Você sabe exatamente quando custa cada página que a impressora da sua empresa imprime? Segundo uma estimativa feita pelo IDC, de 1% a 3% do valor recebido por conta das vendas anuais de uma empresa acaba sendo destinado ao pagamento de impressões. Ou seja, aqueles pequenos gastos do dia a dia representam muita coisa no final do ano.
Sendo assim, é preciso tomar atitudes para reduzir os gastos com impressão na sua empresa. Isso inclui os valores relacionados ao valor pago na sua impressora, o preço dos cartuchos ou dos toners e a quantidade de papéis utilizados. Tendo todas essas informações, você saberá como calcular o custo de impressão seguindo as nossas dicas.
Como calcular o custo de impressão?
A primeira coisa a ser feita é uma planilha de controle. Sem ela, você não terá a noção exata de quanto a sua empresa gasta toda vez que alguém clica sobre o botão imprimir. E sem saber as quantidades ou os custos, dificilmente você poderá agir para reduzir os gastos relacionados às impressões.
Nessa planilha de controle você deve anotar os seguintes dados:
- Preço da sua impressora
- Valor gasto no mês com cartuchos e/ou toners
- Valor gasto no mês com papeis
- Número total de páginas impressas
Com base nesses números, ao final de 30 dias, você terá o primeiro panorama de quanto custa cada página impressa na sua empresa.
De olho em cada um dos itens
Agora que você já sabe o valor total gasto com as impressões, vamos aos custos unitários de cada um dos itens que compõe essa equação. Vamos começar pelos cartuchos ou toners.
1. Gastos com cartuchos e toners
Vamos supor que a sua empresa usa 4 cartuchos de tinta por mês, sendo que o total dos quatro é de R$ 150. Se com R$ 150 gastos você tem um total de 1,5 mil páginas impressas ao final do mês, é sinal que cada página custa, pelo menos R$ 0,10 apenas em tinta. Portanto, anote esse valor: R$ 0,10 por página.
2. Gasto com papel
Além da tinta é preciso incluir na equação ainda o custo do papel. Em nosso exemplo, terminamos o mês com 1,5 mil páginas impressas. Cada resma de papel tem 500 folhas e, portanto, falamos de três resmas. Em média, cada uma delas custa R$ 20. Portanto, temos que dividir R$ 20 x 3 por 1,5 mil. Como resultado, temos um custo de mais R$ 0,04 por impressão.
3. Gastos com a impressora
Precisamos levar em consideração ainda a impressora que você comprou. Seja lá qual for o modelo escolhido, ele tem uma vida útil e, eventualmente, pode precisar de algum tipo de manutenção. Vamos supor que ela custou R$ 500 e sua vida útil é de 25 mil páginas. Portanto, dividimos R$ 500 por 25 mil. O resultado é R$ 0,02.
Descobrindo o custo de impressão por página
Agora o que precisamos fazer é somar os custos individuais para termos a composição do custo total. Seguindo o nosso exemplo, somamos: R$ 0,10 + R$ 0,04 + R$ 0,02. O resultado final é R$ 0,16. Ou seja, cada folha que que você imprime custa R$ 0,16 ao caixa da sua empresa. Simples entender a formação desse custo, não é mesmo?
Buscando maior eficiência
Agora que você sabe esse número, é hora de entrar em cena as medidas que vão fazer com que os seus custos operacionais possam ser reduzidos. Talvez, a solução seja ainda adquirir uma impressora mais eficiente. E, por fim, reduzir algumas impressões supérfluas pode fazer com que os custos totais no final do mês sejam menores.
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