Erros de gestão, falta de planejamento e funcionários comprometidos são apenas alguns dos fatores que levam as empresas a entrarem em declínio. Em uma situação adversa, saber como organizar uma empresa desorganizada pode ser a peça-chave para colocar as coisas nos eixos e voltar a crescer.
Porém, se começar uma empresa do zero já é difícil, como é retomar as rédeas de uma companhia que, muitas vezes, está operando no vermelho, sem clientes ou mesmo que está entregando produtos e serviços ruins? Não é fácil, é claro, mas não é impossível. As coisas podem mudar mais rápido do que você imagina, desde que o trabalho seja feito com dedicação e planejamento.
Nesse artigo, listamos algumas dicas para que você possa avaliar a situação atual da sua companhia e começar a organizá-la em 2019. Será que é possível dar a volta por cima antes mesmo do final do ano?
1. Assuma o controle dos gastos
A primeira coisa a se fazer é identificar para onde está indo o dinheiro da sua empresa. Seja para os pagamentos dos colaboradores, juros bancários, compra de matéria-prima, não importa: é preciso saber exatamente qual é o destino de cada centavo que sai do seu caixa. Para isso, todos os setores devem ter bem claros a necessidade de identificar os gastos.
Aprenda a questionar uma por uma das faturas. Será que para a sua empresa vale mesmo a pena ficar pagando um pacote de internet que inclua TV a cabo? Talvez seja possível obter um desconto retirando do pacote itens que não são utilizados. O momento é de rever todas as despesas e decidir se há mesmo necessidade de que elas prossigam ou não.
2. Entenda os seus processos
Depois de saber para onde o dinheiro está indo, procure compreender quais são os métodos de trabalho que você utiliza. Por exemplo: se um profissional de contabilidade leva dois dias para realizar uma determinada tarefa manualmente, será que investir em um software que reduza esse tempo para meio dia não é uma boa ideia?
Essa gestão de processos é fundamental para que sua empresa tenha ações otimizadas. A ideia aqui é fazer mais atividades em menos tempo ou com menos pessoal envolvido. Os trabalhos repetitivos e burocráticos sempre que possível devem ser automatizados. Todos os processos devem ser detalhados para que funcionários substitutos sejam capazes de se adaptar à execução das mesmas funções em pouco tempo.
3. Tenha um planejamento de médio e longo prazo
Ok, você obteve um diagnóstico da sua empresa e está monitorando as mais diversas situações. E agora, para onde vamos? Responder a essa pergunta é uma tarefa dos gestores, dos acionistas e proprietários. É preciso ter um planejamento claro, de médio e longo prazo, incluindo um cronograma de ações a serem tomadas para que a empresa volte a crescer.
Em um primeiro momento, busque responder a perguntas como: “quanto quero crescer”, “quando vou atingir esses números” e “como vou fazer isso”. Seja realista. Em muitas situações, sem investimentos você não crescerá, portanto não se iluda acreditando que a sua infraestrutura atual é suficiente para esse salto. É hora de traçar o passo a passo para os meses seguintes.
4. Descentralize determinadas tarefas e invista em tecnologia
Um grande erro que os gestores cometem é o de centralizar demais as tarefas. Dessa maneira, eles se veem sobrecarregados na tomada de decisão e muitas vezes erram em suas escolhas. Aprender a delegar as tomadas de decisões mais simples é o primeiro passo para o crescimento. É preciso dar um certo grau de autonomia para os seus colaboradores.
Para isso, a tecnologia ajuda de forma significativa. É cada vez mais comum que as empresas hoje atuem sob um mesmo banco de dados integrado. Em outras palavras, todos os setores alimentam a mesma fonte e também se aproveitam dela para cruzar dados e tomar decisões. O bom gestor é aquele que acompanha esses processos, corrigindo as rotas quando necessário, mas sem entrar em minúcias do dia a dia.
Chegou a hora da virada
As quatro dicas acima são bastante simples – e podem até parecer óbvias para alguns -, mas é assustador o quanto na prática muitas empresas ainda não seguem esses conselhos. Se a sua companhia está bagunçada, é hora de respirar fundo e repassar com calma cada uma dessas etapas. Organizar uma empresa desorganizada não é algo que acontecerá da noite para o dia, mas quanto antes você começar, antes poderá colher seus primeiros frutos.
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