Minimizar erros, reduzir custos e buscar resultados mais expressivos. Quem administra uma empresa ou um departamento de compras sabe que essas são apenas algumas das principais metas a serem atingidas.
Entretanto, ainda assim há muitas companhias que não dão a devida atenção aos processos envolvidos na compra de suprimentos. A compra online de material de escritório, por exemplo, uma realidade que auxilia a encontrar menores preços e otimizar o tempo, ainda é deixada de lado por muitas companhias.
Um bom planejamento de compras deve levar em consideração uma série de fatores. Aqui, listamos quais são os erros mais comuns que os gestores não observam na hora de comprar materiais. Observar esses aspectos pode tornar sua companhia mais eficiente e com pouco esforço.
1. Ineficiência na aprovação de compras corporativas
Há dois extremos aqui que costumam causar problemas para as empresas: a compra indiscriminada e sem critério de material ou o controle excessivamente rígido que pode deixar setores sem o material necessário para o trabalho. Os dois problemas são igualmente nocivos para as companhias.
A solução que pode ser contemplada no planejamento é o uso de plataformas online que automatizem esse processo. Na Contabilista, por exemplo, há o sistema WebConta, que permite um modelo híbrido entre compras centralizadas e descentralizadas.
A ideia é conferir agilidade aos gestores, permitindo que dentro de um determinado orçamento eles possam comprar e receber materiais de qualidade. A busca pelo equilíbrio é sempre um dos caminhos mais interessantes a serem trilhados.
2. Não prever quantidades em médio prazo
Todo item comprado por uma empresa de forma frequente precisa ser contabilizado no planejamento do departamento de compras. Isso permite a eles prever quais quantidades serão necessárias nos meses subsequentes, resultando em maior precisão.
Outro aspecto importante do planejamento é a possibilidade de reduzir o custo unitário de certos itens. Alguns produtos têm descontos quando comprados em maior quantidade. Se não estivermos falando de itens perecíveis e se o fluxo de caixa da empresa permitir, investir na compra de itens para dois ou três meses pode resultar em uma economia considerável.
3. Não utilizar recursos online para a compra de material
A internet facilita a vida de empresas de todos os segmentos e quando se trata de compra de material de escritório não é diferente. No e-commerce da Contabilista, por exemplo, a empresa pode avaliar os valores dos produtos e efetuar as compras online e receber os materiais no endereço indicado.
Todas as transações têm nota fiscal e o histórico de compras permanece salvo na conta. Assim, nos meses seguintes, se as necessidades forem as mesmas basta repetir o pedido ou editar alguns itens. Essa possibilidade permite aos responsáveis ganhar tempo, tudo isso sem perder de vista a qualidade dos materiais.
4. Não avaliar as compras realizadas anteriormente
Uma vez que o processo de compra seja concluído, é preciso avaliar se o uso dos produtos se deu de forma satisfatória. A qualidade dos itens é adequada? As quantidades foram suficientes? Há produtos mais em conta que possam substituir os atuais sem que haja perda de qualidade?
Essas e outras perguntas devem ser respondidas em uma avaliação posterior – processo que deve envolver também outros setores. A ideia é não se acomodar diante de cenários aparentemente positivos, mas sim buscar sempre melhorias possíveis nas mais diversas frentes.
5. Não definir KPIs para o setor de compras
Como você mede a qualidade do trabalho do departamento de compras? É preciso estabelecer KPIs (Key Performance Indicators) que façam sentido na avaliação dos profissionais e do trabalho que realizam. Acompanhar os resultados é o primeiro passo para buscar o aumento nos índices de produtividade.
Portanto, considere fatores como performance dos fornecedores, índices de devolução de mercadorias, custos por pedido, produtividade do colaborador, índice de saving (quanto foi economizado em relação a pedidos anteriores e/ou requisições de um setor), entre outros.
A escolha dos indicadores é uma decisão pessoal dos gestores da companhia. Porém, é fundamental que exista sempre uma preocupação genuína em tornar esse departamento mais eficiente.
*****
Agora que você já conhece os erros mais comuns na hora de realizar uma compra de material para a sua empresa, conheça os nossos produtos! Acesse o nosso site e encontre o melhor para o seu escritório.
