Organizar documentos não é uma das tarefas mais fáceis, mas é essencial em diversos modelos de negócios. Saber organizar as documentações em pastas evita que elas sejam extraviadas, ou então que muito tempo seja gasto para procurar cada item.
Por isso, separamos esse artigo para você, contendo dicas de como organizar os seus documentos e quais as melhores opções de pastas para o seu escritório.
Tipos de documento a serem organizados
Existem diversos tipos de documentos que devem ser organizados e mantidos por um negócio, podendo ser úteis em diversas ocasiões. Vamos conhecer os principais.
Comprovantes de pagamento
Manter os comprovantes de pagamento, seja de contas como água e luz, ou então de fornecedores, produtos e serviços adquiridos é essencial pois evita que essas contas sejam pagas duas vezes.
Além de ajudar o financeiro na organização, eles podem ser usados caso alguma empresa conteste que o pagamento não foi realizado. Porém, vale lembrar que os comprovantes só são considerados verdadeiros quando contém carimbos de pagamento, autenticação ou comprovação bancária.
Documentos fiscais
A apuração fiscal é um dos maiores desafios de qualquer escritório, especialmente no Brasil, que possui um sistema tributário muito complexo. Por isso, é recomendável guardar a documentação fiscal de qualquer compra e venda de produtos ou serviços.
Contratos
Contratos são a maior prova de que um acordo, seja com um fornecedor, uma empresa terceirizada ou um cliente, foram firmados. Para evitar problemas e até mesmo se proteger caso alguma parte não queira cumprir o que foi combinado, tenha sempre os contratos guardados à sua disposição.
Extratos
Extratos podem ser entendidos como informações que foram extraídas de algum lugar, como de uma conta bancária ou cartão de crédito, por exemplo. Ter esses documentos é ótimo para conferir movimentações financeiras, pois os bancos em geral só mostram as transações dos últimos 90 dias.
Recursos humanos
Ter a documentação oficial dos seus empregados pode ajudar caso alguma emergência ocorra com eles, podendo consultar contatos de pessoas próximas, por exemplo. Além disso, diversos documentos podem te ajudar caso existam ações trabalhistas.
Fique de olho e arquive documentos referentes a contrato de serviço, holerites, atestados médicos, pontos que comprovam as horas trabalhadas e comprovantes de pagamento de FGTS e INSS.
Como organizar os documentos?
Guardar os documentos em um lugar não é suficiente. É preciso organizá-los e guardá-los de forma eficiente, para que o processo de busca por essas documentações seja feito de forma rápida e prática, evitando que grandes pilhas de papéis se acumulem.
Por quanto tempo guardar cada tipo de documento
Essa é a principal dúvida que indivíduos de um escritório possuem, afinal, ninguém quer ficar com documentos que não são mais necessários. Você pode seguir esse padrão como referência para guardar seus documentos:
- Comprovantes de pagamento: 5 anos ou por toda a vida útil do produto que foi adquirido.
- Contratos: durante a vigência do contrato e por um bom período após ele ser encerrado, a não ser que um distrato anulando todas as cláusulas seja realizado.
- Recursos humanos: durante o tempo que o funcionário estiver na empresa, e por dois anos após o seu desligamento.
Documentos do mês corrente
Durante o mês atual, é recomendável organizar os documentos a pagar conforme a sua data de vencimento. Isso ajuda o setor de pagamentos a não perder nenhum prazo, que pode acarretar em juros ou cancelamento do produto ou serviço adquirido.
Documentos do ano corrente
Uma boa dica é separar mensalmente os documentos referente ao ano vigente. Dessa forma, fica mais fácil e rápido localizá-los, caso sejam solicitados.
Arquivo inativo
Para documentos de anos anteriores, é recomendável guardá-los em pastas separadas conforme as suas especificações. Tenha uma pasta exclusiva para cobranças, outra para contratos, outra para comprovantes de pagamento, e assim por diante. Assim, você concentra em um único lugar todo o histórico da empresa referente a um assunto.
Que tipo de pasta usar?
A variedade de modelos de pasta é imensa e quando adicionamos ainda itens importados na lista a quantidade aumenta. Porém, listamos aqui os 8 modelos mais comuns que você encontrará nas lojas de material de escritório:
1. Pasta suspensa
As pastas suspensas são utilizadas para guardar documentos em arquivos e armários.
