Como fazer para planejar um orçamento empresarial em 5 passos

Para ser bem-sucedido em um negócio, seja ele qual for, é preciso ter noção para onde você está indo. Ter objetivos claros em médio e em longo prazo ajudam a manter a sua empresa focada para alcançar os objetivos propostos. O mesmo se aplica às finanças. Assim, saber como fazer um orçamento empresarial se torna um item essencial.

Se o planejamento estratégico nunca foi a sua praia, não se desespere. Nesse artigo, vamos abordar cinco passos que devem ser observados na hora de fazer um orçamento empresarial. Embora essa não seja uma tarefa difícil, é preciso ficar atento a uma série de detalhes. Organização é fundamental para que o resultado vá ao encontro das suas expectativas.

1. Tenha uma visão geral das suas fontes de renda

A sua empresa tem uma noção clara de todos os recebíveis em um período mínimo de seis meses? Se a resposta para essa pergunta é "não", então esse é o primeiro passo a ser resolvido. Saber exatamente qual é a previsão de caixa para os meses seguintes ajuda o gestor a tomar decisões mais assertivas no que diz respeito a onde investir.

É preciso que a empresa tenha uma previsão de receber pelo menos mais do que o mínimo necessário para cobrir todas as despesas no mesmo período. Esse é o chamado ponto de equilíbrio. Se a previsão de recebimento for menor, então é preciso buscar alternativas de recebimentos para que a empresa não opere no vermelho.

2. Tenha uma visão clara dos seus custos fixos

Assim como você precisa saber quanto vai receber nos meses seguintes, é preciso ter uma ideia exata de quanto será preciso pagar. Esses são os chamados custos fixos, o que inclui despesas com aluguel, salários, impostos, serviços contratados e gastos com internet e telefonia. Todos esses valores podem ser planilhados e previstos com antecedência.

Aconteça o que acontecer, a sua empresa terá que arcar com todos esses valores e, portanto, a partir deste momento você deve ter em mente que esse é o valor mínimo de faturamento para que as despesas possam ser cobertas. Caso contrário, será preciso buscar meios de reduzir essas despesas ou, principalmente, de aumentar o faturamento.

3. Calcule também os custos variáveis

Além das despesas fixas, existem também aquelas que são variáveis, ou seja, cujos valores exatos não podem ser precisados. Entretanto, baseado na média de gasto dos meses anteriores, é possível calcular um valor aproximado para que você inclua em sua contabilidade.

Aqui, é melhor ser "pessimista" do que "otimista". Por exemplo, se você chegou à conclusão que a média mensal de suas despesas variáveis é de R$ 10 mil, então adicione 20% a essa conta como margem de segurança. Assim, se em um dos meses você gastar um pouco mais do que o que estava previsto, ainda assim não ficará com o orçamento apertado.

4. Crie um fundo para despesas emergenciais

Além das despesas fixas e das despesas variáveis, existem aqueles gastos que não podem ser previstos. Por exemplo, o estouro de um encanamento, a quebra de um computador ou a necessidade de compra de um novo móvel. Tudo isso deve entrar em uma lista de despesas emergenciais.

A melhor maneira de não ser surpreendido por elas é criando um fundo específico para isso. Vamos supor que você separe R$ 100 por mês para essa finalidade. Caso alguma coisa aconteça, basta recorrer a ele sem comprometer o seu fluxo de despesas variáveis. Você nunca sabe quando vai precisar de um conserto emergencial.

5. Utilize um software de gestão financeira

Se você está começando agora a fazer um planejamento financeiro, vale recorrer às ferramentas mais simples que estiverem à sua disposição, com o Excel ou o Google Spreadsheets. Entretanto, para o médio prazo considere migrar os dados para um software de gestão empresarial mais completo.

A vantagem de utilizar sistemas mais modernos consiste em reduzir o tempo gasto com tarefas de rotina, já que muita coisa pode ser automatizada. Você pode ainda integrar os dados com sistemas bancários, por exemplo, e ver uma boa parte do planejamento sendo feito de forma mais rápida. Dessa forma, sobra mais tempo para a análise de dados e para a tomada de decisões.