O tempo é hoje um dos ativos mais eficazes que qualquer pessoa possui. Quando falamos do mundo empresarial, ele passa a ser quantificado e valorado, dando vida à expressão “tempo é dinheiro”. Porém, como gerenciar o tempo de forma eficaz?
Há várias respostas possíveis para essa pergunta. Nenhuma delas é exata e nem todas se adequam ao perfil de cada empresa. Entretanto, a partir de conceitos gerais, é possível extrair alguns bons conselhos para colocar em prática. A ideia é uma só: fazer mais em menos tempo, sem sacrificar a qualidade final do produto ou serviço e sem sobrecarregar as pessoas envolvidas nos processos.
Vamos aprender a como fazer as coisas de um jeito mais inteligente?
1. Tenha um planejamento
“Para quem não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve”, diz o ditado popular, e ele não poderia ser mais verdadeiro. É comum encontrarmos empresas e gestores que parecem estar andando em círculos, fazendo tarefas que não agregam muita coisa para a produtividade da companhia ou, ainda, que não têm muita relação com o núcleo principal do negócio.
Assim, sai na frente e economiza tempo aquele que tem um planejamento. Antes de começar uma tarefa, liste o que precisa ser feito, os materiais necessários, as pessoas envolvidas e certifique-se de que exista uma ordem lógica de execução, deixando sempre uma margem de tempo para imprevistos. A gestão e a documentação de processos podem fazer muita diferença nessas horas.
2. Faça bem feito já da primeira vez
Muitas pessoas confundem “ser produtivo” com “fazer muitas coisas ao mesmo tempo” e não é bem assim. Fazer certas tarefas muito rápido, sem a devida atenção, pode resultar em queda de qualidade. E queda de qualidade, em muitas ocasiões, significa “retrabalho”. Pare para pensar quanto tempo você perde todas as semanas refazendo parte do seu trabalho (ou de outras pessoas).
Na ilusão de ganhar alguns minutos, perdemos horas inteiras em função de um único trabalho. Por isso, preocupe-se em fazê-lo bem feito já na primeira vez. Sim, isso provavelmente significará que você não será tão rápido quanto seus colegas ou concorrentes. Contudo, enquanto eles estiverem refazendo alguma coisa, você já estará no próximo item da lista.
3. Saiba delegar tarefas
Todo profissional precisa ter bem clara qual é a sua função dentro da empresa. É comum vermos colaboradores atolados de trabalho, atrasando até mesmo as suas prioridades, simplesmente por tomarem para si tarefas que não lhe dizem respeito – e que muito bem poderiam ser delegadas a outras pessoas. Gestores que mais executam do que coordenam frequentemente se veem em situações complicadas.
A dica, portanto, é aprender a como distribuir corretamente as tarefas dentro da empresa. Leve em consideração se há necessidade de aprendizagem ou de supervisão na tarefa em questão. Além disso, frequentemente observe o processo de execução e analise se existe a possibilidade de otimizar o trabalho de alguma forma.
4. Crie níveis de prioridade
Quando tudo é importante, nada é importante. Há tarefas que, caso atrasem, não impactam a empresa de forma significativa. Essas, portanto, devem ser colocadas em segundo plano na hora da execução. Monte uma agenda de compromissos e elenque-os pela ordem de prioridade. Comece pelos mais importantes e deixe os demais para depois.
É importante lembrar que a sua agenda deve ser realista, ou seja, de nada adianta atribuir para si dez tarefas quando no final das contas você consegue executar apenas três. Nesse caso, volte ao item acima e delegue essa tarefa. Na lista de um dos seus colaboradores, é possível que ela tenha uma prioridade maior – e, assim, há chances de que ela seja concluída antes do que seria se ainda estivesse em sua lista.
5. Use a tecnologia a seu favor
Embora seja inegável que a tecnologia facilite a nossa vida, somos bastante reticentes na hora de abrir mão de processos que dominamos por completo. Assim, vemos até hoje profissionais de contabilidade e finanças que preferem fazer cálculos de forma manual, deixando de lado softwares que podem automatizar muitos processos de trabalho.
A nossa última dica, portanto, é que você recorra a softwares profissionais que sejam capazes de automatizar certas tarefas. Um investimento que pode parecer alto no início rapidamente se torna justificável quando você vê que ele resulta em uma hora a mais livre por dia para fazer outras tarefas. Além de serem um diferencial competitivo em relação à concorrência, o uso de ferramentas modernas é uma tendência sem volta e empresas que esperam ser bem-sucedidas precisam estar sempre atualizadas.