Também podem ser utilizadas para colocar documentos em arquivos suspensos sobre a mesa. Elas podem ser facilmente identificadas graças a uma haste plástica nas laterais e também a um furo quase na parte da dobra.
2. Pasta Sanfonada
As pastas sanfonadas são indicadas para guardar faturas e documentos avulsos, sejam eles em tamanho A4, Ofício ou ainda menores.
Por conta da sua versatilidade, elas são usadas também fora dos escritórios. Os estudantes podem guardar os seus trabalhos escolares nelas e encontrá-los com muita facilidade sempre que necessário. Uma simples pasta suporta uma grande quantidade de itens.
3. Pasta catálogo ofício
Já as pastas do tipo catálogo ofício são as mais indicadas para guardar documentos que não possam sofrer rasuras.
Ela funciona como uma espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em cada página plástica. A durabilidade desse tipo de pasta é uma de suas características mais marcantes. É possível adicionar folhas se necessário.
4. Pasta com aba elástica
Esse é um dos modelos mais tradicionais de pastas que existem.
As pastas com aba elástica podem ser usadas tanto para o armazenamento quanto para o transporte de documentos, pois cabem facilmente em bolsas e mochilas. Elas podem receber desde folhas nos tamanhos A4 e Ofício até mesmo documentos menores. Há modelos com acabamento de plástico, mais resistentes, e de papelão.
5. Pasta L
As pastas L são mais indicadas para o transporte de documentos, especialmente quando há uma pequena quantidade de folhas.
Trata-se de um modelo simples, feito de plástico, e que pode ser usado tanto por estudantes quanto por funcionários que precisem enviar documentos para outras pessoas. Ela é útil para ser deixada sobre a mesa ou para o envio de documentos via Correios.
6. Pasta grampo
As pastas grampo são similares às pastas L em termos de objetivo, mas têm uma estrutura diferente.
Aqui, a sugestão é que você acondicione documentos e fixe-os com um grampeador nas laterais. Ela funciona como uma espécie de sobrecapa aos conjuntos de folhas, dando um acabamento mais estilizado a contratos, por exemplo. Além do benefício estético, servem para proteger os documentos.
7. Pasta AZ
Escritórios de contabilidade e empresas maiores sempre recorrem às pastas AZ para a organização de documentos, uma vez que elas são uma das opções mais interessantes.
Aqui, falamos de pastas que ficam "em pé" em uma prateleira e que funcionam como uma espécie de "caixa" para guardar documentos. Você pode identificar o conteúdo nas laterais e a posterior localização das informações se torna muito mais fácil.
8. Arquivo morto
Fechando a nossa lista de pastas, não poderíamos deixar de citar os arquivos mortos.
Nesse caso, falamos de pastas relativamente similares às pastas AZ, mas destinadas à guarda de documentos de pouco manuseio. Há pastas de arquivo morto de múltiplas cores e nas laterais pode ser colada uma etiqueta de identificação. Elas são práticas e resistentes, suportam uma grande quantidade de conteúdo e ocupam pouco espaço.
Como utilizar o arquivo morto
Por fim, vamos falar um pouco mais sobre o tipo de pasta arquivo morto, que possui algumas diferenças em relação às demais não somente em suas características físicas, mas também ao seu propósito.
Ao contrário das outras pastas, o arquivo morto é usado para armazenar documentos e demais arquivos mais antigos, em alguns casos podendo ser de décadas atrás, mas que podem ser úteis ou devem ser armazenados por longos períodos de tempo. Como exemplo, podemos listar certidões, fichas de registro, acordos comerciais, declarações e outros tipos de formulário.
Vale lembrar que nem todo papel ou documento que sua organização lida no dia a dia precisa ser armazenado por um longo período de tempo. Mas, dependendo do ramo de atuação da sua empresa e do tipo de documento em questão, é melhor guardá-lo para se prevenir em eventuais circunstâncias que possam aparecer no futuro.
Por isso, certifique-se de ter uma pasta arquivo morto grande o suficiente para armazenar diversos documentos ao longo dos anos. Como recomendação, indicamos o modelo Arquivo Morto Papelão Gigante Dello disponível em nosso site, que conta com uma ótima qualidade, capaz de durar por diversos anos, a um preço que cabe no seu bolso.
Agora que você conhece os principais tipos de pasta que existem, ficou muito mais fácil escolher qual delas é a ideal para a organização do seu escritório, não é mesmo? Na Contabilista, você encontra todos os modelos, além de outras opções para deixar o seu ambiente de trabalho sempre em ordem.
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