Como é a organização de escritório 5S? Descubra as vantagens dessa metodologia

Se você está em busca de novas formas de organizar o seu escritório para tornar os processos mais eficientes e o ambiente de trabalho mais agradável, vale a pena optar por uma metodologia consagrada: a organização de escritório 5S.

Trata-se de uma técnica que surgiu no Japão e visa justamente deixar o local de trabalho otimizado de tal forma que seja possível aumentar a produtividade. O melhor de tudo é que essa metodologia pode ser aplicada em qualquer ambiente. Vamos conhecer mais detalhes sobre ela.

O que é o método 5S?

As cinco letras “S” correspondem a cinco palavras em japonês: Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke. Traduzindo para o português, temos algo como “Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter”. A técnica surgiu nos anos 60, mas há divergências quanto às suas origens e dois nomes são apontados como os “pais” da ideia: Hiroyuki Hirano e Kaoru Ishikawa.

Conceitualmente, a metodologia preconiza que o local de trabalho, a sua residência e até mesmo a sua vida deve ser organizada, asseada e produtiva. Para isso, não há um manual, mas sim conselhos que são dados a todos que queiram tirar o máximo de proveito desse conceito. Assim, seguindo cada um dos cinco “S”, temos as seguintes sugestões:

1. Seiri (Classificar)

A primeira coisa a se fazer é analisar o seu local de trabalho. Tudo aquilo que for relevante para o seu dia a dia, permanece sobre a mesa. Aquilo que não é usado com muita frequência deve ser armazenado em outro lugar. Essa regra não se aplica apenas à sua mesa, mas também à sua sala e à empresa como um todo.

Uma das caraterísticas da eficiência é foco. Quando todos estão mais focados em suas tarefas e são mais objetivos na execução delas, melhores são os resultados. Por isso, adote essa primeira regra: mantenha ao alcance dos seus olhos apenas os itens essenciais para a execução do trabalho.

2. Seiton (Organizar)

Agora que a sua mesa está mais limpa, é hora de ordenar os objetos que sobraram de acordo com a sua importância. Tudo deve estar em seu devido lugar. Essa não é uma arrumação que você fará em alguns minutos. Talvez seja interessante promover um mutirão depois do horário ou no final de semana para colocar as coisas em ordem.

Uma boa dica é pensar da seguinte forma: aquilo que mais utilizo deve estar mais próximo de mim. Assim, as canetas, por exemplo, devem estar ao alcance das mãos enquanto um grampeador, que é menos utilizado, pode ser guardado dentro de uma gaveta.

3. Seisô (Limpar)

Não há muito o que explicar com relação a esse item. Seu ambiente de trabalho deve estar sempre limpo. Papeis acumulados sobre a mesa, lixeiras cheias, restos de alimentos, poeira... Tudo que não diz respeito a um local asseado deve ser mandado embora. Use materiais de limpeza específicos para ser ainda mais eficiente nesse quesito.

E lembre-se: quando falamos de limpeza, falamos do escritório como um todo, e não apenas da sua mesa. A ideia é que salas limpas se tornem mais agradáveis para se trabalhar. Por isso, nada melhor do que facilitar a sua circulação pelo local removendo todos os itens desnecessários.

4. Seiketsu (Padronizar)

Ok. Você deu o exemplo e deixou a sua mesa e a sua sala impecáveis. Porém, o resto da companhia ainda não sabe como fazer isso – ou não demonstrou o mesmo interesse que você e os seus colegas. É chegada a hora de padronizar, ou seja, aplicar esse mesmo conhecimento nos demais locais.

De nada adianta fazer isso uma só vez e depois abandonar a ideia. É preciso tornar tudo uma rotina, estabelecendo uma frequência definida. Tudo isso pode ser incorporado à cultura da empresa por meio da padronização. Isso vai ajudar seu negócio a se tornar mais eficiente não apenas pelos próximos dias, mas sempre.

5. Shitsuke (Manter)

Falamos um pouco sobre isso no item anterior. Agora que você já seguiu os quatro passos acima, é hora de manter o que foi feito. Sabemos que as mesas ficam bagunçadas em poucos dias, mas você pode fazer isso criando o hábito de arrumar as coisas todo final de expediente ou ao menos uma vez por semana.

Mais do que fazer, é importante pensar que é preciso seguir fazendo. Se a sua ideia der certo (e dará, acredite) outros colaboradores vão seguir a sua metodologia. O melhor de tudo é tornar essas ações um hábito, e não uma obrigação, de forma que todos se sintam a vontade com um ambiente confortável à sua volta.

Fonte(s): Endeavor, PDCA, Blog 99 Corp e Grupo Alliance