Embora a área de compras de uma empresa seja vista por muitos como um mero setor de suporte e o profissional seja encarado como “aquele que consegue melhores preços nas compras”, há muitas possibilidades que vão além disso.
Transformar a área de compras em um setor estratégico da empresa significa ir muito além dessas duas possibilidades. No entanto, o primeiro passo precisa ser dado pelo gestor. É a ele quem cabe definir qual será esse papel e cobrar dos profissionais envolvidos uma postura compatível com as novas expectativas.
É justamente nesse dilema que muitos profissionais se complicam: afinal, como avaliar o desempenho da área de compras da empresa? Nesse artigo, listamos 5 dicas que podem auxiliá-lo a ampliar os horizontes quando se trata de pensar a figura do profissional de compras como elemento estratégico dos negócios.
1. Defina KPIs relacionados ao custo dos pedidos
Sim, economizar na hora da compra sem que haja comprometimento na qualidade dos produtos é um dos principais objetivos que os profissionais de compras têm dentro de uma empresa. Portanto, nada mais justo do que atribuir indicadores que mensurem a eficácia na execução dessa tarefa.
Não se trata única e exclusivamente de conseguir os preços mais baixos, mas sim de encontrar um percentual de desconto em relação à média. O índice de saving demonstra quanto do orçamento foi economizado. Quanto melhor for esse índice, melhor provavelmente foi a negociação feita pelo setor.
2. Mensure o lead time
O lead time leva em consideração quanto tempo é necessário para que um pedido aprovado seja atendido dentro da empresa. Por exemplo, uma vez que a compra de materiais de escritório seja aprovada (ou esteja pré-aprovada dentro do orçamento), em quantos dias os gestores terão os materiais em mãos?
Essa atribuição não depende exclusivamente do profissional de compras, mas cabe a ele encontrar fornecedores de compras que sejam ágeis na entrega a ponto de deixar o restante da empresa esperando o menor tempo possível. Mensurar a agilidade no atendimento às demandas é, portanto, uma das formas de avaliação.
3. Prazo de pagamento conseguido
Pagar as compras sempre à vista ou parcelá-las sem juros? A negociação conduzida pelos responsáveis pelo Departamento de Compras também inclui os prazos para pagamento. Em teoria, quanto mais tempo o dinheiro ficar em seu caixa, melhor.
Assim, é possível atribuir pontos àqueles que conseguem estender os prazos de pagamento sem que isso implique na cobrança de juros ou na perda de eventuais descontos. Encontrar um ponto de equilíbrio entre a data de compra e a data de pagamento à vista é uma arte que merece o devido reconhecimento.
4. Custo real dos suprimentos
Quanto, de fato, representa o valor gasto pela empresa com suprimentos? Aqui não falamos do valor bruto pago por eles, mas sim do percentual do faturamento que eles representam. A porcentagem de quanto das vendas é destinado a repor estoques deve ser considerada.
Cabe ao profissional de compras fazer o levantamento desses dados e, a partir da análise, fazer apontamentos sobre as formas de reduzir o impacto das compras no valor recebido. O bom profissional de compras é aquele que atua como uma espécie de consultor nesses assuntos.
5. Monitore a performance de maneira contínua
Por fim, encontre formas de reunir esses indicadores e atualizá-los todos os meses. A partir de todas essas informações pode ser atribuída uma nota de desempenho ao setor como um todo e individualmente aos envolvidos.
Cabe aos gestores fazer a análise dos dados e orientar quais são os pontos que podem ser corrigidos ou melhorados. Tratar o Departamento de Compras da empresa de uma maneira estratégica é o primeiro passo para reduzir custos operacionais e aumentar a lucratividade sem a necessidade de realizar mudanças estruturais profundas.
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