Se você trabalha em algum órgão público, é bem provável que em algum momento já tenha recebido um ofício. Porém, se for necessário que você escreva uma correspondência como essa, você sabe como fazer um ofício?
Nesse artigo vamos explicar melhor qual é o significado desse documento e dar dicas – além de um modelo pronto – para que você não tenha dificuldade na hora de fazer o seu. Embora pareça extremamente formal, essa é uma das formas mais comuns de comunicação no setor público e, por essa razão, trata-se de um conhecimento que você precisa ter.
O que é um ofício e por que ele existe?
Quando servidores e funcionários dos órgãos públicos precisam se comunicar por escrito entre si, o documento que oficializa essa comunicação é o ofício. Embora seja possível a sua utilização até mesmo em empresas privadas, é nos órgãos públicos que há a obrigatoriedade de que sejam seguidas algumas regras, visando estabelecer um trato formal entre duas entidades.
Os ofícios podem servir a diversos propósitos: comunicação, solicitação, requerimento, pedido, patrocínio ou até mesmo jurídico. Entretanto, a sua estrutura formal não muda muito, conforme o modelo que disponibilizaremos logo abaixo. Sendo assim, resta ao emissor ficar atento a essas regras e prestar atenção ao pronome de tratamento a ser utilizado em cada ocasião.
Pronomes de tratamento: cuidado para não errar
Dependendo da autoridade com a qual você esteja dialogando, o pronome de tratamento a ser utilizado muda. Comete uma gafe, por exemplo, aquele que deixar de chamar o Presidente da República de “Excelentíssimo Senhor”. Já para outras autoridades, o tratamento por “Senhor” já é suficiente. Veja quais são os pronomes de tratamento utilizados em cada um dos seguintes casos:
- Senhor, Senhora - Usado quando falamos com pessoas com as quais não temos intimidade;
- Vossa Senhoria - Pouco utilizado atualmente; usado para quando nos dirigimos a autoridades em geral, como diretores, chefes, vereadores e secretários;
- Vossa Excelência - Usado para referenciar autoridades de hierarquias mais altas, como o Presidente da República, ministros de Estado, senadores e deputados;
- Vossa Eminência - Usado para falarmos com cardeais;
- Vossa Alteza - Para nos referirmos a príncipes, princesas e duques;
- Vossa Santidade - Para o papa;
- Vossa Reverendíssima – Para bispos e sacerdotes;
- Vossa Paternidade – Para superiores de ordens religiosas;
- Vossa Magnificência – Para reitores de universidades;
- Vossa Majestade – Para reis e rainhas.
Conheça um modelo de ofício
Como você pôde perceber, não tem muito segredo, não é? Para tornar as coisas ainda mais fáceis, abaixo disponibilizamos um modelo de ofício no qual você pode se basear. Adeque as informações conforme as suas necessidades, mas mantenha a mesma estrutura.
Importante: de nada adianta seguir o modelo padrão de ofício se o seu documento estiver repleto de erros de grafia ou concordância. Dessa forma, certifique-se de corrigir o texto antes de enviá-lo para o seu destinatário.
Modelo de ofício
(Órgão/Setor) –> Ex.: Secretaria de Educação Municipal da Prefeitura Municipal de Curitiba
(Endereço de Correspondência) –> Ex.: Rua Sem Nome nº 222
(Telefone e Endereço de Email) –> Ex.: (11) 3333-2222, [email protected]
5 cm
Ofício nº 12345/2018 (número e ano do ofício)
2 linhas
(Local, dia, mês e ano) Curitiba, 14 de agosto de 2018.
(nome do destinatário) A Sua Excelência o Senhor Vereador (nome da pessoa)
(local de destino) Câmara dos Vereadores de Curitiba
(cep – cidade – estado) 11.150-300 – Curitiba – PR
Senhor Vereador,
2,5 cm
(corpo do texto)
Em complemento à solicitação anteriormente realizada, através do ofício nº 12344….
(fim do corpo do texto)
2 linhas
Atenciosamente,
2 linhas
(nome) Fulano de Tal da Silva
(cargo) Secretário de Educação de Curitiba
