Fazer mais coisas em menos tempo. O desejo de ser mais produtivo no dia a dia não é apenas dos empresários, mas também de cada um dos trabalhadores. Seguir algumas dicas de gestão do tempo para aumentar a produtividade é um caminho que muitos tentam trilhar, mesmo que não saibam ao certo como fazer isso.
Será que isso é mesmo possível ou essa ideia não passa de um mito moderno para nos incentivar a produzir cada vez mais? Claro, como tudo na vida, existem limites a serem respeitados, mas uma boa gestão do tempo pode ajudá-lo sim a ser mais focado nas suas tarefas e terminá-las em um tempo menor — sem que isso comprometa a qualidade e o desempenho.
Quer saber como organizar as suas atividades de um jeito melhor? Então fique de olho nessas cinco dicas que nós separamos para você:
1. Planeje o seu dia
Começar o dia sabendo exatamente o que você tem para fazer é um fator que ajuda muito na produtividade. Obviamente, nem todo mundo tem dias previsíveis a ponto de saber cada detalhe do que acontecerá, mas o planejamento ajuda você a não apenas se preparar melhor para os eventos, como também a executá-los de maneira mais eficaz.
É como ir ao mercado sem uma lista de compras. Se você chega lá sem saber o que comprar, é provável que perca mais tempo passeando em todos os corredores para descobrir se precisa de alguma coisa ou não. Quando você vai com uma lista tem a possibilidade de ir diretamente aos corredores que têm os itens que você precisa. Portanto, ataque a sua lista de tarefas com objetividade.
2. Aprenda a definir prioridades e a delegar
Se a sua lista de tarefas é muito extensa, então você deve encará-la por partes. Quais itens são prioridade para aquele dia? Selecione quais serão feitos e esqueça momentaneamente dos demais. Se for possível, delegue certos itens para outras pessoas que tenham mais tempo livre do que você.
Quando você aprende a dividir a sua semana de trabalho dessa forma, deixa de se preocupar em fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Por mais que possamos nos enganar de que conseguimos fazer duas coisas simultaneamente, o fato é que fazer uma coisa de cada vez certamente garantirá entregas melhores e mais rápidas – e essas duas características é que resultam em um trabalho eficaz.
3. "Não é não", não tenha medo de dizer
Um erro frequente que deixa muita gente com o planejamento comprometido é o de aceitar fazer mais tarefas quando não há tempo disponível. Se alguém lhe pedir uma tarefa a mais, primeiramente olhe para a sua lista de coisas a fazer. Se a nova tarefa for prioridade, então tire um item menos importante da lista ou, caso contrário, diga que não é possível fazer.
Muitas pessoas evitam dizer “não” para os seus superiores para que não sejam mal interpretados. Entretanto, na prática, dizer “sim” quando você não tem tempo disponível apenas vai fazer com que você fique sobrecarregado e o resultado possivelmente não será o melhor para nenhum dos lados. Seja sincero e negocie novos prazos caso tenha mais tarefas para fazer.
4. Evite reuniões sem objetivo
As reuniões são um mal necessário no mundo dos negócios, mas na maioria dos casos elas podem ser evitadas ou, pelo menos, reduzidas de forma significativa. Não entre em uma reunião sem uma pauta claramente definida, pois caso contrário as chances de que o bate-papo se estenda por mais de uma hora são enormes.
Se você for o mediador da reunião, comunique os participantes para que tragam suas anotações prontas. Estabeleça um horário de início e um horário de término e cumpra-o com no máximo cinco minutos de tolerância. Seja objetivo e evite divagações. Se for possível transformar a reunião em um comunicado para ser enviado por e-mail, faça isso sem pensar duas vezes. Não se esqueça de documentar tudo com uma ata, pois é ela que possibilitará quem não esteve saber tudo que ficou definido, além de servir como termômetro do resultado real do que foi discutido em avaliação posterior.
5. Fuja das distrações e feche o seu e-mail
Um dos aspectos que mais nos fazem perder tempo são as distrações do dia a dia. Redes sociais, programas de mensagens e vídeos no YouTube podem ser o início do caminho para a perdição onde "cinco minutinhos" se transformam em horas inteiras perdidas. Adote uma estratégia para combater esse mal.
Feche a caixa de entrada do e-mail e responda as mensagens em horas específicas do dia. Ficar respondendo cada mensagem à medida que elas chegam faz com que você se disperse com muita facilidade. Além disso, desabilite as notificações do Facebook e do WhatsApp e tente ficar longe dos aplicativos por pelo menos duas horas.
