (e descartáveis) e servem apenas para fazer número.
A dica é organizar os papéis em pastas, de preferência de cores diferentes de acordo com um determinado tema. Essas pastas também não devem ser empilhadas, mas sim dispostas na vertical, de forma a facilitar a sua localização sempre que preciso.
2. Crie categorias para os papéis
Misturar faturas de contas pagas com papéis pendentes é o caminho mais rápido para que você se perca e esqueça o que precisa ser feito. Além disso, o acúmulo de papéis em demasia dá uma sensação de sufocamento, algo que você pode evitar se optar por uma mesa mais limpa e organizada.
Voltando aos papéis, a recomendação é que você os separe por categorias, não mais do que três. A primeira delas é a dos itens pendentes, ou seja, aquilo com o qual você está trabalhando naquele momento. Já a segunda é a dos essenciais, aqueles papeis que por mais que você não esteja usando no momento, serão necessários nos próximos três meses.
Por fim, a última pasta deve conter os papéis que enquadrem na categoria de “resolvidos”. Ela não precisa ficar sempre à sua vista, mas deixe-a por perto.
3. Desapegue sem dó
Algumas pessoas funcionam como verdadeiros ímãs de papel: tudo aquilo que pegam, guardam. De tempos em tempos (a cada dois meses é um bom parâmetro) é preciso desapegar. Tire uma hora do seu dia para olhar um por um os papéis que estão em sua mesa. Se aquele panfleto está ali há mais de um mês e você não mexeu nele, jogue-o fora.
Faça o mesmo com revistas velhas, jornais ultrapassados ou mesmo embalagens de produtos comprados. Há muitos que guardam ainda os comprovantes de pagamento de despesas como almoços. Por fim, dê um sumiço naqueles bilhetinhos avulsos que estão na sua mesa com anotações que você já nem sabe mais o que significam.
4. Lugar de livro é na estante
Há quem diga que uma mesa cheia de livros transmite uma impressão de que você é uma pessoa culta. De fato, a leitura de livros é muito importante, mas existem outras formas de demonstrar o seu conhecimento do que os empilhando sobre a mesa de trabalho. O ideal é tê-los guardados em uma estante.
Mesmo entre eles, esse é o momento do ano em que você deve fazer um filtro. Os livros podem ser divididos em quatro categorias: a primeira é a dos livros lidos ou que são obras de referência. Esses devem ser bem guardados. Já a segunda é a dos livros novos ainda não lidos. Esses, também podem ser guardados e você pode escolher um ou dois para dar prioridade.
Porém, existem outras duas categorias que você deveria considerar seriamente levar para uma loja de livros usados. São os livros já lidos e que você provavelmente nunca mais vai ler (todos nós temos livros assim) e os que você nunca leu, mas perdeu completamente o interesse desde que os comprou. Considere transformá-los em dinheiro levando-os em um sebo.
5. Faça da organização um hábito
Lendo as dicas acima, você já deve ter percebido que sim, será preciso tirar um dia para fazer uma arrumação completa na sua mesa. Porém, acredite, vai valer a pena. Depois que a sua mesa estiver limpinha, você vai perceber como a sua criatividade e a sua produtividade vão fluir melhor. Porém, logo mais a sua mesa vai estar bagunçada de novo.
É natural que isso aconteça. Não é porque tudo está no lugar que você não deve mexer ou precisa agir como um robô. Use e abuse da sua mesa. O hábito que você deve criar, no entanto, é o de organizar as suas coisas pelo menos uma vez por semana ou uma vez a cada quinze dias. Você verá que essas limpezas pontuais são muito menos trabalhosas quando feitas com maior frequência.
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