Como organizar o almoxarifado do seu escritório

Você já parou para pensar em como organizar o almoxarifado da sua empresa? À primeira vista pode parecer algo simples, mas na prática não é bem assim que as coisas funcionam. Quando se trata de armazenar produtos para uso interno, muitos transformam um cômodo em um mero depósito, no pior sentido do termo.

Por almoxarifado, entendemos como um local onde são guardados os itens sobressalentes que serão utilizados no dia a dia da empresa. Eles devem ser armazenados de forma segura, ordenada e em um ambiente limpo e que permita o acesso facilitado a qualquer trabalhador.

Se o seu almoxarifado é qualquer coisa menos um lugar “habitável”, então é chegada a hora de organizá-lo. Confira algumas dicas de como transformar essa área da sua empresa.

1. Dê adeus ao labirinto

A primeira coisa a se observar em um almoxarifado é o fato de que ele não deve ser um “labirinto”, ou seja, quem entra ali não pode ficar perdido. Para isso, o primeiro passo é organizar as coisas de maneira que elas sejam encontradas com facilidade.

almoxarifado

Utilize estantes e prateleiras adequadas para dispor os produtos, evitando deixá-los no chão ou amontoados. Em um segundo momento, utilize caixas organizadoras para acondicionar itens menores, nunca esquecendo de rotular as embalagens para tornar a localização mais simples.

2. Faça um inventário dos seus suprimentos

De tanta desorganização, algumas empresas não se dão conta de quais são os itens que têm armazenados. Isso resulta em compras desnecessárias ou duplicadas mês a mês. Por exemplo, comprar uma caixa de canetas tendo já duas ou três guardadas e sem perspectiva de uso.

Sendo assim, realize um inventário de forma que você possa ter acesso a uma planilha com a relação completa dos itens disponíveis. Depois, a partir dela, elabore a sua lista de compras. Você verá como é mais simples fazer um pedido único em um só estabelecimento.

3. Facilite o acesso aos itens mais utilizados

Quais são os itens de escritório mais utilizados pelos seus funcionários? Materiais como papel sulfite, canetas, clipes e cartuchos de tinta para impressora devem sempre ser colocados em uma posição de fácil acesso dentro do ambiente.

É importante respeitar as características de acondicionamento de cada um deles. Cartuchos para impressora, por exemplo, não devem ser deixados em locais muito quentes; papéis e blocos de anotação não devem ser deixados em locais úmidos. Aumente a vida útil dos produtos garantindo condições adequadas de armazenamento.

4. Invista em sinalização

Independentemente do tamanho do seu almoxarifado, mesmo uma pessoa que nunca entrou ali precisa ter condições de localizar com rapidez um determinado item que procura. Em ambientes maiores, sinalização nas paredes e nas estantes é essencial.

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Já para salas menores, é importantes que existam etiquetas nas laterais das caixas organizadoras. Uma boa dica é utilizar etiquetas coloridas e acondicionar materiais similares próximos uns dos outros. Não é admissível fazer com que seus colaboradores percam tempo procurando itens.

5. Ordene os itens por data de validade

Os itens com data de validade mais próxima devem sempre ser utilizados por primeiro. Essa regra é básica, mas é constantemente negligenciada por muitos escritórios. Isso resulta no acúmulo de produtos que acabam indo para o lixo ou apresentando condições ruins de uso quando chega a sua vez.

O almoxarifado deve ter ainda boa iluminação e temperatura adequada para manter intactos os itens ali armazenados. Lembre-se: diferentemente do que se via no passado, a ideia não é a de um simples depósito, mas sim de uma área organizada e adequada ao trânsito de colaboradores.

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